Kontrolling újragondolva II.

Megyeri Domonkos a Kontrolling újragondolva I. bejegyzésben arról írt, milyen adatokat gyűjt, most pedig arról lesz szó, hogyan vizsgálja azokat.

Bejövő adatok

Az adatokat ki kell listáznom, hogy azokat összegezhessem. Ezért szűrőket állítottam be a MiniCRM-ben, amelyek az elmúlt 400 nap releváns adatait mutatják. Azért 400, mert az elmúlt 365 napot + a jelenlegi, nem lezárt hónapot akarom látni, így kerekítettem.

A táblázatban külön fülön vezetem a Bevételeket, Kiadásokat, Vásárolói véleményeket. Minden fül két részből áll. A 16. sor első cellájába illesztem a MiniCRM-ből kimásolt Google Táblázatok szinkronizációs kódot. Az első 15 sorban pedig 13 hónapot összegzek, az előző év azonos hónapjával kezdődően.

Egy helyen elkészítettem egy dátumtartomány-táblázatot, amelyet több helyen használtam később. Ez generálja le a relatív dátumtartományt, hogy mindig az előző 12 hónapot tudjam vizsgálni.

=date(year(today());month(today())-12;1)

Sablon: (évszám(mai nap);hónap(mai nap)-12;elseje)

A 12 azért szükséges, hogy rendszerszintű legyen, mert a következő hónapnál itt 11 van, így:

=date(year(today());month(today())-11;1)
=date(year(today());month(today())-10;1)
=date(year(today());month(today())-9;1)

stb.

Például 2015. szeptember 17-én ez a függvény kiadja, hogy 2015. szeptember 1.

Szükségünk van az adott hónap utolsó napjára is, amit a következő hónap első napja -1 nap függvénnyel lehet előállítani:

=(következő hónap első napja cella)-1

Így szeptember 30. is megjelenik.

Mellé pedig egy =(adott cella) függvénnyel és dátumformátum beállításával megadhatjuk, hogy milyen formátumban jelenjen meg a dátum. Lehet, hogy körülményes, nekem így logikus.

A D oszloptól kezdődően, a fejlécbe felírom, miket szeretnék kigyűjteni, és ha összegezni szeretnék valamit, a következő függvényeket használom: =sumif (összegzem, ha) vagy =sumifs (összegzem, ha és ha és…). Ha pedig számlálni szeretnék, a =countif és =countifs függvényeket alkalmazom, amire már kitértem első bejegyzésemben is. Az így keletkezett havi összegzésekkel további műveleteket tudok végrehajtani, és további kimutatásokat készíthetek belőlük.

A 15. sor szolgál az előző 12 hónap összegzésére.

Miket összegzek?

1. Bevételek: (havi összegzések)

– Nettó bevételek
– Darabszámok (nyomtatott címke darabszám)
– Nyomtatással eltöltött idő
– Dupla mennyiségű rendelések
– Extragyors gyártással történő rendelések
– Haszon (csak az alapanyagköltségeket számolva)
– Haszon százalék (haszon / nettó bevétel)
– Kiállított számlák darabszáma
Tipp: figyelni kell, hogy sztornó számlák is listázva vannak-e, ha igen, akkor a sztornózottat és a sztornót is összeszámolja, ezeket le kell vonni belőle.

– Kosárérték (bevétel / kiállított számlák darabszáma)
– Készpénzzel fizetett számlák (a házipénztár ellenőrzéséhez)
– ÁFA (a befizetendő ÁFA megállapításához)
– Bevételek, profitok, profit százalékok, rendelés darabszámok, rendelésenként keletkezett átlag hasznok

2. Kiadások: (havi összegzések)

– Nettó kiadások

1. Fix költség
2. Változó költség
3. Beruházás

– Készpénzes kiadások (a házipénztár ellenőrzéséhez)
– ÁFA (a visszaigénylendő ÁFA megállapításához)

Majd a fastruktúra szerint lebontva, amilyen szintig van értelme:

1.1 Bérek
1.2 Adók
1.3 Rezsi
1.4 Ügyvitel
…
2.1 Alapanyag 1
2.2 Alapanyag 2.
…

3. Vásárlói vélemények

A négy kategória + összegzett átlag (ez utóbbit jelölöm grafikonon).

Grafikonok

Profit, bevétel, kiadás

A bevételekből és kiadásokból könnyen számolható az adott havi profit:

A negatív profit több okból adódik: egyrészt alapanyag-beszerzések között van, hogy adminisztráció miatt következő hónapra csúszik át annak számlázása, és egy nagyobb esetén ez jelentősen befolyásolja az adott havi profit alakulását, másrészt munkatársfelvétel miatt jelentős kiadások keletkeztek a cégben (hirdetés, kiválasztás, eszközbeszerzés költségei).

Vásárlói vélemény

Mivel 1 pont és 4 pont között értékelhetnek az ügyfelek így a skálát 1 és 4 közé érdemes beállítani (ennél kisebb / nagyobb ugye nem lehet).

Honlap látogatottság, konverziók

Egyedi látogató: honlapot látogató felhasználók száma
Űrlap: honlap űrlapján keresztül árajánlatot kérők
Új vásárló: adott hónapban új vásárlók száma

A grafikonok skálázása nem azonos, azaz más felbontásúak! A trendeket, egymáshoz képesti viszonyokat mutatják.

Kiadások

Három fő kategóriára osztva:

Szeretem látni halmozott oszlopdiagramon is:

És az egyik legjobb: százalékos megosztásban, a teljes költségnek melyik kategória milyen hányadot tett ki:

Jól látható, hogy a munkatársfelvétel májusban volt esedékes, így megnőttek a fix költségek, áprilisban pedig beruházási költségekkel járt (kiválasztás + munkaeszközök).

Ugyanígy lebontottam a fix és változó költségeket alkategóriákra, és ugyanezt a három-három grafikont készítettem el (ezeket már nem mutatom, mert ezek specifikusabbak).

A beruházásokat nem jeleztem grafikonon, mert nem egyenletes, hanem alkalomszerű, az pedig látszik a kiadások fő grafikonján, hanem csak listáztam a beruházásokat (cégnév, dátum, szövegesen: mire költöttünk és természetesen, hogy mennyit)

Egyéb grafikonok

Raktárkészletet két nagy csoportra osztom: címke alapanyag, festék alapanyag.

Kosárérték

Általunk nyomtatott, illetve nem nyomtatott (forgalmazott, pl. üres) címkék darabszáma:

Gyártásra fordított idő

A januári kimagasló csúcs után jól érzékelhető egy folyamatos növekedés (a szeptember még nem volt teljes a bejegyzés írásakor.)

Legfrissebb grafikon:

Adott hónapban az összes számla közül (db szla) mennyi volt 1. Első rendelés és mennyi volt visszatérő ügyfél (Nem első rendelés).

Ha ezek mellé még be tudjuk tenni a különböző hirdetéseinkre költött összegeket, további következtetéseket tudunk levonni.

Ez volna a jelenlegi kontrolling rendszerem. Ha nem néznék rá legalább hetente, nem tudnám, hogy a cégem merre megy, csukott szemmel vezetnék az autóúton, ami az egyre nagyobb forgalomban egyre veszélyesebb.

Megyeri Domonkos, Öntapadó Címke Nyomtatás