A jó teendőlista alapjai

Ha nem követed maradandó formában (papíron, vagy app-en vezetett teendőlistával), hogy mik a napi teendőid, könnyen megzavarhatnak az elvégzésükben. Így, bár egész nap csinálni fogsz valamit, a nagyobb feladatok megoldása el fog maradni. Az elmaradt teendők pedig folyamatosan zavarni fognak munka közben: a 19. században megfigyelt Zeigarnik-hatás szerint a befejezetlen feladatok sokkal inkább „motoszkálnak” az agyunkban – megnehezítve az egyéb feladatokra történő koncentrációt -, míg az elvégzett feladatokat elfelejtjük.
A jó teendőlista tehát egyszerre csökkenti a stresszt, és növeli az elvégzett munka örömét is, hiszen a nap végén átnézheted, mik azok a feladatok, amiket megoldottál.

Jó teendőlistát a következőképp rakhatsz össze:

1. Szedd szét a feladatokat!
   Hogyan? Ahelyett, hogy azt írnád fel teendőként, hogy „Megtervezni a jövő negyedévi marketinstratégiát”, miért nem inkább azt írod „Leírni a következő negyedév Facebookra/hírlevélre/stb vonatkozó terveit”?
   Miért? Azokba a feladatokba, amiket elvégezhetően írunk le, kézzel fogható tettekre vonatkozó igékkel, sokkal könnyebb belekezdeni, mint egy rémisztően nagy feladatba.
2. Készíts egy NEMleges teendőlistát
   Hogyan? Lehet, hogy valamelyik értékesítődben felmerült az igény, hogy a weboldalt lefordítsátok angolra, azonban, ha tudod, hogy először a weboldalnak a CMS rendszerét kellene átalakítanotok, felesleges ezzel foglalkoznod.
   Miért? Különböztesd meg azt, hogy valamit csinálsz, attól, hogy valami stratégiailag fontosat csinálsz, ami a cég bevételét, vagy vevőkörét növelheti. Ne csinálj valami olyat, ami később feleslegessé válik, csak azért, hogy elmondhasd, csináltál valamit.
3. Rangsorold a feladataidat!
   Hogyan? Ha tisztában vagy a cég stratégiai célkitűzéseivel és az értékeivel, meg tudod állapítani, hogy az adott helyzetben mi a teendőd. Például, ha a cég számára a legfontosabb az új vevők szerzése, akkor tudod, hogy a marketinggel kapcsolatos feladat éppen prioritást élvez. Ha azonban a vevők értékének a növelése a cél, tudod, hogy a meglévő vevőiddel való foglalkozás fontosabb.
   Miért? Valahogy el kell döntened, a nap folyamán mi a legfontosabb feladatod, amire a legkorábban és a legtöbb időt kell szentelned. A célok és az értékek kommunikálása ezért különösen fontos.
4. Legyen egy megszokott rutinod, ami nem része a teendőlistának!
   Hogyan? Ne írj fel olyan dolgokat a listádra, amiket minden nap el kell végezned: csak elaprózod magad. Hagyd, hogy ezek a feladatok a rutinod részévé váljanak. Például Steve Jobs azért hordta a sötét garbó – farmer egyenruháját szinte minden nap, hogy ne kelljen erről gondolkodnia, és a fontosabb döntésekre tudjon koncentrálni.
   Miért? Így fogsz tudni az igazán fontos dolgoknak kellő figyelmet szentelni.
5. A kreatív munkát csináld olyankor, mikor fáradt vagy!
   Hogyan? A nagy odafigyelést és precizitást igénylő munkákat csináld meg olyankor, mikor a legéberebb vagy.
   Miért? Mert a kreatív feladatok fel fognak rázni: izgalmasabbak, és fáradtan is könnyebb belelendülni.
6. Legyen rövid a listád.
   Hogyan? Reggelente kérdezd meg magadtól: Mi a nap során a három (öt) legfontosabb dolog, amit ma el szeretnék végezni?
   Miért? A nap során lesz elég „tűzoltás”, amit meg kell majd csinálnod. Ne stresszeld magad még a teendőlistádon is
7. A nap végén mindig szánj egy-két percet arra, hogy átnézd a teendőlistádat.
   Hogyan? Ülj le a listáddal, és gondold végig: mit sikerült megcsinálni, mit nem, és milyen okból. Ez a fajta reflexió segít abban, hogy felismerd, mi az oka, ha nem sikerül egy-egy fontos feladatot időben befejezni – túl sokszor szakítanak félbe? Nem jól rangsorolsz?
   Miért? Segít abban, hogy a fent említett hibákat elkerüld, de még fontosabb, hogy az el nem végzett feladatokat a másnapi/jövő heti listához hozzá tudod adni.

Hogyan segít a MiniCRM a jó teendőlista megírásában?
A MiniCRM rendszerébe az egyes ügyfelek adatlapján vezetheted a velük kapcsolatos teendőidet. Például, ha tudod, hogy valakinek ügyfélszolgálati panasza volt, beállíthatod, hogy egy héttel később emlékeztessen arra, hogy felhívd az illetőt, és megkérdezd, megfelelő volt-e a segítségnyújtás, elégedettek-e a termékkel, stb.

Az adatlapok a teendők lejárata szerint vannak csoportosítva, így nap elején, mikor megnézed, hogy kivel kell aznap kapcsolatba lépned, rögtön megjelenik egy napi teendőlista:

A teendők felelősét is meg tudod keresni, nap végén pedig meg tudod nézni, ki mit csinált:

A MiniCRM-mel egy könnyen átlátható teendő-listát kapsz, és mivel te hozod létre a modulokat, amik a cég tevékenységeit képviselik (ügyfélszolgálat, értékesítés, rendezvényszervezés, stb), a cég minden tagja könnyen tisztában lehet a napi, ügyfelekkel kapcsolatos teendőivel.