Kontrolling újragondolva I.

Közzétéve: 2015. 11. 03.

Szerző: Lívia Fülöp

Megyeri Domonkos, az Öntapadó Címke Nyomtatás alapítója egy korábbi bejegyzésben bemutatta kontrolling rendszerét, most pedig a továbbfejlesztett változatot is megismerhetjük. A 2 részes bemutató első részében arról lesz szó, miket vizsgál.

Kontrolling 2.0

Az előző bejegyzés óta néhány csepp víz lefolyt a Dunán, a céghez új munkatárs került, újabb igények merültek fel a kontrolling rendszerben, és hasonló alapokon, de újraépítettem, immáron a 2-es verziójú rendszeremet. Bemutatnám a Kedves Olvasóknak, hogyan:

Alapvetően még mindig a profitra hegyeztem ki az egészet, de egy kicsit más bontásban szerettem volna látni mindent, így alapjaiban változtattam meg az adatok gyűjtését.

Illetve év elején zavart, hogy csak az adott évet látom, de nem látom a trendet. Így az új rendszeremet úgy alakítottam, hogy úgymond dinamikus legyen, tehát mindig az előző 12 hónapot lássam különösebb beavatkozás nélkül. Így sok „relatív hivatkozás” található a rendszerben.

Adatgyűjtés

A legfontosabb, hogy mindent mérjünk, számoljunk rendszerszinten. Így egy rendezett adatbázisból kinyerhetünk minden hasznos információt.

A most következő néhány bekezdésben a különböző területek (bevétel, kiadás, egyéb statisztikák) rendszerezését, gyűjtését mutatom be, hogy előkészítsem azokat majd a későbbi megjelenítésre.

Van, aki számokból már látja a statisztikát. Ők boldogok egy-egy Excel táblázattal, de sokan vagyunk, akik vizuális típusúak, és a táblázatokból grafikonokat kell kirajzoljunk, hogy lássuk a trendet, összefüggéseket.

Kiadások

Ahogy már a korábbi bejegyzésemben is említettem, mivel a MiniCRM számlázó modulját használom, a bevételeim könyvelve vannak, kézenfekvő volt, hogy a számlázó modulhoz hasonlóan egy bejövő számlák modult is létrehozzak, amelyben a beszállítóimat követhetem. (Kiegészítés: a beszállítóimtól sokszor kérek árajánlatokat, amelyeket rögzítek a MiniCRM-ben, így nyomon tudom követni, hogy mikor kértem árajánlatot, mikor kaptam árajánlatot, feladatot tudok automatikusan kiosztani a munkatársnak, hogy pl. X napja nem reagál a beszállító, noszogassuk meg, hogy adjon árajánlatot, majd a megrendelést, szállítást, számlaküldést és fizetést is itt követem nyomon.

Tipp: A Fizetendő státuszhoz készíthetünk automatizmust, amely jelez 1 nappal az esedékesség előtt, hogy utaljunk és semmiképpen se csússzunk ki a fizetési határidőből!)

A költségeimet újrarendeztem, és egy fastruktúrát hoztam létre belőlük az alábbiak szerint

Fix költségek
1. Bér
  1. Munkatárs 1
  2. Munkatárs 2
  3. …
2. Adó
  1. Adónem 1
  2. Adónem 2
  3. …
3. Rezsi
  1. Irodabérlet
  2. Iroda rezsi (gáz, víz, villany)
  3. Telefon, internet
  4. Domain, tárhely, e-mail
4. Ügyvitel
  1. Könyvelés
  2. CRM
  3. Bank
  4. Ügyvéd
Változó
1. Alapanyag
  1. Alapanyag 1
  2. Alapanyag 2
  3. …
2. Forgalmazás
  1. Egyik termék
  2. Másik termék
  3. Harmadik termék
  4. Negyedik termék
3. Csomagolóanyag (+irodaszer)
4. Szállítási költség
5. Marketing
  1. Facebook
  2. AdWords
  3. Honlap
Beruházás
1. Eszköz
2. Fejlesztés
3. Képzés
4. Bútor
5. Munkatárs kiválasztás

A Marketing, mint Változó költség: ezzel lehet vitatkozni, de ha megnövelem a marketing keretet, várhatóan megnő a termékeladási mennyiség is. Én ide tettem.

A lényeg, hogy egy 3 szintű struktúrát hoztam létre, amelynek fő kategóriái:

1. Fix költség: nem függ a termékeladási mennyiségtől, de rendszeresen felmerül

2. Változó költség: a termékeladási mennyiségtől függ

3. Beruházások: egyszeri költségek. Lehet tovább bővíteni, ha van rá szükség.

A következő szint egy-egy nagyobb kategória, majd egy-egy alkategória. Ezt a szerkezetet át kell adni annak a munkatársnak, aki felviszi ezeket a költségszámlákat. Tetszés szerint rendszerezhető.

