Interjú: Így szerzett rekordszámú új ügyfelet egy cég a válság első napjaiban

Az miclub.hu alapítójával még februárban terveztünk interjút készíteni, de végül csak március második felére sikerült időpontot egyeztetnünk. És milyen jó, hogy így alakult! Hiszen így Surányi Ferenc éleslátású vállalkozóként megoszthatta velünk gondolatait és tapasztalatait a március közepén kialakult krízishelyzettel és a távmunkával kapcsolatban is. Olvass tovább, ha kíváncsi vagy, mit tanácsol az a cégvezető, aki a kialakult krízis második napján realizálta a valaha volt legnagyobb napi forgalmat a cégében!

Kérlek, foglald össze pár szóban, hogy mivel foglalkozik a cégetek! Mit érdemes tudni rólatok?

Egy webáruházra köthető mesterséges intelligencia szoftvert fejlesztünk és értékesítünk. Ennek legfontosabb előnye az, hogy semmit nem szükséges megtanulni vagy egyedül beállítani hozzá, mert a szoftver teljesen önműködő. Megfigyeli a látogatók viselkedését a webáruházban, profilozza őket, majd személyre szabott kommunikációt végez. Ez egy kevés emberi erőforrást igénylő és igen eredményes megoldás.

Elég egyedi szolgáltatásnak tűnik. Honnan jött az ötlet?

Ennek gondolata több mint 10 éve fogalmazódott meg bennünk, amikor az akkori webáruházam elkezdett hirtelen növekedni. Komoly kihívást jelentett számunkra a jó online marketinges munkatársak megtalálása és finanszírozása. Ezért elkezdtünk egyre több mindent automatizálni és mérni, míg kb. 2 év után eljutottunk oda, hogy szinte már csak a gép dolgozott, ami ráadásul jobb eredményeket ért el, mint korábban a marketing csapatunk.

Később elkezdtük mások számára is fejleszteni és elérhetővé tenni a rendszert. Ma ott tartunk, hogy nagyjából száz magyarországi és környező országokban lévő közepes illetve nagy webáruház használja a szoftverünket.

Ezek nem semmi eredmények! Jelenleg összesen hány kolléga segíti a cégnél a munkátokat?

Most összesen 47 fő dolgozik a cégnél, legnagyobb részük egyébként távmunkából végzi a feladatait. Az irodában maximum 3 fő szokott lenni, mindenki más otthonról dolgozik.

Ezek szerint több mint 40 ember munkáját irányítjátok távolról. Erre most biztosan sok cég irigykedik, ahol most kényszerülnek távmunkára váltani, hiszen számotokra most semmit nem változik a felállás. Eredetileg is így indult a cég, vagy csak később álltatok át otthoni munkavégzésre?

Nem, úgy indultunk, hogy egy állandó irodahelyiséget béreltünk. Ahogy bővült a cég és érkeztek az újabb és újabb kollégák, próbáltunk új, nagyobb helyet találni a csapatnak, de egyre inkább szálltak el a költségeink emiatt. Ráadásul azt is észrevettük, hogy egyre nehezebb jó munkatársakat találni a környékünkről. Amikor pedig mégis sikerült, a budapesti bérekkel kellett versenyeznünk vidéki cégként.

A változtatás mellett döntöttünk, ami eleinte elég nehéznek bizonyult, az átállás sok kihívást hordozott magában.

De ha jól sejtem, végül valóban jó döntésnek bizonyult…

Abszolút! Sőt, így utólag azt mondom, hogy sokkal hamarabb kellett volna ezt meglépnünk. A vállalkozás és annak fejlődési lehetőségeinek egy teljesen új dimenzióját jelentette.

A legfontosabb, hogy így nem vagyunk “bezárva”, hiszen nemcsak a környékről, hanem bárhonnan tudunk új munkaerőt toborozni. Rátalálunk a munkaerőpiac egy olyan kiaknázatlan rétegére, akikkel öröm együtt dolgozni. A felelősségvállalási szintjük páratlan, magukénak érzik a munkahelyi problémákat és kihívásokat, emellett hihetetlenül magas szinten termelnek, ami a statisztikákból egyértelműen kitűnik.

