Automatizmusokkal az (üzleti) élet is könnyebb

Projekt alapú MiniCRM rendszerünkben a follow-upot (utánkövetést) alkalmazva, automatizmusok segítségével motiválhatjuk ügyfeleinket az üzleti folyamatokban való előrelépésre, és figyelmeztethetjük munkatársainkat az ügyfelekkel kapcsolatos feladataik elvégzésére is. Mindezt teljesen automatikusan, emberi beavatkozás nélkül biztosítja számunkra MiniCRM-ünk.

Ehhez pedig nem kell mást tennünk, mint megfelelően testreszabni a moduljainkon belüli automatizmusainkat és hagynunk, hogy rendszerünk dolgozzon helyettünk.

Érdemes – kezdetben – némi kis időt fordítanunk automatizmusainkra, hiszen jól beállítva kellő hatékonysággal működhet online CRM-ünk, mely igen csak megkönnyítheti mindennapi munkánkat. Ugyanis általuk – státuszok vagy nézetek alapján szűrt – adatlapok szerint:

• küldhetünk automatikusan, célzott, személyre szóló emaileket ügyfeleinknek, vagy
• oszthatunk ki teendőket kollégáink számára, illetve
• értesíthetjük illetékes munkatársainkat.

A MiniCRM-ünkben megtalálható automatizmusok lépései státuszok vagy nézetek alapján hajtódnak végre, vagyis automatizmusaink:

• működhetnek az egyes státuszokban lévő adatlapok figyelembe vételével, melyek alapján kiküldésre kerülhetnek a beállított email sablonok ügyfeleink részére, illetve új teendők kerülhetnek az érintett adatlapokra.
• lefuthatnak a különböző nézetek feltételei szerint szűrt adatlapokra, minek során üzeneteket küldhetünk ki ügyfeleinknek és kollégáinknak, vagy az érintett adatlapokon új teendőket adhatunk munkatársainknak.

Új automatizmus felvételét vagy meglévő módosítását is pillanatok alatt elvégezhetjük bármiféle informatikai háttértudás nélkül. Az Automatizmusok szerkesztése képernyőn a kiválasztott elemeket egyesével megragadva és bal oldalra áthúzva azonnal meg is kezdhetjük az elemek, azaz az automatizmus egyes lépéseinek testreszabását. Ezen elemek a következők lehetnek:

• Email üzletfélnek: Ha ügyfelünknek szeretnénk üzenetet küldeni.
• Email felhasználónak: Amennyiben kollégánkat akarjuk értesíteni.
• Teendő felhasználónak: Ha munkatársunknak akarunk feladatot kiosztani.

A balra áthelyezett elemeket, azaz az adott automatizmus egyes lépéseit kedvünk szerint módosíthatjuk, illetve szükség esetén egy egérmozdulattal átalakíthatjuk azok automatizmuson belüli, egymás utáni sorrendjét. A Drag & Drop (“Fogd és Vidd”) technikának köszönhetően, a dobozt megragadva és függőleges irányban felfelé vagy lefelé elmozgatva ez ugyanis már gyerekjáték a MiniCRM-ben. Ha pedig esetleg az érintett automatizmus egy adott lépésére tovább már nincs szükségünk és szeretnénk azt eltávolítani, akkor elegendő az ott látható kuka ikonra kattintanunk, és az elem azonnal törlésre is kerül.

Az egyes lépések testreszabását, a beállítások megfelelő elvégzését követően bármikor aktiválhatjuk automatizmusunkat, miáltal engedélyezzük MiniCRM rendszerünk számára, hogy üzeneteinket automatikusan kiküldje az érintett ügyfeleknek, kollégáknak, illetve hogy szükség szerint teendőket vegyen fel munkatársainknak az adatlapokra.

Ha pedig valamely automatizmusunk már feleslegessé vált, úgy azt bármikor lekapcsolhatjuk, illetve törölhetjük, hiszen a későbbiek folyamán, ha ismét szükségünk lenne rá, egy kattintással ismét aktiválhatjuk, akár a lomtárunkból is.

Megfelelő automatizmusok segítségével tehát MiniCRM-ünk hatákonysága jelentősen növelhető. Rendszerünk így nemcsak hogy mentesít bizonyos monoton feladatok elvégzése alól, de lehetőséget biztosít arra is, hogy – kreativitásunkat kihasználva – egyedi igényeinknek megfelelően testreszabott automatizmusok sokasága által még könnyebbé tegyük – üzleti – életünket. A felszabaduló erőforrásainkat pedig immáron arra fordíthatjuk, ami igazán fontos valódi céljaink elérése érdekében.