Excel gyorstalpaló helyett CRM rendszer

Egyik kedves közeli ismerősöm nemrég felhívott és nagy lelkesedéssel mesélt új munkahelyéről és napi feladatairól. Pár perc után a következőket mondta: “Jajj, ha már itt tartunk.. Figyelj már, itt ülök már pár órája a laptop előtt és bogarászom az Excelben az adatokat. El tudnád gyorsan mondani, hogy Excelben hogy tudok szűrni az ügyfeleimre, akiknél az egyik oszlopban az szerepel, hogy “rendelt már” vagy “nem rendelt”, és hogy lássam, jártam-e már nála vagy sem.”

A gyorstalpaló Excel után visszakérdeztem: “Ti Excelben vezetitek az ügyfeleiteket és a velük kapcsolatos infókat?!” A válasz ezek után nem volt meglepő: Igen, ugyanis minden héten egy Excel táblát visznek haza a munkatársak, ami az ügyféladatok mellett, tartalmazza az elmúlt hét történéseit, átírva az egyes információkat (járt-e náluk, rendeltek-e már stb.), illetve a következő hétre betervezett új potenciális ügyfelek listáját. Ezt a táblázatot még munka után, este otthon bogarásszák át és javítgatják az adatokat. Borzalmas! – Gondoltam magamban – Ráadásul, ha többen kezelnek egy Excelt, akkor az gyorsan összekuszálódik, és rengeteg idő elmegy azzal, hogy az adatokat összefésüljék.

Miért nem használnak CRM rendszert?! Egy rendszert, ami támogatja a csoportmunkát, hiszen egy helyen van minden és mindig a legfrissebb képet kaphatják az ügyfelekről..

Miért bogarásszák a végeláthatatlan Excel táblázatokat, ha van erre egy olyan központi adatbázis, egy CRM rendszer, amiben többek között

• egy kattintással felvihetőek az új ügyfelek,
• minden érdeklődő, ügyfél, volt ügyfél adata egy helyen van,
• látni, hogy ki, mikor, mit intézett egy adott ügyféllel,
• látni, kinek, mikor, mit kell elintéznie még egy adott ügyféllel,
• látni, az ügyfél éppen milyen fázisában tart az értékesítésnek (státuszok),
• néhány kattintással létre lehet hozni bármilyen szűrési listát és ezt akár ki is lehet exportálni ezt a listát Excelbe,
• végül, de nem utolsó sorban, a munkát a felhőben lehet végezni, így nem kell rohangálni a pendrive-val és az Excel táblázatokkal, nem kell emailen küldözgetni egymásnak a különböző fájlokat. Minden egy központi rendszerben van, amihez csak egy működő Internetkapcsolatra és egy böngészőre van szükség.