Így lehet sikeresebb az utazási irodád CRM-mel

Talán nincs még egy olyan szektor, amit jobban megtépázott volna a koronavírus-járvány, mint a turizmus (esetleg a vendéglátás említhető még egy lapon). A World Tourism Organization jelentése szerint egymilliárddal kevesebb út történt 2020-ban, mint egy évvel korábban, és több mint 100 millió munkahely került veszélybe. A helyzet mostanra jelentősen javult, sőt a magyar turizmus akár rekordévet is zárhat idén.

A következő gazdasági visszaesés azonban máris itt van a nyakunkon, és ki tudja, hogy érinti majd a szektort. Ismét kulcsfontosságú tehát, hogy az utazási irodád flottul működjön, stabilan jó eredményeket szállítson és költséghatékonnyá váljon. Ebben segíthet egy ügyélkapcsolat-kezelő rendszer, vagyis egy CRM-szoftver. Olvass tovább, és tudd meg, hogyan!

Mi az a CRM, és hogyan kapcsolódik a turizmushoz?

Az, hogy ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer, nem igazán fejezi ki, hogy mire képes egy korszerű CRM. Tény, hogy alapból az ilyen szoftvereket erre találták ki: egy helyen tárolni, és onnan használni az összes ügyféladatot. Erre az Excel is képes – mondhatnád.

Ez igaz is, csakhogy az Excel nem tud értesítéseket küldeni az egyes ügyfelekhez kapcsolód feladatokról. Az Excelből nem tudsz egy kattintással hírlevelet küldeni az összes ügyfelednek, érdeklődődnek. És ami a legfontosabb: az Excelben nem tudod vezetni évekre visszamenőleg a teljes ügyfélelőzményt (legalábbis nem úgy, hogy az a gyakorlatban is használható legyen).

Egy CRM-rendszer mindezekre alapból képes, de a tudása nem áll meg itt. Ahogy majd a cikkünkből látni fogod, számos olyan funkciót biztosít, amit egy utazási iroda is kihasználhat. Nem, nem csak a nagyok, akiknek több száz alkalmazottjuk és több tízezer ügyfelük van. A CRM-et ma már kis- és középvállalatok is használják: mert olcsóbb és könnyebben kezelhető, mint egy ERP, de összehasonlíthatatlanul hatékonyabb, mint az Excel és más hagyományos megoldás.

6 ok, amiért egy CRM jó választás az utazási irodádnak

Időt spórol

A turisztikára különösen igaz, hogy nagy a hajtás, sok a feladat. A pepecselés, a késés és a teendők tologatása nem fér bele. Egy CRM-rendszer több módon is képes időt felszabadítani minden kollégának, hogy jobban és eredményesebben dolgozhassanak.

Belegondoltál már például, hogy mennyi idő megy el naponta ugyanannak az e-mailnek a megírásával? Ha mondjuk valaki érdeklődik a honlapon, és válaszoltok neki, hogy nemsokára keresni fogjátok. Nos, a CRM ezt a levelet automatikusan kiküldi, ahogy beérkezik a megkeresés. Senkinek a kisujját sem kell mozdítania.

Ez csak egy példa: a CRM számtalan ehhez hasonló automatizmust állíthattok be, amikkel a monoton, ismétlődő feladatokat a „gép végzi helyettetek”. A szoftver okos feladatkezelője, ahol minden teendőhöz felelős és határidő társul, arról gondoskodik, hogy ne legyen fejetlenség a cégednél. Márpedig a legtöbb idő azzal megy el, hogy a kollégák egymást faggatják a feladatokról.

Növeli a hatékonyságot

Ahogy már említettük, a CRM képes visszamenőleg is megmutatni, hogy egy-egy ügyféllel miről beszéltetek, miben maradtatok, és mi lesz a következő lépés. Ez önmagában is hatékonyságnövelő tényező, hiszen nem kell mindig újra felvenni a fonalat. És akkor most gondold el, hogy ezt az érdeklődőkkel is meg tudod tenni. Ha a CRM-nek köszönhetően pontos vagy, megbízható és rendszerezett, sokkal eredményesebben értékesíthetsz elveszettnek hitt érdeklődőknek is.

A hatékonyságot szolgája az is, hogy a cég vezetőjeként akármikor átláthatod, hogy mi történik a vállalkozásodban. Egy CRM-rendszer képes a számok nyelvére fordítani a mindennapokat. Kimutatásokban nézheted meg, hogy alakult az árbevétel adott időszakban, mennyi új ügyfelet vonzottatok be vagy hogy melyik értékesítőd hogyan teljesített. Ugyanezt megteheted a marketingcsatornákkal, és így látni fogod, hol érdemes hirdetni, és honnan nem jön elég ügyfél.

Együttműködik a meglévő szoftvereiddel

A CRM a turizmus számára lényeges, de természetesen messze nem az egyetlen szoftver, amire szükség lehet. Még a legjobb ilyen szoftver sem funkciónál e-mail kliensként vagy naptár-alkalmazásként. Arra viszont nagyon is képesek az ügyfélkapcsolat-kezelő szoftverek, hogy együttműködjenek a már meglévő programjaiddal. Nem kell tehát attól félned, hogy a rendszerek majd kiütik és kioltják egymást.

Ha a CRM-ben érkezik egy feladat, az meg fog jelenni az Outlook vagy Google naptáradban is. Ha pedig még maradt vagy keletkezik adat Excelben, azt könnyedén feltöltheted a CRM-be is. Sőt, arra is van mód, hogy a Facebook-hirdetésre kattintó érdeklődők adatai kapásból a CRM-rendszerbe kerüljenek, és minden további feladatot már a program vezéreljen.

