Mi pazarolja leginkább a munkatársaid idejét?

Elgondolkodtál már azon, hogy a kollégáid a napi 8-9 óra, irodában töltött munkaidőből mennyit töltenek hatékony, megszakítás nélküli, eredményes munkával? Okkal félhetsz attól, hogy kiszámold.

Összeszedtük a legnagyobb irodai időrablókat, hogy tudd, hogyan tehetsz még többet a motivált és effektív kollégákért és munkáért.

1. Túl nagy meetingek.
   Ha túl sokan vagytok egy-egy meetingen, az emberek többsége feleslegesnek fogja magát érezni: a csoport fele mobilozni kezd majd, a többiek pedig kávéznak vagy reggeliznek. Irányt mutathat a „két pizza” szabály: maximum annyian legyetek egy-egy meetingen, hogy két pizzát kényelmesen el tudjatok fogyasztani. Delegáld azt, hogy a meetingen résztvevők adják tovább az információt a többi kollégának, illetve írj egy rendkívül rövid összefoglaló emailt az elhangzottakról.
   Fontos még, hogy egy meetingre ne hívj különböző szinteken álló menedzsereket: tartsd észben, hogy nem mindenkinek kell a céggel kapcsolatos összes döntést ugyanolyan részletesen ismernie.
2. Vezetői emailek.
   Remek kifogás arra, hogy miért nem kezdte el valaki a munkát az, hogy nem érkezett meg minden információ emailen. Egyszerűbbé és könnyebbé teheti a munkát, ha átsétálsz a kollégád asztalához, megkéred, hogy végezzen el egy feladatot, majd emailben csak a részleteket küldöd el neki – ha muszáj.
3. Szükségtelen email válaszok.
   „Rendben”, „Oké”, „Köszi”. Sokan azt hiszik, udvariatlanok, ha nem válaszolnak egy-egy nyilvánvaló emailre. Tedd egyértelművé, hogy preferálod, ha nem zökkentenek ki éppen dolgozó kollégákat a munka ritmusából ilyesmi emailekkel.
4. Túl sok CC-zés, túl sok „Válasz mindenkinek”
   Mielőtt CC-be raksz valamit, gondold végig, hogy része van-e a döntési folyamatban, vagy, hogy feltétlenül szükséges az információ számára? Akit ugyanis CC-zel, valószínüleg véleménnyel lesz az emailedről, és mindenkinek el is küldi azt. Így ismét rengeteg embert tudsz kizökkenteni a munkából azzal, hogy 5 percenként új email érkezik, amit megnéznek. Arról nem is beszélve, hogy a legtöbb emailfolyam 3 óra múlva már teljesen másról szól, mint az eredeti kérdés.
5. Túl hosszú emaileket írsz.
   Az ideális email maximum 5 mondatból áll. Ha valamit részletesen el kell magyaráznod, küldj akciótervet mellékletként, de 5 mondatnál többet felesleges írnod. Ennél többet nem valószínű, hogy bárki tényleg figyelmesen végigolvas, illetve megjegyez.
6. Irodai áskálódások
   Ha valaki bizonytalan a cégen belüli helyzetében, és attól fél, hogy kirúgják, vagy, hogy éppen más csinálja a feladatait, sokkal hajlamosabb lesz a kollégáit a hátuk mögött kibeszélni, ellenük hangolni a többieket – mindezt munkaidőben, extra stresszt és rossz hangulatot okozva az irodában.
   Ezt megelőzheted azzal, hogy mindenkinek tisztán körülhatárolt feladatokat adsz, és rendszeresen biztosítod a kollégáidat arról, hogy értékeled a munkájukat. Többet arról, hogy hogyan alakíthatsz ki pozitív irodai kultúrát, itt találsz.
7. Technikai problémák
   „Lefagyott a gép”, „Bejött a kék halál!”, „Nem működik a nyomtató” – milyen gyakran hallod ezeket, és mennyi munkaidőt vesz el ezeknek a problémáknak a megoldása? Lehet, hogyha kiszámolnád az ilyen problémákkal elvesztegetett munkaidőt, arra jutnál, hogy érdemesebb új munkafelszerelésbe befektetni, mint hetente foglalkozni azzal, hogy ráér-e a rendszergazda.

Összességében, a legfontosabb ahhoz, hogy a kollégáid valóban hatékonyan ki tudják használni a munkaidejüket az, hogy a munkahelyi hierarchia mindenki előtt világos legyen, és be is tartsátok azt: ki jár meetingekre, ki felelős a többiek feladatainak összeírásáért. Elengedhetetlen az is, hogy ezek a feladatok kellőképpen körül legyenek határolva – ezzel csökkented az irodai féltékenykedések lehetőségét is. Lényeges még, hogy minél effektívebben kommunikáljatok, azaz, hogy olyan módon értesüljön mindenki a céggel kapcsolatos fontos hírekről, hogy az ne zavarja meg őket a napi munkában.