A kiszervezés előnyei – és lehetséges hátrányai

Gondold végig egy pillanatra, hogy mi mindent csináltál/csináltatok a cégnél az elmúlt egy hétben. Alighanem akadt ezek között olyan feladat, amire azt mondtad: micsoda idő- és energiapocsékolás. Lehet, hogy a számlák kiállítása volt ilyen, vagy a HR-es adminisztráció, esetleg a végtelen telefonhívások olyan érdeklődőkkel, akikből soha nem lesz ügyfél.

Ez a probléma se nem egyedi, se nem újkeletű. Minden vállalkozás életében vannak unalmas, ismétlődő teendők – olyanok, melyektől jobb lenne megszabadulni. Nem csinálni persze nem lehető őket, az viszont nem törvényszerű, hogy ti foglalkozzatok velük. A kiszervezés fogalma pontosan ezt jelenti: a terhet jelentő feladatokat átadjátok egy másik cégnek, akik helyettetek dolgoznak.

A kiszervezés fogalma – mit értünk pontosan outsourcing alatt?

A kiszervezés, vagy idegen szóval outsourcing jelentése igen egyértelmű: megállapodás két cég között, melynek keretében egy feladatot vagy egy teljes projektet a megbízott fél végez el. Mindez gyakran azzal is jár, hogy a két vállalkozás alkalmazottakat vagy éppen eszközöket cserél egymással a nagyobb hatékonyság érdekében.

A hatékonyság amúgy is kulcsfogalom a kiszervezés kapcsán. Tipikusan olyan feladatok végzik egy partnercégnél, melyekre a vállalkozásnak nincs kapacitása, ideje, esetleg a megfelelő tudás hiányzik hozzá. Az outsourcing ugyanakkor a spórolás egyik eszköze is lehet, hiszen egy-egy feladat átadása olcsóbb lehet, mint egy saját alkalmazott felvétele.

Az outsourcing – aligha meglepő módon – az Amerikai Egyesült Államokban indult világhódító útjára, méghozzá a Kodaknak köszönhetően. 1989-ben a fotós cég döntött úgy először, hogy az IT-feladatok egy részét kiszervezi. Ekkor még úttörőnek számítottak, a ‘90-es években, majd a digitális kor beköszöntével azonban számtalan cég követte a példájukat.

Néhány outsourcing példa

Hogy mi az outsourcing, azt leginkább néhány hétköznapi példával lehet megvilágítani. Tegyük fel, hogy a céged légkondikat telepít irodákra és lakóépületekre. Sokan azonban nem értenek a klímához, ezért egész nap titeket hívogatnak, ha technika gondjuk akad. Nektek erre nincs időtök, és – legyünk őszinték – türelmetek sem. Ezért a telefonok fogadását kiszervezed egy call center cégnek. Ez egyben az outsourcing egyik legtipikusabb példája is.

Ugyanilyen gyakori az is, hogy a weblapüzemeltetés kerül egy másik vállalkozáshoz. Egy profi website létrehozása, karban tartása, frissítése komoly szaktudást igényel – ami nem biztos, hogy házon belül rendelkezésre áll. Felvenni egy fejlesztőt, site-buildert, szövegírót, grafikust hatalmas kiadást jelentene. A megoldás: átadni a teljes feladatot egy webfejlesztő cégnek előre meghatározott összegért.

A kiszervezés előnyei

Időt szabadít fel

Amikor a kiszervezés előnyei és hátrányai kerülnek szóba, a legtöbben az időmenedzsmentet hozzák fel először az outsourcing mellett. Két okból is. Egyrészt, mert megszabadulhattok az olyan feladatoktól, melyeket senki nem csinál szívesen. Ha pedig valaki valamitől ódzkodik, csak tologatja, halogatja és elpepecsel vele. A munkaidő a “semmire” megy el. Másrészt pedig a partnercég garantálni fogja, hogy a rájuk bízott munka mindig időben elkészül.

Segít a lényegre koncentrálni

Ez a pont szorosan összefügg az előzővel: ha több időtök van, több lehetőség jut az igazán fontos feladatokra és projektekre koncentálni. Maradjunk a call centeres példánál: ha minden telefont a marketinges vesz fel, aligha marad ideje jobbnál jobb hirdetéseket kitalálni, vagy megalkotni a marketingstratégiát a következő negyedévre. Ha viszont ez már nem az ő dolga, a produktivitása és a céghez adott értéke is nőni fog.

Költségkímélő

Az outsourcing előnyei között előkelő helyen szerepel a spórolás is. Térjünk vissza a honlapüzemeltetéshez. Csak egy jó fejlesztő munkabére elérheti a havi bruttó egy-másfél millió forintot, és akkor a többiekről még nem beszéltünk. Ennél szignifikánsan olcsóbb, ha csak egy megbízási díjat kell fizetned. Az outsourcing ráadásul jól kalkulálható, fix költségeket jelent, ami hozzájárul a céged anyagi stabilitásához.

Növeli az alkalmazkodóképességet

A gazdasági környezet, a munkaerőpiac és a technika folyamatosan változik. Ember, azaz vállalkozó legyen a talpán, aki követni tudja a trendeket. A kiszervezésnek köszönhetően villámgyorsan reagálhatsz bármilyen kihívásra. Változik az adózás? Kereshetsz egy új könyvelőirodát. Home office-ba kényszerültök? Kereshetsz egy informatikai céget, aki technikai támogatást nyújt.

