Ajánlat utánkövetés automatizálása

Egy korábbi blogbejegyzésünkben bemutattuk, hogyan vehetik fel velünk egyszerűen a kapcsolatot az érdeklődőink, például ha ajánlatot szeretnének kérni tőlünk. Az ajánlatkérő űrlap elhelyezésével és a folyamat automatizálásával már elértük azt, hogy egyetlen olyan érdeklődőt se veszítsünk el, aki a weboldalunkra tévedt és ajánlatot szeretne kérni tőlünk.

A következő lépés pedig az, hogy mikor elkészítettük és megküldtük az árajánlatot (tehát az “Ajánlatkészítés” státuszban lévő teendőinket elvégeztük és átkerült érdeklődőnk az “Ajánlat utánkövetés” státuszba), nyomon is tudjuk követni, mi lesz a sorsa az érdeklődőnknek és az ajánlatnak.

Annak, hogy a kiküldött árajánlat után X nappal sem reagált rá az érdeklődőnk, több oka lehet:

• más ajánlatokat is kért összehasonlítási céllal és időre van szüksége még,
• hiányzik még valami a döntéséhez,
• további kérdései merültek fel az ajánlattal kapcsolatosan,
• figyelmetlen volt és elkerülte a figyelmét az emailünk,
• technikai okokból meg sem kapta az emailünk.

Ahhoz, hogy ezek kiderüljenek, mi érdeklődjünk előbb. Hozzunk létre egy automatizmust az ajánlatok utánkövetésére. Az automatizmus segít abban, hogy egyetlen kiküldött és még függőben lévő árajánlatról se feledkezzünk meg.

A MiniCRM-ben nézzük meg a már előre bekészített “Ajánlat utánkövetés” elnevezésű automatizmust és ha szükséges, módosítsunk rajta, majd aktiváljuk.

Az automatizmus lépései:

• Minden olyan adatlap bekerül az automatizmusba, ami az “Ajánlat utánkövetés” státuszban van.
• Az “Ajánlat utánkövetés” státuszba való bekerülés után 4 nappal az összes érintett adatlapra felvesz egy teendőt az adatlap felelősének, hogy hívja fel az érdeklődőt, milyen kérdése van még az ajánlattal kapcsolatban, mi hiányzik a döntéshez?
• Az előző teendő felvétele után 4 nappal – ha még mindig az “Ajánlat utánkövetés” státuszban van az adatlap – kiküld egy emailt a vezetőnek az érdeklődő nevével, a termék típusával, a nyerési eséllyel. Továbbá, hogy az adatlap felelőse elérte-e az érdeklődőt és hogy sikeres volt-e az ajánlat utánkövetés. Ez alapján a vezető ellenőrizheti az ajánlat utánkövetések hatékonyságát, illetve a beosztottak munkáját és eredményességét.