Távmunkában is magabiztosan: így delegálj jól a beosztottaidnak

Érezted már azt, hogy felesleges kiadnod a feladatokat, mert annyi idődbe telt elmagyarázni, ellenőrizni, javítani, újra csinálni, hogy előbb végeztél volna, ha megcsinálod magad?

Ha a válaszod igen, nem vagy egyedül!

Ezekben a távmunkával terhelt időkben valószínűleg számodra is megkerülhetetlenek lesznek a delegálást segítő technikák: ilyenkor még kevesebb a kontakt a csapat többi tagjával, és még nagyobb kihívást jelenthet elmagyarázni az elvárásokat.

Most ezen technikák közül szeretnék megosztani veled ötöt. 

Nem varázslatok ezek, néha talán azt is mondod majd, hogy “ez nekem már egyértelmű!” (örülünk, ha így van!). De csak akkor érhetsz el eredményt, ha minden alkalommal, hiba nélkül, mindig tudod tartani ezeket. 

Ha minden feladatnál teljesül a következő öt dolog, már nem sok dolog mehet félre, amikor delegálsz. 

Mindig időre

A kiadott feladatoknál az egyik leggyakoribb hiba, hogy nincs megadva határidő. Te nyugodt vagy, hiszen a feladatot átadtad, a feladat elvégzésére kijelölt kolléga pedig szintén nyugodt. Nem kapott határidőt, senki nem mondta, hogy sürgős, egy szóval: RÁÉR.

Emiatt persze folyamatosan tolódik, hiszen rengeteg más dolga van, aminek viszont határidőre el kell készülnie. Míg végül a kiadott feladat elfelejtődik, te pedig csak fogod a fejed, hogy vajon mi tart eddig, meddig kell várnod?

Amikor mi használjuk a rendszert, ezeket ritkán állítgatjuk kézzel, többnyire teljesen automatikusan megy. Például, amikor levelet kapunk az ügyfélszolgálatunkra, a MiniCRM egy egyórás határidőt ad egy kollegának, akinek az adott időn belül valamit tennie kell a levéllel.

És ez át is visz bennünket a következő pontra. 

EGY konkrét felelős legyen

Sales vezetőként kiadhatsz egy rövid kontaktlistát az értékesítőknek azzal a felszólítással, hogy vegyék fel a kapcsolatot a rajta található személyekkel. Viszont még a jól kommunikáló csapatokban is gyakori a hiba, hogy mivel a feladat MINDENKINEK szólt, senki sem veszi eléggé magára, vagyis: nem lesz kész. Minden kolléga másra vár, hogy elvégezze azt, míg végül senki nem csinálja meg.

Ha ez egyelőre még nincs meg nálatok (de legyen!), egy felelős kijelölése is segíthet. MiniCRM-ben egyértelműen látszik, hogy egy adott feladat elvégzéséért ki felel.

Delegálásnál ügyelj arra, hogy egy egész csapatnak célzott teendőknél is nevezz meg egy-egy személyt, aki felel annak elvégzéséért!

Segíts megtartani a fókuszt!

Nem nehéz belátni, hogy ha túl sok terhet tolsz egyszerre egy emberre, semmi nem lesz kész. Az emberek túlnyomó része nem tud egyszerre kettő, de inkább egy dolognál többre koncentrálni. Ezért csak úgy lehetnek eredményesek, ha 1-2 konkrét cél van, amiért dolgozniuk kell. Mi a MiniCRM munkatársai számára ezért vezettük be a 4DX módszert, ami a fókusz megőrzésében segít az egyes csapatoknak.

Ezt vezetőként nyilván nem könnyű lenyelni, hiszen te látod, hogy mennyi még a teendő, és egyszerre 100 dolgot fejlesztenél. De be kell látnod, hogy ha mindent egyszerre akarsz, soha semmi nem lesz kész.

Pontosan fogalmazd meg a feladatot!

Ha azt mondom képzelj el egy fehér nyulat egy asztalon, akkor 0% esélye van, hogy pontosan ugyanarra gondolunk. Ennek persze most nincs nagy jelentősége, de egy feladat kiadásakor annál inkább. 

A probléma abból ered, hogy ha azt akarod, hogy 100%-ban ugyanaz legyen annak a fejében, akinek kiadtad a feladatot, mint neked, olyan részletesen kell átadnod mindent, hogy már nem éri meg. Kivéve…

Ha folyamatban kezeled az ügyeket, az ismétlődő feladatokat egyetlen egyszer kell leírnod. Egy olyan rendszerben pedig, mint a MiniCRM, az adott leírás mindig akkor jelenik meg a kollégánál, amikor szüksége van rá, mert épp ott jár a folyamatban. 

Az egyik ügyfelünk, az Ecosoft pénztárgépek szervizelésével foglalkozik. Sok különböző típussal foglalkoznak, és mindegyiket egy kicsit másképp kell szervizelni, más a folyamat az egyes gépeknél, ezért nehéz kiadni a feladatot a kollégáknak.

De az ügyvezető mindegyik pénztárgéphez leképezte a folyamatot a MinCRM-en belül, és mindhez külön listákat, teendőket kapcsolt az elvégzendő feladatokról. Ezek pedig pontról pontra végigvezetik a kollégákat a teljes ügymeneten. Pontosan meg van adva, hogy egy adott esetben milyen dokumentumokat kell aláíratni, kivel kell egyeztetni, stb. 

Ez mennyit segít? A rendszerben végigvezetett feladatok pontos megfogalmazása óta nemcsak sokkal kevesebbet hibáznak a kollégák, de harmadannyi idő alatt tanulnak be az új ügyintézők.

Ezzel kihagyhatod a felesleges köröket, hiszen nem csak neked lesz pontosan világos, hogy mit és hogyan kell elvégezni, és a kollégáidnak sem kell gondolatolvasóvá válniuk.

Biztosítsd a szükséges eszközöket!

A teendőkről írt listák elveszhetnek, a naptár a konkrét feladatokat nem, csak a határidőket jelzi, az e-mailek megválaszolatlanul elkeveredhetnek – a hasonló problémák mind hátráltatják a dolgozókat, hogy a kapott feladataikkal időre elkészüljenek.

Ezért egyre több cég látja be, hogy szükség van egy rendszerre,

• ami eléjük teszi, amivel éppen foglalkozniuk kell,
• ami automatikusan generál számukra emlékeztetőket,
• ahol minden információt egy helyen megtalálnak,
• ahol néhány kattintással tudnak ők is egyértelműen feladatokat delegálni.

Mi pontosan emiatt nemcsak fejlesztjük, de használjuk is a MiniCRM-et, ami minden kollégánknak segít számon tartani a feladatait.

Tudod, mennyivel hatékonyabban működhetne így a te céged is?