Getting Things Done (GTD): a stresszmentes produktivitás titka

A Getting Things Done (GTD) egy termelékenységet javító módszer, amelynek lépéseit David Allen azonos című bestsellerében dolgozta ki. Egyszerűen megfogalmazva, a módszer egy rendszerbe rendezi a prioritásaidat és a teendőlistáidat, olyan módon, hogy könnyen átlásd, min kell dolgoznod. A GTD talán legnagyobb előnye, hogyha hozzászoksz a módszerhez, nem kell fejben tartanod, mikor mi a következő lépés. Így koncentráltabban, hatékonyabban tudsz majd dolgozni.

A GTD alapszabályai azonban nincsenek kőbe vésve – inkább csak követhető elveket nyújt. Ebben a posztban ezeket az elveket fogjuk egyszerűen átnézni, és néhány extra tippet adni, hogyan lehetsz még hatékonyabb.

A GTD öt alapszabálya

• Mindent írj le. Az ötleteidet, a teendőlistádat, minden rendszeresen előforduló feladatodat. Bármilyen applikáció, notesz vagy naptár jó lehet, az egyetlen, ami fontos, hogy könnyen váljon reflexszé, soha ne legyen olyan alkalom, hogy nem tudsz valamit rögzíteni. Ez az első lépés ahhoz, hogy eltávolítsd magad elől a mentális akadályokat, és mindig csak az előtted álló feladatra tudj koncentrálni, mindenféle zaj nélkül.
  Ismerd fel, hogy mik azok a nyitott kérdések jelenleg a munkádban, amik zavarnak, és amiket el kell végezned. Dolgozd fel az összes asztalodon lévő papírt és postafiókodban lévő e-maileket. Legyen a postafiókod üres: írd le az összes feladatot, ami bennük szerepel, illetve a telefonod teendőlistáján/naptáradon.
• Tisztázd le, hogy mik az előtted álló feladatok. Ne nagy vonalakban („megírni az üzleti tervet”), hanem lépésenként („megérni a mission statement-et”, „megkeresni a bevétel-kalkulációkat”, „összehasonlítani a piacelemzéseket”, „konkurencia-kutatás”). Ha ezek közül bármit rá tudsz bízni másra, tedd azt! Legyél világos azzal kapcsolatban, pontosan mi a feladata a megbízottadnak, és mondd el, hogyan fogod értékelni a munkáját: ez megkönnyíti a delegációt.
• Oszd be a feladataidat, kategória és sürgősség szerint. Írj minden mellé határidőt, és küldj magadnak e-mailt vagy figyelmeztetést, hogy éppen milyen feladatot kellene csinálnod, illetve utánanézned a kollégáidnál. Ez szintén megkönnyíti azt, hogy egyszerre csak egy dologra koncentrálj.
  Allen könyvében rengeteg tippet találhatsz arra, hogyan rendszerezd a feladataidat, hogyan tárolj minden e-mailt a neki megfelelő helyen, hogy a bejövő postafiókod a lehető legtisztább és áttekinthetőbb legyen.
  A rendszerezést segítő kérdések a következők:
  • Meddig fog az adott feladat befejezése tartani?
  • Kire, illetve milyen eszközökre van szükséged a feladat elvégzéséhez?
  • Gondold végig a teendőlistád. Mi az, amit most azonnal el tudsz kezdeni? Mi az, ami túl nagy feladat önmagában, és kisebb részekre kellene bontanod?

  Allen könyvében egy kidolgozott referenciarendszert találunk, ami szerint beiktathatjuk a feladatainkat. Bár a GTD módszer rendkívül formázható személyes preferenciák és szükségek szerint, érdemes végignézni, Allen hogy képzeli a feladatok iktatását:

1. Mi a „dolog”, amit el kell végeznünk? (Pl. konferencia szervezés)
2. Megvalósítható? (Van-e erre jelenleg pénz, idő, kapacitás?)
   1. Nem:
      1. Szemétbe kerül – nem érdemes kapacitást pazarolni rá (rajtunk kívülálló dolgok miatt megvalósíthatatlan, más már készül ilyen konferenciára, stb)
      2. Beiktatjuk a „Távolabbi tervek” mappába (jelenleg nem megfelelő az időpont, de május jó időpont lesz erre)
   2. Igen:
      3. Ha több lépés szükséges hozzá: „Projekt” címkével látjuk el, és lebontjuk lépésekre (a 3. pont alapján)
      4. Ha egy lépés, továbbmegyünk:
   3. Mi a következő feladat?
      1. Ha kevesebb, mint két percbe telik elvégezni: Csináld meg, és lépj tovább a következő feladatra!
      2. Ha más is el tudja végezni: delegáld!
      3. Oszd be, hogy mikor végzed el, és állíts be hozzá emlékeztetőt.

