12 ok, ami miatt többet értékesít egy CRM-et használó cég

1. Klasszisokkal jobb az utánkövetés

Két dolog van, amiért nem vásárolnak tőled.

1. nem ismernek

2. elfelejtettek.

Statisztikák azt mutatják, hogy egy érdeklődőnek átlagosan 8 alkalommal — de minimum 5 – kell találkoznia a termékeddel ahhoz, hogy végül vásároljon. Ez a szám komplex termékek esetében jelentősen magasabb is lehet. Ezzel szemben az értékesítők több mint fele soha nem jut el eddig a pontig. Ennek a fő oka az, hogy a kollégák elvesznek a feladataik között, és esélytelen, hogy akár csak 10-15 ügyfélnél követni tudják, kit, mikor, mivel kell keresni.

A CRM-et használó értékesítők viszont napi nézetben látják, kivel kell egy adott napon foglalkozniuk, pontosan mit beszéltek meg előre és egy naptárral szemben itt a feladatok addig szem előtt maradnak, amíg azok sikeresen le nem lesznek zárva.

CRM-en belül az értékesítési vezetőnek is több információ áll rendelkezésére, egy szempillantás alatt láthatja, mennyire teljesülnek az utánkövetések, és melyik értékesítő szorul segítségre.

2. Helyettesíthető kollégák

A másik leggyakoribb ok, ami miatt elmaradnak az utánkövetések, az a kollégák betegsége vagy szabadsága. Sok vezető számára jelent problémát, hogy ha egy értékesítő kiesik a munkából, elmaradnak fontos ügyfélhívások, ajánlatküldések, esetleg nem tudnak válaszolni a kiemelt ügyfelek megkereséseire sem. 

A CRM-et használó cégeknél a feladatok, teendők egyszerűen delegálhatók kollégák között, így a kieső napra jutó utánkövetések, visszahívások és fontos e-mailek nem maradnak el. Számításaink szerint a magyar KKV-k milliárdokat buknak el az értékesítés során emiatt az egyetlen, apróságnak tűnő hiba miatt. 

3. Felkészültebbek az értékesítők

A sales alapköve, hogy az értékesítő felkészült. Ha tárgyalásra, bemutatóra kerül sor, szinte élet-halál kérdése, hogy betéve ismerje a leendő ügyfél (üzleti) problémáját, céljait, személyiségét. A CRM-et használó értékesítők rendszerezetten összeszedett információkból dolgoznak, vagyis akár egy váratlan hívás során is egy pillanat alatt fel tudják mérni, hogy kivel beszélnek és mi a következő teendő.

Ha arról is meg szeretnénk győződni, hogy minden szükséges adat fel van-e véve egy adott értékesítési projekt kapcsán, a MiniCRM-ben arra is lehetőség van, hogy a szabadon összeállított mezők kötelezően kitöltendők legyenek. Lehet ilyen az üzleti probléma megadása, tegeződés/magázódás vagy a (várható) árbevétel – gyakorlatilag bármi, ami az értékesítőnek segítséget jelent a munkája során. Az ilyen beállítás mellett a kolléga addig nem tudja elmenteni az adatlapot, amíg a kért információt fel nem tölti, így amikor értékesítésre kerül a sor, garantáltan képben lesz. 

4. Egyszerre több embernek tudnak értékesíteni

Ha azt akarod, hogy profitábilisan működjön a céged (és miért ne akarnád), akkor az egyik legfontosabb célod, hogy egységnyi idő alatt minél kevesebb értékesítő, minél többet tudjon értékesíteni. Rendszer nélkül 5-10 lead egyidejű kezelésénél már könnyű belezavarodni, kinek, mikor, mit ígért az ember, de a CRM-et használó értékesítők, átlagosan akár 30-50 ügyet is tudnak egyszerre kezelni (bár a pontos szám nyilván függ a cég tevékenységétől, a termék vagy szolgáltatástól és az értékesítési ciklus hosszától).

A teendők és az információk rendezése azt jelenti, hogy az értékesítő több időt tud szánni a valódi értékesítésre, miközben kevesebb energiát pazarol olyan felesleges időfaló tevékenységekre, mint információvadászat vagy adatok másolása, módosítása.

Nem csak rendszerezés, de sablon teendők és feladatok is a rendelkezésükre állnak, amik az ügyfél adatait is automatikusan behúzzák, hogy azzal se kelljen időt pazarolni. Annyi helyen tudnak a kollégák perceket spórolni, hogy a nap végén órákkal több időt tudnak tölteni értékesítéssel – és valójában ez hozza a pénzt a vállalkozásnak.

