8 hasznos tipp az iroda bérléshez

Egy cég irodája egyben a legfontosabb névjegye is. Az üzleti partnerek, ügyfelek mind-mind a helyiség alapján vonják le az első következtetést, amikor belépnek az irodába. Sőt, már az előtt: ha az irodád rossz környéken van, nem lehet a közelében parkolni vagy maga az épület lepusztult, máris hatalmas hendkippel indulsz.

Egyáltalán nem mindegy tehát, hogy melyik kiadó iroda mellett teszed le a voksod. Ha egyáltalán leteszed bármelyik mellett is, hiszen ma már az sem ritka, hogy egy vállalkozás „otthontalan”. Aktuális blogbejegyzésünkben erről is szó lesz – no, és arról is, hogy mit kell mérlegelned a tökéletes iroda kiválasztásához.

Iroda bérlet 2022-ben – szükséged van rá?

Az iroda, pláne irodaház bérlés cseppet sem olcsó mulatság. Csak azért ne vágj tehát bele, mert kötelező, és mert mások ezt várják tőled. Főleg, ha startup vagy kezdő vállalkozó vagy: ilyenkor másra, fontosabb dolgokra kell a pénz. Értelemszerűen vannak olyan területek, ahol az iroda nélkülözhetetlen, de például egy webshopnak vagy grafikai stúdiónak bőven belefér, hogy mindenki otthonról dolgozzon.

Még egy mini iroda bérlése is havi több tíz- vagy akár százezer forint lehet (főleg Budapesten és a megyeszékhelyeken), ami már számottevő kiadás a céged büdzséjében. Ma már senki nem lepődik meg, ha egy megbeszélést egy kávéházba vagy egy közösségi irodába szervezed.

Kép forrása: pexels.com

Jó alternatíva a közösségi iroda bérlés?

Ha pedig már szóba került, folytassuk a közösségi irodákkal. A szolgáltatott irodának is hívott lehetőséggel akkor lehet irodád, amikor csak akarod. Ha viszont nincs rá szükséged, nem kell fizetned semmilyen helyiségért. Ezekben a közös irodákban akár egy napra, hétre vagy hónapra is bérelhetsz irodát – amikor épp megkívánja a helyzet.

Sőt, az utóbbi években olyan cégek is megjelentek a piacon, akik egy órára is nyújtanak irodabérlést. Na jó, ha egészen őszinték akarunk lenni, ezek inkább tárgyalóhelyiségek, de általában úgyis ilyen célra keresik őket az üzletemberek. A közösségi irodának/ óradíjas irodának kétségkívül az ára a legvonzóbb tulajdonsága. Ugyanakkor ezeket nem tudod személyre szabni, és nem állnak korlátlanul a rendelkezésedre.

8 tipp a tökéletes iroda bérléséhez

Mérd fel a helyigényed

Az iroda bérlés tippek között nem is szerepelhetne más az első helyen. Semmi sem fontosabb, mint hogy reálisan felmérd, mekkora irodára lesz szükséged. Egy alulméretezett épületben kényelmetlen lesz a munkavégzés, és gyorsan tovább kell majd állnotok. Egy hatalmas, kihasználatlan hodály pedig őrületes összegeket emészt majd fel. Azt is vedd azonban figyelembe a méret meghatározásánál, hogy mekkora fejlődést tervezel a cégeddel a következő években.

Figyelj a részletekre

Az ördög a részletekben rejlik, az ingatlanpiacon pedig mindez hatványozottan igaz. Szóval csak alaposan: járd körbe töviről-hegyire a kiszemelt helyiséget, és akár vigyél magaddal egy építészt is, aki felfedezi a rejtett hibákat. Mielőtt leszerződnél az irodára, feltétlenül kérd ki a tulajdonlapot. Hidd el, nem egyszer előfordult már, hogy arra jogosulatlanok próbáltak bérbe adni irodát. A szerződést pedig mindig nézze át egy ügyvéd is.