A MiniCRM-ben három egyedi mezőt hoztam létre, legördülő listaként. Az elsőben a:

Fix költség
Változó költség
Beruházás

sorozat kapott helyet, a második legördülő listában a második szint (de itt már átfedés van, annak megfelelően, hogy melyik főkategóriát választottuk, viszont munkatársnak könnyítésként jeleztem mindhármat)

Bér / Alapanyag / Eszköz
Adó / Forgalmazás / Fejlesztés
Rezsi / Csomagolóanyag / Képzés
… stb.

És készült egy al-alkategória, amelyben már csak a sorszámok szerepelnek 1-től ameddig szükséges. Lényeg, hogy bővíthető, és pontosan tudom kategorizálni egy-egy költségemet adott költségnem szerint.

Akik szeretnék, a könyvelőjükkel egyeztetve készíthetnek azzal megegyező rendszert. Nekem az a fontos, hogy a cégvezetési logika szerint legyen felépítve, így számomra ez vált be. Egy adott rendeléshez egy adatlapot viszek fel, amelyet az értékesítési struktúrán viszek végig. Sok dátumot rögzítek, hogy figyelhessem a határidők teljesítését stb.

Ide rögzítem fel a számla sorszámát is, hogy Google táblázatos szinkronizációmban láthassam, hogy miket kell utaljak milyen hivatkozással (közleménnyel). Természetesen rögzítésre kerülnek a nettó és bruttó költségek, áfa százaléka és a fizetési mód.

Szükség esetén egyéb paramétereket is definiálhatunk ugye egyedi mezőként (én élek ezzel).

Bevételek

Bevételeim rögzítésére plusz energiát nem is kell fordítani, a MiniCRM számlázója minden lényeges dolgot elérhetővé tesz a számlából. Viszont jött az igény, hogy bizonyos paramétereket tudjak mérni, számolni stb. Ez például újdonság az előző kontrolling rendszeremhez képest.

Először is mérni szerettem volna egy rendelésen keletkező profitot, amely kizárólag az adott megrendeléshez közvetlenül kapcsolódó költségeket tartalmazza, és egyelőre még nem tartalmazza a rezsióradíjat (munkatárs bére, irodabérlet, rezsi, ügyvitel stb. tehát a fix költségeket)

Erre felvettem egyedi mezőket, amelyeket minden egyes számla elkészítése után kitöltünk (beszerzési árak, szállítási díj, munkaidő…)

Ugyanakkor tartalmazza a ráfordított időt, az alapanyagok költségeit, és az eladási árakat, így számolható egy haszon.

Tipp: Ha a ráfordított időt felvisszük, és az adott hónap fix költségeiből rezsióradíjat számolunk (amely ugye tartalmazza a munkatárs bérét, irodabérletet, rezsit, ügyvitelt stb. tehát a fix költségeket) pontosabb képet kapunk a ráfordításokról, ha erre van szükség.

Másrészt kíváncsi voltam, hogy extra szolgáltatásokat milyen mennyiségben értékesítünk (pl. dupla mennyiséget rendel egyszerre vagy gyorsabb gyártást kér). Ezeket jelölőnégyzetekkel valósítottam meg.

Harmadrészt az is foglalkoztatott, hogy első vásárlóként, második vásárlóként… vagy hűséges ügyfélként ki mennyit költ, milyen profitot termel. Így létrehoztam egy legördülő mezőt a következő értékekkel:

Első vásárlás
Második vásárlás
Harmadik vásárlás
Negyedik vásárlás
Ötödik vásárlás
Több, mint ötödik vásárlás

Vásárlói vélemények

Mit ér az egész, ha az ügyfelek elégedetlenek? Célom és küldetésünk egy része, hogy ügyfeleinknek olyan szolgáltatást nyújtsunk, amellyel maradéktalanul elégedettek az első kapcsolatfelvételtől az öntapadó címkék megérkeztéig, használtukig. Ezt pedig mérem is.

Ha az értékesítési folyamat lezárult (elküldtük futárszoglálattal a címkéket vagy eljöttek értük) egy „lezárt” státuszba kerül, amely után (meghatározott idő múlva) egy vásárlói véleménykérő űrlapot küldünk ki ügyfeleinknek, és kérjük, hogy 4 kategóriában (Kommunikáció, Minőség, Gyorsaság, Csomagolás-Szállítás) értékeljék munkánkat 1-4-ig (1. Nagyon nem vagyok megelégedve – 4. Nagyon meg vagyok elégedve), valamint szöveges megjegyzést is hagyhatnak.

Tipp: a köszönőoldalon megkérhetjük az ügyfeleket, hogy amennyiben elégedettek a szolgáltatásunkkal ajánljanak minket ismerőseiknek.

Egyéb adatok

Vannak olyan adatok, amelyeket (még) nem kezelek ilyen rendszer szinten, pl. a raktárkészlet értékét. Minden hónap elején végzünk egy raktárkészlet-ellenőrzést, és az alapanyagtípusokat értékük szerint összegezzük. Ezt például kézzel visszük fel a táblázatba, hiszen csak egy hónapról és pár számértékről van szó.

A honlaplátogatottságot a Supermatics nevű Google Táblázatok kiegészítővel nyerjük ki az Analyticsből.

Ennek a bejegyzésnek a második részében tényleges betekintést nyerhettek a táblázat felépítésébe!