5. Átlátható a folyamat, látszik, hol kell beavatkozni

Amit nem lehet mérni, az a szerencsére van bízva. Egy CRM nem csak az értékesítőknek teszi átláthatóbbá a feladatokat, de a vezető számára is összegyűjti a legfontosabb adatokat. A teljesség igénye nélkül:

1. Hány lead van értékesítésben?
2. Hány lead ragadt be értékesítésbe?
3. Mennyi a lezárási arány a csapatban és egyénenként?
4. Melyik leadek konvertálnak jól és melyik nem?
5. Hány teendőt zártak le aznap az értékesítők?
6. Mik a főbb okok a vesztettként lezárt ügyeknél?

És még lehetne sorolni. Bár ezek többségét kézzel, Excel táblákban is lehet vezetni, egy teljes ember munkáját elveszik, miközben a MiniCRM és a hozzá hasonló szoftverek ezeket a háttérben, emberi erőforrás nélkül vezetik.  

6. Az értékesítők több időt töltenek értékesítéssel

A vállalkozásoknak az értékesítésből van pénzük, mégis az értékesítők átlagosan idejük csak 35%-át töltik értékesítéssel. Ez az arány még rosszabb az olyan cégekben, ahol minden adatot Excelben és e-mailekben vezetnek, mivel lényegesen több időt töltenek adminisztrálással, ami a legnagyobb időnyelő. 

A MiniCRM-hez hasonló rendszerek automatikusan képezik és figyelemmel kísérik a statisztikákat, kimutatásokat, riportokat, anélkül, hogy bármit is külön, kézzel kellene vezetni hozzá (ami sok cégnél akár napokat is elvesz az értékesítők munkájából). Ennél is nagyobb időveszteséget jelent sok helyen, hogy az információk nincsenek egy helyen gyűjtve, főleg, ha több ember is érintett az értékesítésben. Ilyenkor a kollégák e-mailek felesleges olvasgatásával és egymás hívogatásával veszítenek súlyos órákat, aminek direkt kihatása van a bevételre. A képlet egyszerű: több idő értékesítésre = több új ügyfél = több bevétel. 

7. Személyre szabottabb az értékesítés

Ez már, elismerjük, emelt szintű használata egy CRM-nek, de olyan személyre szabhatóságot lehet belevinni az értékesítésbe, ami egyenesen kihat az eredményekre és amit CRM nélkül lehetetlen (vagy legalábbis nagyon bonyolult és időigényes) lenne kivitelezni. Erre remek példa az árajánlat testreszabása buyer personák alapján. 

Ha az értékesítésben használtok buyer personákat (használjatok!), akkor az adatlapon elmenthető az adott érdeklődő “perszónája” is. Ez alapján nem csak mindig tudja az értékesítő, hogyan kommunikáljon vele célravezetően, de az árajánlatot is a számára megfelelő sablonból tudja küldeni. 

De ugyanez a helyzet utánkövetéssel. Ha az értékesítő mindig személyre szabottan írja meg az utánkövető e-mailjeit, jó eredményeket érhet el, csak éppen ideje 80%-ában emailekkel foglalkozik. Ha viszont buyer persona alapján elmentett sablon levelekkel dolgozik, másodpercek alatt olyan e-mailt tud kiküldeni, ami alkalmazkodik például ahhoz, hogy az olvasó szeret sokat mérlegelni a döntés meghozatala előtt, vagy a gyors és hatékony döntésekre törekszik. 

8. Motiváltabbak az értékesítők

Minél tisztábbak és mérhetőbbek a célok, annál motiváltabbak a dolgozók. A CRM rendszerek előnye, hogy nem csak azt látják az értékesítők, hogy a kvótához képest hogy állnak, de azt is, hogy az elvárt célhoz vezető részeredmények (amikhez nap mint nap hozzá tudnak tenni) hogyan alakulnak. Így rögtön látszik, ha a napi munka nem lett elvégezve és rá kell taposni a gázpedálra. 

Ha jól meg vannak határozva a lépések, amik által az elvárt eredménynek jönnie kell, a kollégák motiváltabbak lesznek, hogy a lépéseket betartsák. Konkrét cél lebeg a szemük előtt, amihez minden nap hozzátehetnek a munkájukkal. A MiniCRM értékesítési csapatában ezek a lépések például:

• Egy napon belül elért kapcsolattartók száma 
• Reaktiválások száma elveszett ügyfelekből 
• Értékesítések száma demóból

Értékesítési folyamattól függően, persze, ezek a mérhető lépések lehetnek mások. MiniCRM-en belül szinte bármi mérhető az értékesítési folyamaton belül. Ha a célhoz vezető lépések jól vannak meghatározva, kommunikálva és mérve, akkor a csapat sínen van. 

9. Jobban tervezhető célok

Ha már motivációról van szó, nem lehet elmenni amellett, ami a legdurvábban demotiválja az értékesítőket. Ezek a rosszul meghatározott értékesítési célok. Ha a meghatározott célok nem valós számokon és tényeken alapulnak, akkor könnyen jönnek egy olyan helyről, mint a cégvezető vágyai – vagyis, “ennyit kellene értékesíteni, hogy elérjük a céges céljainkat”. 