• Vágj bele. Most már tudod, hogy mi a feladatod, és mikorra kell vele végezned.
• Szánj rendszeresen időt arra, hogy átnézd a teendőlistádat. Érdemes hét elején átnézni, mik lesznek a feladataid, illetve reggelente végiggondolni, mik azok, amiket a listádról el kell végezned. Azt is nézd meg, mik azok a feladatok, amikkel nehezen haladsz, vagy amik a legtöbb időt veszik igénybe; illetve, az iktatási rendszered szerint rendszerezd azokat.

A GTD módszert sokan „bottom up” módszerként írják le: rengeteg feladatunk van minden nap, és a legfontosabb, hogy válasszuk ki a minket körülvevő háttérzajból, hogy mik a legfontosabbak, és miket tudunk azonnal megoldani. Allen lehetőséget kínál arra, hogy valóban csak egy dologra tudj koncentrálni, és „megfeledkezz” a még rád váró feladatokról: azokra is sort fogsz keríteni, időben, de nem kell észben tartanod, hogy pontosan mikor, vagy hogyan, hiszen rögzítve van valamilyen formában. Ez rengeteg stressztől megszabadít, és felszabadítja azokat a kreatív erőket, amiket eddig az előttük álló feladatok foglaltak le.

A GTD módszer átvételéhez jó kezdet, ha leírsz egy listát, mindarról, amit tenned kell. Ez a lista valószínűleg egyszerre fog megnyugtatni és lelombozni – megnyugtatni, mert már nem kell mindent észben tartanod, és lelombozni, hogy mennyi, listán szereplő dolgot el kellett volna már végezned. Allen módszerének a lényege, hogy ez a lista ne nyomasszon minket belülről tovább, és, hogy minél kevesebb magunkkal szembeni be nem tartott ígéret nézzen vissza ránk. Ezt a legegyszerűbben úgy érhetjük el, ha minél apróbb tennivalókra bontjuk le a listánk: semmi se jelenjen meg, ami nem egy specifikus, elvégezhető feladat. Egyik ponttal kapcsolatban se kelljen megkérdezned, hogy „hogyan”. A „hogyan” legyen maga a leírt tennivaló. Ezzel azt is kiszűrheted, ha az esetleges terved túl nagy feladat, vagy külső segítségre van szükséged ahhoz, hogy belefogj.

A tapasztalat azt mutatja, egy-két napba mindenképp beletelik, hogy az összes papírodat és e-mailedet rendszerezd, felállítsd a teendőlistádat, illetve eldöntsd, hogy mi az, amit nem tudsz megvalósítani. Ha ez egyszerre túl nagy feladatnak tűnik, tedd meg lépésenként: első nap csak a papír alapú feladatokat rögzítsd, másnap nézd át a postafiókod első 50 e-mailjét – és ezzel már gyakorlod is a GTD módszer alapját!

Sok GTD követő a „43 mappa” híve, azaz az év 12 hónapjának mindegyikére 31 mappát készítenek. Így, ha van egy feladat, amit tudod, hogy melyik nap kell megtenned (mondjuk a gyerekek beiratkozása 21-én van), akkor egy emlékeztetőt felírsz egy cetlire, és berakod az adott hónap 21-es mappájába. Ez működhet visszatérő feladatokkal is: ha minden hónap 12. napján találkozol a könyvelőddel, ugyanazt a cetlit újra is hasznosíthatod, sőt, a mappákat is. Hogy ez a rendszer működjön, természetesen szükséges az, hogy valóban minden teendődet gyűjtsd. Ez a módszer a könyv írása idején még rendkívül találékony volt: ma már egyszerűbb, ha beállítasz egy teendőt magadnak a Google Calendarban vagy akár a MiniCRM rendszeredben.

A GTD módszer tehát nem csak személyes teendőlisták esetén lehet hasznos: arra is remekül alkalmas, hogy a kollégáidnak vagy alkalmazottaidnak pontos feladatokat adj, így akkor is tudni fogják, mit kell tenniük, ha éppen nem vagy az irodában.