A teendőlisták titkai

Bencze Attila CRM tanácsadótól már többször hallottunk arról, hogy mennyire fontos, hogy a munkanapok folyamán ne csak szélmalomharcot vívjunk a sürgős teendőkkel, hanem tegyünk azért is, hogy minden nap valóban számítson, hogy dolgozzunk azon, hogy a holnap jobb legyen. Így a munkánk sokkal élvezhetőbb és változatosabb lesz. A napi tervezésről szóló cikkben már volt szó arról, hogyan védhetjük ki, hogy a sürgősebb feladatok teljesen eltereljék a figyelmünket, és hogyan csökkenthetjük a napi stresszt. A mai posztban arra koncentrálunk, hogyan építsünk fel olyan teendőlistát, ami képes azt is kezelni, ha előre nem látott esemény megzavar minket, és annak ellenére is képesek leszünk értéket teremteni a nap folyamán.

A teendőlista könnyen bénítóan hathat írójára: ha túl hosszú, ha nem jut rá időnk. Hogy ne hagyjuk, hogy a lista használatlanul heverjen, fontos észben tartani, hogy a teendőlistának nem az a feladata, hogy projekteket vagy célokat tartalmazzon, hanem specifikus cselekvéseket. Ezeket érdemes cselekvésre utaló igékkel leírni: megírni, felhívni, elküldeni; valamint minél részletesebben kifejteni, mi a feladatunk. Például: „Felhívni a beszállítót 11:30-kor, megbeszélni a szállítás időpontját 19, 20, vagy 21. délelőttre.” A feladatról így a lehető legkevesebb dolgot kell észben tartanunk, valamint könnyen megállapítható, hogy elvégeztük-e.

Ahhoz, hogy a teendőinket megfelelően vezessük, számtalan egyéb tipp segíthet. Jack Dorsey, a Twitter egyik alapítója sokáig két cégnél dolgozott napi nyolc órát minden nap. Az Ő egyik legfontosabb tanácsa az volt, hogy ahhoz, hogy a „nagy vízióra” tudjon koncentrálni, és ne hagyja, hogy a „kis”, sürgősen megoldandó feladatok kizökkentsék a cégvezetésből, minden napnak egy-egy témát adott, amivel aznap foglalkozni akar.

1. Hétfő: cégvezetés – jó ötlet lehet erre a napra tenni a meetingeket. A MiniCRM például hétfőnként „stand-upol”, azaz a cég minden tagja egy percben elmondja, mit csinált a múlt héten, és mit tervez jövő hétre.
2. Kedd: Termékfejlesztés
3. Szerda: marketing és kommunikáció, növekedési stratégiák
4. Csütörtök: fejlesztők és partnerek
5. Péntek: irodai kultúra és HR.

Dorsey szerint ez a rendszer túléli a félbeszakításokat is, és mindig tudja, mire koncentráljon a nap folyamán.

Egyéb hasznos tippek lehetnek:

• a hetet minél kevesebb e-maillel kezdeni. Egy pénteki email takarítás sokat segíthet, hogy hétfő reggel ne érezzük magunkat túlterheltnek.
• minden nap végén kérdezzük meg magunktól: ma mit csináltunk azért, hogy a cégünk fejlődjön, hogy sikeresebbek legyünk a munkában? Ha mérjük azt, akár ilyen „analóg” módszerrel is, könnyen kiderülhet, mivel töltjük az időnket.
• hallgass a testedre: van, aki délután, van, aki reggel tud igazán fókuszálni. Amennyiben van erre lehetőség, a délutánra kifújóknak érdemes ebédszünetben még egy kis testedzést is beiktatni, illetve délutánra hagyni a kreatívabb feladatokat, amik kicsit felrázhatják.
• A megfelelő ébredést segíthetik azok a telefonos applikációk, amik mozgás alapján mérik, mikor a legalkalmasabb az ébredés. A kipróbálók szerint hatalmas különbség ilyen app-al kelni, sokkal gyorsabban és kipihentebben ébrednek.
• Jó listákat eredményezhet az 1-3-5-ös listaképzés. Ennek része, hogy reggel összeállítunk egy 9 darabos listát: egy nagy teendővel, három közepessel, és öt kisebbel.