Ismerd meg az extrákat

Ahogy a kocsivásárlásnál is hosszasan böngészed az extrákat, úgy az irodánál sem mindegy, hogy mit kapsz a pénzedért. A legalapvetőbb kérdés például az, hogy bútorozott-e az iroda vagy sem. Milyen az elektromos hálózat? Van-e szélessávú net? Különösen fontos lehet, hogy az adott épületben működik-e portaszolgálat vagy őrzik-e a területet bármilyen módon?

A büdzsét is jól kell belőnöd

Az irodahelyiség bérlés pénzkérdés. Szóval mielőtt rákeresnél a szóba jöhető ingatlanokra, először készíts egy őszinte büdzsét. Az őszinteség a kulcsszó: ne az álmaid és a vágyaid vezéreljenek, hanem a gazdasági realitások. Lehet, hogy egy belvárosi luxusirodában éreznéd jól magad, de a pénztárcád ezt nem teszi lehetővé. Ne kockáztasd a vállalkozásod pénzügyi egyensúlyát egy nagyzoló irodával. Nem éri meg.

Kép forrása: pexels.com

Megközelíthetőség – kardinális kérdés

Ahogy már a bevezetőben is említettük, az irodád a cégedről árulkodik. És ha az iroda elérhetetlen, lehetetlen a közelében parkolni vagy éppen három átszállással lehet csak oda eljutni, az semmi jót nem mond rólatok. Nem lehet minden iroda a belváros kellős közepén, de ha ügyfeleket, partnereket akarsz fogadni személyesen, akkor ügyelned kell arra, hogy ne három napi hideg élelemmel kelljen nekivágniuk az útnak.

Kalkulálj pluszkiadásokkal

Az iroda bérlet teljes ára több tételből tevődik össze. Az alapja természetesen maga a bérleti díj, de ott van még a rezsi is. Hogy oszlik meg a bérlők között, és mit tartalmaz pontosan? Lehet, hogy csak az alapokat (villany, fűtés, víz), és például a netet már külön kell fizetnetek. Arra is érdemes rákérdezni bérlés előtt, hogy rendelkezik-e az ingatlan biztosítással, és kit milyen mértékben terhelnek az esetleges javítások, felújítások.

Szerződés nélkül soha

Szerencsére ma már igencsak példátlan, hogy szerződés nélkül akarjanak irodát kiadni, de azért akad rá precedens. Soha, de soha ne menj bele ilyen megoldásba! Sőt, inkább szánj időt a dokumentum alapos kidolgozására és arra, hogy minden esetet lefedjen: kaució, felmondási lehetőségek és idő, a bérlő és a bérbeadó jogai és kötelezettségei stb.

Lakjátok be az irodát

Miután megtaláltad az ideális irodát, szánj pár napot vagy hetet arra, hogy otthonossá tedd. Minden alkalmazottad nagyobb örömmel jár majd be az irodába, ha az igényes, meghitt vagy ultramodern. A lényeg, hogy olyan legyen, amiben ti jól érzitek magatokat, és amit büszkén mutogathatsz a vendégeknek is.

CRM-rendszer: az online irodád

A fizikailag is létező iroda csak az érem egyik oldala. Kell egy olyan online tér is, ahol összefoghatod a céged különböző szálait. Ha úgy tetszik, egy online iroda, ahol átlátod és irányítod a feladatokat, a folyamatokat és a stratégiát is. Pontosan ezt kínálja egy olyan ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer, mint a MiniCRM.

• Egy helyen tekintheted át az összes ügyfeled minden adatát. Sőt, az előzmények is teljes egészében visszakövethetők lesznek.
• A CRM-ben kezelheted a feladatokat. Minden kollégád pontosan tudni fogja, mikor mit kell csinálnia, és arra milyen határidőt kapott.
• Okos és hasznos riportokkal követheted nyomon az értékesítést, a munkatársak teljesítményét vagy akár a marketingkampányaid teljesítményét.
• Bárhol és bármikor átnézheted a céged működését. A MiniCRM-hez csak egy laptop (vagy mobiltelefon) és net kell: nincs több olyan, hogy vakon vagy a cégvezetés kapcsán.

Mindezt ráadásul ingyenesen is kipróbálhatod: rendezd be az online irodádat még ma!