Hogyan írj olyan emailt, amire válaszolnak?

A jó cold call-ról már sokat írtunk, azonban mi a helyzet, ha valakit nincs lehetőséged felhívni, és csak emailen keresztül tudod elérni – akár potenciális mentorral szeretnél kapcsolatba lépni, akár egy professzorral, akinek a véleménye fontos lehet számodra?

Emailt írni könnyű. Ami még könnyebb: spambe küldeni az emailt, ami azzal járhat, hogy később szinte lehetetlen lesz olyan emailt írnod, amit látni is fog az illető. Ezért fontos, hogy olyan emaillel készülj, ami azonnali válaszra késztet – ahelyett, hogy akár spambe kerülne, akár egyszerűen betemesse a többi email. A legfontosabb, általánosan adható tanács, hogy a kontextus nélküli „találkozhatnánk valamikor” típusú emailek szinte sosem működnek. 7 pontban összefoglaltuk, hogy mi az, ami viszont igen:

1. Tudj meg minél többet arról, akinek írsz.
Semmiképp se kezdj egy emailt „Kedves Hölgyem/Uram”-mal – még akkor sem, ha egy irodának írsz. Tudj meg eleget ahhoz, hogy névre szólóan címezhesd a levelet. Ha van közös ismerősötök, aki megadta az email címüket, mindenképp említsd meg – így utánad is tudnak érdeklődni. Írd bele azt is, hogy miért pont az adott cégtől szeretnél valakivel beszélni, vagy az adott személlyel: említs meg legalább egy olyan projektet, ami felhívta rájuk a figyelmedet, amit tisztelsz, vagy amihez hasonlót még rajtuk kívül senki más nem csinált.

2. Légy lényegretörő.
Ha az emailed hosszabb, mint 8 mondat, nem fogják végigolvasni. A céloldalakra igaz 5 másodperces szabály itt is megállja a helyét, ezért tagold a leveled, legyen könnyen átlátható, de főképpen, rövid.

3. Mutatkozz be – de ne próbálj „eladni”.
Ha szívességet kérsz, ne ugyanazt a szöveget használd, mint amit értékesítés során használnál. Mutasd be a terméked/szolgáltatásod: említsd meg, hogy milyen problémát oldotok meg, és, hogy miért lenne a céged számára hasznos pont az adott személlyel beszélni (hasonló tapasztalatok, hasonló üzletág, életút, stb.) – de nem kell a levél címzettjét számokkal bombáznod, és meggyőznöd arról, hogy vegye meg a terméked.

4. Legyél világos az elvárásaiddal kapcsolatban.
Miért szeretnél az adott személlyel találkozni? Mi az, amivel kapcsolatban kérdéseket szeretnél feltenni? Ha nem írod ezeket le, úgy tűnhet, mintha vaktában lövöldöznél.

5. Ajánlj fel valamit az idejükért cserébe.
Mutasd meg, hogy tiszteled a másik idejét. Ha szolgáltatást, vagy próbaterméket tudsz felajánlani: tökéletes, hiszen tovább ajánlhatják az ismerőseiknek, ha nekik beválik! Ha azonban még csak ötlet szinten vagytok, érdemes lehet felajánlani, ha nagyobb mennyiségű követőd, vagy egy nagyobb csoportod van Facebook-on, hogy írsz az Ő cégükről. Hogyha ez sem áll rendelkezésedre, legalább a kávét álld Te!

6. Mellékeld az oldalad, a közösségi média felületeid.
Igen, ha elég érdekes az emailed, valószinűleg maguktól is meg fogják keresni – de megkönnyíted a címzett életét, ha nem kell keresgélnie; sőt, döntő faktor is lehet a válaszában az, hogy milyen az online megjelenésed.

7. Olvasd fel magadnak az emailt, mielőtt elküldenéd.
Kapd el a magyartalanságokat és a helyesírási hibákat azelőtt, mielőtt kiküldenéd az emailt – nem profi, és kellemetlen is, ha benne marad.