Viszont, ha ez nincs összhangban a valósággal, csakis a vágyakkal, akkor hamar tönkreteszi a csapat motiváltságát. Ahogy az előző pontban is írtuk, a CRM-en belül elérhető sok részeredmény megmutatja, hogy a csapat 100 (esetleg 120%-on) pörög, vagy csak bejárnak melegedni és azért nem érik el az eredményeket. 

Ha a statisztikákból látható, hogy jó az aktivitás és jó a lezárás is, viszont a sales-esek nem kapnak annyi kvalifikált érdeklődőt, amennyiből el lehetne érni a célokat, akkor muszáj őket átszabni, vagy beavatkozni a marketingnél. Ellenkező esetben két dolog történhet mielőtt felocsúdna az értékesítési vezetőnk: búcsút inthetünk a legjobb értékesítőknek vagy ők is elkezdenek visszavenni a tempóból. 

10. Kiszűri az alkalmatlan értékesítőket

Talán ez erős állításként hangzik és igen, fontos az, hogy esélyt adjunk azoknak az értékesítőknek is, akik átmenetileg gyengén teljesítenek, de a hosszútávon alulteljesítő kollégákat tudni kell elengedni. 

A rosszul kitűzött célokon túl a másik leggyakoribb tényező, ami miatt a jó értékesítők alul teljesítenek (vagy akár búcsút is intenek), ha azt látják, hogy a gyenge teljesítménynek nincsen következménye.

Itt is fontos, hogy elsősorban a tevékenységeket mérjük, ne csak a végeredményt. Ha egy értékesítőnek nem jönnek a számok, de az látszik, hogy időben keresi az érdeklődőket, nem halasztja el az utánkövetéseket és nincsenek elmulasztott teendői, akkor érdemes a technikán dolgozni. Ha ezt követően sem teljesülnek a számok, ott egészen máshol lesz a probléma. 

11. Nincs elveszett érdeklődő

Kis túlzással… Ha az érdeklődőnek nem való a terméked, szolgáltatásod, azt nemhogy érdemes, de kötelező elengedni. Viszont a kvalifikált érdeklődőkkel más a helyzet. 

Ha az érdeklődő kvalifikált, de elutasította a termékedet, akkor jó esélyed van később reaktiválni. Hogy ez mennyire igaz? Új ügyfeleink jelentős része minden hónapban olyan régi érdeklődőkből jön, akik egyszer már nemet mondtak! 

A trükk, hogy a CRM segítségével tudjuk mikor érdemes újra keresni őket. Mást választottak? Mikor jár le a szerződés? Kérdezzük meg egy hónappal előtte, hogy elégedettek-e. Most egy másik projekt élvez prioritást? Mikor lesz vége? Beszéljünk akkor! Így tovább…  

Nem számít, hogy ez egy hét múlva, egy hónap vagy két év múlva van, mi soha nem felejtjük el, kit mikor kell ezzel keresnünk, és MiniCRM-mel te sem fogod. Ha lecserélődik a teljes értékesítési brigád és a vezető is elkerül az osztályról, amikor az új értékesítő bejön reggel, ott várja a feladat két évvel azelőttről, hogy keresse a kapcsolattartót a lejáró szerződéssel kapcsolatban. Az akkor rögzített problémák, félelmek, kifogások még mindig ott lesznek a rendszerben, és mindre probléma nélkül tud reagálni a kolléga.

12. Gyorsabb a betanítás

Ha a MiniCRM teljes potenciálját kihasználod, hamarosan számíthatsz arra, hogy a növekedésnek köszönhetően bővülni fog a csapatod. Egyet se félj, már magabiztos CRM felhasználóként ez sem fog gondot okozni. 

Ügyfeleink bevallása szerint az új kollégák bevezetési ideje felére, harmadára csökkent. Mivel a folyamatok le vannak vezetve a rendszerben, a feladatok pedig ellenőrző listába vannak szedve, nem kell mindent megtanítani az új kollégáknak, amit úgyis csak elfelejt később. Elég, ha érti az alapokat és tudja, hogyan használja a rendszert. A rendszer pedig mindig elé teszi a teendőiről a kész listát. 

Így ahelyett, hogy hónapokig mögötte kellene állni, néhány hét után egyedül lehet hagyni a rendszerrel, ami utána végig fogja a kezét. 

Ugyanez a helyzet akkor is, ha új folyamatot vezetsz be. Nálunk például Black Friday alkalmából egy teljesen új folyamatot kellett bevezetni, hogy egyszerre 3-400 érdeklődőt tudjunk kezelni. Mindössze egy fél órás megbeszélést tartottunk az értékesítőkkel, akik azután a MiniCRM-től kapott utasításokra hagyatkoztak. 

Egy hibát sem követtek el, mi pedig 100 új ügyféllel gyarapodtunk.