Versenyelőnyt jelent

A pénzben, időben és energiában hatékonyabb működés önmagában is versenyelőny, de van még egy szempont. Nevezetesen az, hogy mindig a legjobb szakemberekkel dolgoztathatsz. Ha egy saját alkalmazottat akarsz felvenni, nagyon kevés, általában helyi emberekből válogathatsz. A kiszervezéssel? Az egész ország minden tudása elérhetővé válik (bizonyos munkakörökben pedig az egész világé). Ha nálad mindig a legjobb, legfelkészültebb emberek végzik a teendőket, az bizony fájni fog a konkurenciádnak.

A kiszervezés hátrányai

Némi kontrollt fel kell adnod

Ideális esetben a saját munkatársaid munkáját szemmel tudod tartani, és a képességeikkel is tisztában vagy. A kiszervezés azzal is jár, hogy az ellenőrzés és a kontroll egy részéről önként lemondasz. Egy másik cég működésére, az ott dolgozók munkájára nincs akkora hatásod, mint házon belül. Ezt a legjobban úgy tudod kiküszöbölni, ha világos folyamataid vannak, és ezek mentén dolgoztatsz külsősökkel.

Kommunikációs problémák léphetnek fel

Egyáltalán nem garantált, hogy a szerződött cég ugyanabban a ritmusban, időbeosztásban vagy akár időzónában dolgozik, mint ti. Ez már önmagában is problémákat okozhat, ráadásul egy külsős cég embereitől nem várhatod el, hogy ugyanúgy bármikor a rendelkezésedre álljanak, mint a saját alkalmazottaid. Érdemes ebben előre megegyezni a másik vállalkozással, ahogy arról is, hogy mi lesz a kommunikáció fő csatornája (telefon, e-mail, Skype stb).

Ügyelni kell a minőségre

Több idő, nagyobb hatékonyság, javuló versenyképesség – mindez csak akkor válhat valóra a kiszervezés által, ha megbízható, a munkájára igényes céggel szerződsz. Ha a call center munkatársai nem udvariasak, nem tanulják meg a ti megoldásaitokat, csak bajt hozol a saját fejedre. Nem lehet eléggé hangsúlyozni, hogy alaposan utána kell nézned, kivel bútorozol össze!

Biztonsági kockázatok

Ami Vegasban történt, az Vegasban marad. Ami pedig a cégednél történik, az a cégedben marad. Nos, a kiszervezés esetében ez nincs teljesen így. Az outsourcing kockázata az, hogy bizalmas vagy titkos adatok kerülhetnek egy másik cég birtokába. Néhány területen ez komoly gondot jelent (egészségügy, pénzügyek, biztosítók), de minden cégnek ügyelnie kell a “titkaira”. Egy titoktartási záradék jó ötlet lehet a szerződés kiegészítéseként.

Belső elégedetlenséget szülhet

A kiszervezés egy rosszul értelmezett üzenet is lehet a kollégáid felé. Azt érezhetik, hogy nem tartod elég jónak, ügyesnek őket vagy nem hiszel a képességiekben. Az is felmerülhet bennük, hogy a céged anyagi gondokkal küzd, és nem engedhet meg magának új munkatársakat. A kulcsszó ebben az esetben az őszinteség: beszéld át töviről hegyire az outsourcingot a többiekkel, és magyarázd meg, hogyan teszi ez könnyebbé az ő dolgukat is.

UP•SOURCE: szervezd ki a feladataidat a MiniCRM-hez!

A felhalmozódó feladatok valós és mindennapos problémát jelentenek a hazai KKV-knak. Ezért is döntöttünk úgy, hogy enyhítünk a terheiken, és átvállaljuk a teendők egy részét. Az új Up-source szolgáltatásunk keretében jelenleg kétféle feladatot is teljes egészében ránk bízhattok.

• Az érdeklődők minősítését: felvesszük a kapcsolatot minden érdeklődővel, hogy nektek már csak azokkal kelljen foglalkozni, akikből ügyfél lehet. Ez a lehetőség rengeteg felesleges telefonálgatástól kímél meg titeket.
• A fizetetlen számlák behajtását: Ez bizony nemcsak időrabló, hanem igen kellemetlen munka is. Késésben lévő ügyfelekkel, partnerekkel tárgyalni empátiát és hozzáértést igényel. A behajtás sikerén viszont a céged jövője múlik. Bízd ránk nyugodtan!

A munkánk minőségére nem lehet majd panaszod: olyan emberekkel dolgozunk, akiknek több évnyi tapasztalat áll a háta mögött. A MiniCRM rendszere pedig gondoskodik róla, hogy minden ránk bízott feladat határidőre és tűpontosan elkészüljön. Mi nem csupán egy call center vagyunk: egy komplex, jól működő folyamatunk van az érdeklődők előmínősétésére és a számlák behajtására.

A kommunikációval sem lesz gond, mert minden a saját CRM-szoftverünkben történik. Csak belépsz a rendszerbe, és egy kattintással adsz nekünk egy feladatot. Ugyanitt fogod látni, hogy min dolgozunk éppen, és melyik teendő mikor lesz kész. Teljes átláthatóságot kapsz, így a kontroll is a te kezedben maradsz.

Az Up-source nem csupán kiszervezés, hanem felszervezés: szintet léphetsz az ügyfélkezelésben és a behajtásban.

Kiszervezésre fel!