Effektív meeting stratégiák cégvezetőknek

Amerikában évi 37 milliárd dollár veszteséget okoznak az eredménytelen, időpazarló meetingek. Mind ismerjük ezek jellemzőit: késve beeső kollégák, elhúzódó hozzászólások, viták, telefonon játszó munkatársak. Hogyan növelhetjük a meetingek hatékonyságát ennyi zavaró tényező ellenében?

A meeting előtt

• A meeting legyen a rutin része. Nő az elszámoltathatóság, és mindig mindenki tisztában lesz azzal, hogy mi a feladata, és mik az elvárások vele szemben. A hétfő délelőtt ideális alkalom lehet a hét megtervezésére.
• Jeff Bezos, az Amazon CEO-ja meetingekre az ún. „két pizza szabályt” alkalmazza, azaz a találkozón ne vegyen részt több, mint 8 ember – pont annyian, hogy két pizzát épp kényelmesen el tudnának fogyasztani.
• A meetingek előtt küldj egy e-mailt arról, hogy miről lesz szó a találkozón, pontos időbeosztással. A kollégáid így tudni fogják, mit várhatnak. Az e-mailből váljon nyilvánvalóvá, mi a meeting célja, és milyen hasznot remélsz belőle a cég és a kollégáid számára.

A meeting közben

• A meeting előtt jelölj ki egy moderátort, aki biztosítja, hogy betartjátok az e-mailben megírt agendát. Így biztos lehetsz abban, hogy minden pontot érintetek, és a kollégáid is hozzászoknak, hogy tartsák magukat az agendához. Így a meeting is csak annyi időt fog elvenni a munkanapjukból, amennyit előre beterveztek.
• Vezessetek be nulla késés szabályt. A legtöbb meeting ott bukik el, hogy a kollégák későn érkeznek, és be kell őket avatni abba, mi történt érkezésük előtt. Légy nagyon világos azzal kapcsolatban, hogy ezt a hozzáállást nem tudod tolerálni.
• Adj valódi értéket a meetingeknek. Kérd meg minden munkatársadat, hogy 2-3 percben – foglalják össze, min dolgoztak az elmúlt hétben, és mik a terveik az adott hétre/projektre. A kimondott tervek nagy motivációs erővel bírnak, hiszen így az összes kolléga figyelni fogja, mit valósítanak meg a terveikből.
• Semmi evés, semmi telefonozás, semmi laptopozás. Limitáld mindazon tényezőket, amik elterelhetik a figyelmet.
• A meetinget minden esetben zárd 5-10 perc összefoglalóval, és egy listával, hogy kinek mik a feladatai az adott héten/projekttel kapcsolatban.

A meeting után

• Küldj összefoglaló e-mailt az értekezleten résztvevőknek. Ha olyan döntést hoztatok, ami a cég további tagjait is érinti, írj Te, vagy a moderátor egy másik, kevésbé részletes e-mailt is a cég többi tagjának.
• Te, a moderátor, vagy a meeting egy kijelölt tagja, tartsa kézben az elkészült feladatlistát, és rendszeresen konzultáljon a felelősökkel, hogy a következő meetingen már az eredményekről (is) tudjatok beszélni.