Ha már a statisztikákat említed: hogyan méritek a távolról dolgozó kollégák teljesítményét? És egyáltalán hogyan irányítjátok a munkavégzést?

Rengeteg cégnél a mai napig ledolgozott munkaórákban mérik a teljesítményt, de ezek a cégek a távmunkára való átállás után nem fognak sokáig fennmaradni, ez szinte biztos. Ilyenkor ugyanis

Ebben egy jól kialakított 3 lépcsőből álló módszer segít nekünk, ami együttesen azt eredményezi, hogy minimális nálunk a hibázási lehetőség vagy az elfelejtett feladatok száma.

Az első lépcső, hogy mindent mérhető és ellenőrizhető folyamatokra bontunk, így képesek vagyunk kontrollt gyakorolni szinte minden felett. Ha ez megvan, második lépésként jön a MiniCRM, ahol ezt a definiált folyamatot leképezzük, és ún. alertekkel szereljük fel, ami jelez a kollégának vagy a felettesének, ha elakadást vagy hibát érzékel a folyamatban. A harmadik lépcső pedig egy hatékony munkaellenőrző szoftver, ami minden kolléga elvégzett munkáját élesben felügyeli.

Mi volt számotokra a legnagyobb kihívás a távmunkára való átállásban?

Az egyik a kontrolling megvalósítása, azaz hogy mérni tudjuk az eredményeket, a teljesítményt. A másik pedig az, hogy tudjunk igazodni a munkatársak egyedi időbeosztásához. Az első kihívásra adott megoldásunkat az imént már kifejtettem, a második már nehezebben megfogható.

Idő volt, míg megtanultunk így dolgozni, de mára már a munkahelyi kultúrának a része lett a tolerancia. Azt kell mondanom, abszolút megérte, mert így nagyon értékes és lojális munkaerőhöz jutottunk. Azoknak a cégeknek is azt tanácsolom, ahol most állnak át távmunkára, hogy tanúsítsanak toleranciát, különösen a családos munkavállalók időbeosztása felé, és meglesz ennek is a gyümölcse.

Egy kicsit térjünk vissza a MiniCRM-re. Pontosan mennyi szerepe van a rendszernek nálatok a távmunkában?

Őszintén szólva, ha elvennéd tőlem, bezárnám a cégemet! Nálunk a MiniCRM az alfája és omegája mindennek, a folyamataink ott vannak definiálja. Minden kollégának reggelente az első dolga az, hogy belép a rendszerbe, és megnézi, hogy mik az adott napra esedékes teendői.

A teendőket nagyon precízen építettük fel: szinte mindegyik úgy működik, hogy amikor valaki egyet lezár, automatikusan nyílik egy másik kollégának egy újabb. Ahogy említettem, rengeteg automatizmus által vezérelt alertünk van, amik segítenek kiküszöbölni a hibákat.

Egyébként körülbelül 3-4 hónappal azután, hogy bevezettük a rendszert, elkezdtünk a MiniCRM köré egyedi fejlesztéseket csinálni, hogy teljes körűen kontrollálhassunk minden folyamatot a cégben.

Beszéljünk egy kicsit a mindenkit érintő aktualitásokról. Mit gondolsz, mi az, amire mindenképpen szüksége lesz egy, akár távmunkára váltó cégnek az elkövetkező időszakban a fennmaradáshoz?

Azt gondolom, a mostani időszakban ezerszer nagyobb hangsúlyt kell fektetnünk a gyors cselekvésre, mint bármikor korábban. Ha ezt nem tesszük meg, villámgyorsan hátrányba fogunk kezelni. Nem véletlenül tanácsolja minden válságkezelésről szóló szakirodalom ugyanazt:

mindegy mit csinálsz, de nagyon gyorsan dönts és cselekedj, ne maradj egy helyben!