Javíthatod az ügyfélelégedettséget

Képzeld el a következő helyzetet: csörög a telefonod. A vonal másik végén egy dühös ügyfél van, aki három hete kért ajánlatot a honlapon egy nagy értékű külföldi útra. Csakhogy a mai napig nem kapott semmilyen visszajelzést. Szabadkozol, és megígéred, hogy azonnal utánanézel. CRM nélkül ehhez hány e-mailt kéne átolvasnod? Hány kollégát kéne megkérdezned? Hogy derülne ki, mi volt az elakadás oka? Egyáltalán: vissza tudnád-e bárhogy fejteni a dolgot?

A CRM rendszerben ez a következőképpen nézne ki. A rendszerben rákeresnél az ügyfél nevére. Az adatlapján ott lenne, hogy mikor kért ajánlatot és mire. Az is kiderülne egyetlen másodperc alatt, hogy melyik munkatársad kapta a feladatot az ajánlat kiküldéséről. Az ő feladatlistájában látnád, hogy ez megtörtént-e, és mikor kellett volna megtörténnie. A hiba pillanatok alatt kiküszöbölhető.

De lépjünk egy lépést hátra: ha a CRM vezetné a kezeteket a folyamatban, nem is fordulhatna elő egy ilyen telefon!

Egy helyen tárolhatsz minden infót

Arról már volt szó, hogy minden ügyféladat egy helyre kerül (név, cím, telefonszám, e-mail, kapcsolattartó, előzmények stb). Ugyanezt azonban kiterjesztheted a cég belső információira is. A CRM-be elmentehed az összes alkalmazottad adatait, és így biztosan nem fogsz megfeledkezni egy évfordulós orvosi vizsgálatról, egy határozott idejű szerződés lejáratáról vagy mondjuk egy szülinapról sem. A rendszer ezekről természetesen mind-mind értesítést küld a felelősnek, felelősöknek.

Az is gyakori, hogy egy teendőhöz valamilyen fájl társul. Például a grafikus készít egy új brosúrát az idegenvezetőknek. Ezt is bátran feltölthetitek a CRM-be, és onnantól kedvez bárki, bármikor hozzáférhet. Megint csak: mennyi időt és idegeskedést spórolnál meg, ha minden doksi és infó azonnal elérhető és megtalálható lenne?

Bárhonnan dolgozhatsz

A CRM az idegenforgalom távmunkás igényeihez is passzol. Ebben az iparágban teljesen bevett, hogy úton-útfélen dolgozni kell, nem ülhet mindenki egész nap az irodában. Az idegenvezetőknek például tudniuk kell, hogy hány emberre számítsanak, és pontosan kik jönnek majd. A CRM-mel ezt is egy helyen látják majd, és akár menet közben is átnézhetik a következő teendőiket.

Egy ügyélkapcsolat-kezelő rendszerrel te, a cég vezetője sem leszel helyhez kötve. A modern CRM-ek felhő alapúak, azaz nem kell semmit sem telepítened a latpododra. A böngésződből bárhonnan elérheted a rendszert, és persze ugyanez igaz a telefonodra vagy a tabletedre is.

Válassz magyar CRM-et!

Ági, a MiniCRM egyik ügyfele, és talán nem fogsz meglepődni, ha eláruljuk, hogy utazási irodát vezet. A cégénél korábban rengeteg fejfájást okozott, hogy naponta kismillió e-mailt és telefont intéztek érdeklődőkkel, de konkrét ügyfél csak ezek elenyésző hányadából lett. Elvesztegetett idő és energia – gondolta Ági. Aztán gondolt még egyet, és elkezdte vezetni ezeket az embereket MiniCRM-ben. Minden adatot felvitt: mikor léptek kapcsolatba az irodájával, mi volt az úticéljuk, és az végül miért valósult meg.

Ez azonban még csak halott adat volt, úgyhogy Ági a következő lépésben személyre szabott leveleket és ajánlatokat küldött az érdeklődőknek. A CRM-ben le tudta szűrni, hogy ki akart Olaszországba utazni az elmúlt fél évben egy hétnél hosszabb időre. Majd megkereste őket egy ilyen ajánlattal. A módszer remekül működött! Olyannyira, hogy hónapokkal később Ági a bevétele egy harmadát ilyen és hasonló reaktivált ügyfelekből szerezte.

A MiniCRM-nek köszönhetően Ági nem vaktában lövöldözött. A szoftver ugyanis folyamatosan jelentésekkel látta el az e-mailek kapcsán. Ezekből kiderül, hogy melyik üzenet mennyire talált célba, melyik tárgymező generált sok kattintást, és melyik napszakban nyitották meg a legnagyobb arányba a leveleket.

Amikor megkérdeztük Ágit, hogy miért pont a MiniCRM mellett döntött, több szempontot is említett:

• Mert magyar nyelvű szoftver magyar ügyfélszolgálattal
• A kezelőfelülete egyszerű, és nem kell IT-zseninek lenni, hogy az ember használni tudja
• A MiniCRM-et 30 napig ingyen tudta tesztelni
• A bevezetésnél minden segítséget megkapott, pedig volt kérdése bőven

Próbáld ki Te is a MiniCRM-et elköteleződés nélkül – indulj el új utakon az utazási irodáddal!