Hatékonyságot növelő alkalmazások: mégsem olyan hatékonyak?

Újabban rengeteg produktivitást növelő alkalmazást és azokkal foglalkozó írást látok a neten keringeni — gyanítom ennek az lehet az oka, hogy manapság már bárki fejleszthet, írhat és közzétehet bármit, ami tartalom aztán az okostelefonoknak köszönhetően akármikor elérhető.

Az alkalmazások és az írások mind azt ígérik, hogy bevezetésükkel te leszel a leghatékonyabb munkaerő a világon. Ha fogékony vagy rájuk és lelkesen próbálgatod őket, előbb-utóbb el fog jönni az a pont, amikor több időt töltesz az adatok bevitelével, szinkronizálásával, egy új rendszer kidolgozásával és javítgatásával, mint tényleges munkával.

Az alábbi tippek segítenek, hogy ne csak az új divatnak megfelelően legyél hatékony, hanem tényleg elkészüljenek a feladataidat.

1. Vissza az alapokhoz: vegyél elő egy tollat és papírt

A mindenféle appok csak a látszatát kelti annak, hogy csinálsz is valamit, valójában viszont “csak” a gondolataidat segítenek rendszerezni. Arra pedig tökéletesen alkalmas egy toll és egy papír is. Így nem vesztegetsz el egy csomó időt azzal, hogy letöltesz, és próbálgatsz egy új rendszert, amit aztán állandóan frissítened, szinkronizálnod és csiszolgatnod kell.

2. Csak a legfontosabb dolgokat írd fel a napi teendőid listájára

Próbáld meg maximum 3-ra korlátozni a napi listára felírt tennivalókat. Minden, amit azon felül teljesítesz, plusz lesz, és sokkal jobban fogod érezni magad, ha ki tudod húzni őket.

A nagyon hosszú napi teendők listáknak az a hátulütője, hogy ha nem tudod befejezni nap végére az előre meghatározott számot, csak rosszul fogod érezni magad. Ha túl sok a feladatod és nem teheted meg, hogy csak a legfontosabbakat írod fel, akkor csinálj egy általános listát is, amire mehet minden, aminek nem aznap kell készen lennie.

3. Iktasd ki a figyelemelterelő tényezőket

Attól, hogy minden hatékonyságról szóló írást elolvasol, még nem leszel valóban hatékony. Csakúgy, ahogy egy új alkalmazás sem fogja megcsinálni helyetted a munkát. Ne vezess be új rendszert sem “mert miért ne” alapon. Ha találtál egyet, ami már bevált, ragaszkodj hozzá.

Ha ki akarod deríteni, hogy mivel mennyi időt töltesz egy átlagos napon mielőtt nekiállsz optimalizálni a napjaidat, azt is megteheted. Léteznek olyan appok, amik kifejezetten arra specializálódtak, hogy random kérdések alapján statisztikát állítsanak össze a napjaidról. Ezek segítségével aztán könnyebben eldöntheted, hogyan tudod jobban kihasználni az idődet. Ilyen például a Reporter nevű app, amit itt tölthetsz le iPhone-ra.

4. Iktass be rendszeres pihenőket

Nem egyszerű minden napot lendületesen végigdolgozni. És mivel nem is várja el senki, hogy napi 8 órán keresztül megállás nélkül koncentrálj, ezért iktass be óránként egy pár perces pihenőt, amikor felkelsz a székedből és körbejárod az asztalt, kimész a konyhába, stb. Ezzel javítod a vérkeringésedet, több oxigént juttatsz az agyadba, és frissen tudsz nekiállni a következő feladatnak.

5. Jelentkezz ki minden személyes fiókból

Nem csak a számítógépeden, de a telefonodon, tableteden is. Csak pár másodperccel tart tovább begépelni újra a jelszavadat, de ez alatt a pár másodperc alatt is elgondolkozhatsz rajta, hogy tényleg szükséges-e belépned, vagy csak halogatni akarod a munkát.

Fontos dolgokat úgysem fognak emailben vagy Facebookon közölni, és a többi üzenet sem fog elszaladni a nap végéig.

6. Hozz létre egy külön felhasználói fiókot a munkához

Ha a saját számítógépedet használod, akarva-akaratlanul belebotlasz figyelemelterelő dolgokba. Egy külön felhasználói fiókban feketelistára rakhatod a közösségi oldalakat, cuki macskás képeket, miegyebet. Ne jelentkezz be a személyes email fiókodba.

Próbálj meg addig nem fiókot váltani, amíg el nem jött a kijelölt pihenő ideje.

7. Rakj rendet a telefonodon

Töröld le a főképernyőről a figyelemelterelő alkalmazásokat, vagy rakd őket a második oldalra. Így legalább nem az értesítéseket látod egyből, ha felnyitod a képernyőt. Ehhez persze az is szükséges, hogy ne rezegjen és csilingeljen a telefonod minden alkalommal, ha valaki ír Facebookon.

+1. Alakíts ki egy napindító rutint

Van, aki 10 percet meditál, én egy bögre kakaóval indítom a napomat. Bármi legyen is a te csodafegyvered, a lényeg az, hogy elvégzésével közvetítsd az agyadnak az üzenetet, hogy ideje nekiveselkedni egy új napnak.