Emellett a cégek számára a másik legfontosabb kérdés a hatékonyság lesz, ami ebben az időszakban elengedhetetlen lesz a fennmaradáshoz. Ha pedig valahol nincsenek kialakítva folyamatok, az hatalmas gátja lesz az eredményes működésnek. Ha pedig folyamatok, akkor szükség lesz egy rendszerre, ahol mindezt lekezelhetjük.

Ha valaki ma nagyon gyorsan akarja a cége hatékonyságát növelni, akkor nincs lehetősége arra, hogy több hónapot és milliókat rászánjon erre. Ma kell döntést hozni. És a MiniCRM minden tekintetben partner ebben, mint ahogy később a növekedésben is.

Lenne még valamit, amit ezen cégek vezetőinek tanácsolnál?

Úgy gondolom, egy jó cég egyik legfontosabb képessége a változásra való képesség, ezért a legfontosabb tanácsom talán az, hogy merjenek változtatni.

Ha most nem változunk meg, egyszerűen nincs helyünk a jövőben.

Meg kell tudnunk változtatni magunkban azt a hozzáállást, ami szerint a munkatársamnak egész nap ott kell ülnie mellettem ahhoz, hogy elvégezze a munkáját, hogy egész nap láthassam mit csinál, és ellenőrizhessem, hogy felveszi-e a telefont.

Helyette itt az ideje olyan folyamatokat és olyan rendszert építeni mindenkinek, ami mindezt figyeli a vezetők helyett, ráadásul ezerszer hatékonyabban, mint ahogy azt egy élő ember képes megtenni.

Mindezek fényében nagyon kíváncsi vagyok arra, hogy ti hogyan reagáltok a kialakult válsághelyzetre? Min változtattatok?

Mi egy olyan üzletágban dolgozunk, ahol hihetetlenül fontos a személyes kontakt, hiszen egy nagy értékű terméket forgalmazunk, és emiatt sajnos nem megvalósítható, hogy csak online értékesítsünk.

Most, hogy a személyes találkozók lemondása miatt rengeteg kapacitásunk felszabadult, elgondolkodtunk, hogy kiknek tudnánk így eladni? Kik azok, akikkel nem kell találkoznunk? A válasz egyértelmű volt: azoknak, akik a szoftverünket már látták, de valami miatt mégsem vették meg korábban. Őket kezdtük el felkeresni most, és ennek megoldásában kifejezetten jól jött, hogy van CRM rendszerünk. Itt ugyanis látjuk, hogy kik a korábbi elvesztett érdeklődőink, akikkel az őrült nagy rohanás és növekedés miatt eddig nem tudtunk foglalkozni.

Ennek az eredménye az lett, hogy március közepén, közvetlenül a válság kialakulásakor a valaha volt legsikeresebb napunkat könyvelhettük el.

Nem semmi eredmény! És mik a további terveitek az elkövetkező időszakban?

Úgy tervezzük, hogy a következő pár hónapot mi a korábbi érdeklődők megkeresésével fogjuk megoldani, és úgy látom, hogy összességében nagyon jól fogunk kijönni belőle.

Ez a járvány és a válság sok kárt okoz, de van egy előnye is, számunkra legalábbis biztosan:

Biztosan lesz nálunk is egy erős visszaesés, de ahogy a cégek majd állnak fel az első sokk után, szükségük lesz a hatékonyság növelésére, amit a mi szoftverünk is tud számukra biztosítani.

Úgy vélem, mindenki számára nagyon hasznosak lesznek az elhangzottak. Van bármi, amit még szívesen hozzátennél a témához?

Annyit mindenképpen, hogy vannak olyan helyzetek, amikor a saját céljainkat egy kicsit háttérbe kell szorítani, és támogatóbbnak lennünk olyanokkal szemben, akiknek szükségük van rá.

A szakmai tanácsadókkal történő konzultációs lehetőségeket pedig 50% kedvezménnyel lehet igénybe venni. Ezzel szeretnék segítséget nyújtani azoknak a webáruház tulajdonosoknak, akik olvassák majd ezt a cikket, hogy a lehető legkönnyebben átvészelhessék a mostani kritikus helyzetet. Hiszek abban, hogy ez óriási segítséget tud nyújtani számukra, és akár a túlélésük záloga is lehet.