Így lesz sikeresebb a marketing ügynökséged CRM-mel

Milyen is egy online vagy digitális marketingügynökség? Pörgős, kreatív, sokrétű – és általában (és jó esetben) túlterhelt. Vagyis sokféle feladat tornyosul a csapat előtt, amiket rövid határidővel kell megoldani, és többféle szakember együttműködését igényli. A csapat- és cégvezetőt ez bizony komoly kihívás elé állítja: össze kell fognia a különböző területeket, és biztosítania kell a minőséget az ügyfelek felé.

És akkor arról még nem is beszéltünk, hogy egy ügynökségnek is ügyfeleket kell szereznie, azoknak számláznia kell, és a kliensek kisebb-nagyobb kívánságait fejben kell tartania és reagálnia rá. Cikkünkből megtudhatod, hogyan támogatja az összes felsorolt kihívást egy CRM-szoftver!

Mi is a CRM és mire való?

A CRM per definitionem egy ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer. Ez valamikor teljes mértékben igaz is volt, hiszen az első CRM-ek arra voltak jók, hogy a cégek egy helyen tárolják és kezeljék az ügyféladatokat. A modern CRM-ek természetesen változatlanul képesek erre, de számos egyéb hasznos funkcióval is bővültek. Így egy korszerű CRM kvázi ERP (vállalatirányítási rendszer) is egyben, ahol egy kézben, szoftverben fut össze a cég minden folyamata és tevékenysége.

Mi tartozhat ide? Nos, a teljesség igénye nélkül a feladatok kiosztása, nyomon követése, a határidők számon tartása, a számlák kiállítása, a HR-feladatok, az ügyfélszerzés, a marketing, a statisztikák és riportok, de akár a külső- és belső levelezés is. Joggal merül fel benned, hogy micsoda bonyolult, kezelhetetlen program lehet ezek alapján egy CRM.

A helyzet azonban az, hogy a CRM-ek moduláris felépítésűek. Az összes felsorolt funkció önálló kis sziget, ami azonban képes összedolgozni a többi funkcióval. A dolgok nem, hogy nem keverednek össze, hanem épp ellenkezőleg: letisztázódnak. A CRM-ek arra is lehetőséget adnak, hogy az egyes felhasználók csak az általuk használt modulokhoz férjenek hozzá. Egy SEO ügynökség esetében például a szövegírónak nincs dolga a számlázással, így számára ez a modul nem is létezik.

5 ok, amiért a CRM jó választás az online ügynökségednek

Mielőtt rátérnénk a konkrét okokra, szögezzük le, hogy egy CRM-rendszer bármilyen cégméret és tevékenységi kör esetében megállja a helyét. Kisvállalkozók éppúgy előnyösen használhatják, mint a multik, és abban sincs különbség, hogy a vállalkozás SEO-val vagy influenszer marketinggel, esetleg csak grafikával foglalkozik. A CRM ugyanis rugalmas és személyre szabható: olyan lesz és arra használható, amilyet szeretnél.

Áttekinthető ügyfélkezelés

Egy online marketing ügynökségnél egyáltalán nem ritka, hogy több száz vagy akár több ezer ügyféllel áll kapcsolatban. Ezekhez az ügyfelekhez mind tartozik egy kapcsolattartó, egy telefonszám, egy e-mail cím és egy postázási cím. Ráadásul minden ügyfélnek van egy komplett történelme is: mikor és hogyan került kapcsolatba velünk, milyen igényei vannak, miket rendelt eddig. Excel-táblában tárolni ezeket az adatokat csak addig jó ötlet, amíg tényleg csak tárolásról van szó. Ha valamit kezdeni is akarunk az adatokkal, az Excel azonnal szörnyethal.

A CRM-ben viszont minden ügyfél saját kis adatlapot kap, ahol minden, de tényleg minden szerepel. A fent felsorolt infókon kívül az is, hogy melyik kolléga mikor mit intézett az ügyféllel, mi lesz a következő lépés, és milyen e-mailek mentek ki számára. Ez még mindig nem nagy truváj, sóhajthatsz.

Oké, akkor lássunk még egy dolgot, amire a CRM képes. Tegyük fel, hogy reaktiválnád azokat az érdeklődőket, akik az elmúlt hat hónapban Facebook-hirdetésre regisztráltak. De csakis azokat a céges érdeklődőket szeretnéd elérni mondjuk egy hírlevéllel, akik későbbi visszahívást kértek és legalább évi 10.000.000 forint árbevétellel rendelkeznek. A CRM-ben az ilyen szegmentálás mindössze pár kattintás: nem vaktában küldözgeted majd az összes ügyfélnek a levelet, hanem azoknak, akiknek valóban szánod.

Könnyű feladatmegosztás

Egy digitális marketing ügynökségnél óhatatlanul egymásra épülnek a feladatok. Most vegyünk a példa kedvéért egy SEO ügynökséget. Az értékesítők behozzák az ügyfelet. Az irodavezető szerződést köt vele. A SEO-s kolléga átnézi a honlapot, és javaslatot tesz a módosításokra. A szövegírók tartalmat gyártanak a weblapra. A grafikus új dizájnelemeket készít. A munka elkészült, az irodavezető kiküldi a számlát.

Honnan fogja tudni a SEO-s kolléga, hogy a szerződésen megszáradt a tinta, és elkezdhet dolgozni. Miként értesül róla a szövegíró, hogy neki milyen teendői lesznek? Az alapmegoldás erre az, hogy:

A) Szólnak egymással, úgyis ott ülnek egymástól egy méterre
B) Megírják e-mailben
C) Skype-on szólnak egymásnak
D) Nem szól senki senkinek, és csak kallódnak a feladatok

Nem, ne karikázzuk be egyiket sem! Mindegyik csak a káoszt fokozza! A megoldás az, hogy ezt az egészet CRM-ben kezeljük, méghozzá így:

1. Az értékesítő kiad egy feladatot a SEO-snak
2. A SEO-s a CRM-en belül vezeti checklistek formájában, hogy mit kell tennie
3. Ha a szövegíróra van szüksége, neki is ad egy feladatot
4. A szövegíró ugyanebben a feladatban jelzi, ha elkészült
5. Ha mindenki végzett, az irodavezető kap egy feladatot, hogy küldheti a számlát

A CRM-ben minden feladat személyre szól, határidő tartozik hozzá, és több alfeladat is hozzárendelhető. A felelős kolléga pedig e-mailes értesítést kap, ha közeleg a határidő, és még nem végzett a teendőjével. A fontos doksik pedig szintén a feladat lapjához csatolhatók.

Hirtelen változtatások? Nem gond!

A fenti példa egy álomszerű esetről szól. A valóság a legritkább esetben ilyen. Inkább olyan – és ez főleg a grafikai és szövegírási munkákra igazak -, hogy az ügyfélnek eszébe jut még valami. Aztán még valami és még valami és még valami. Aztán amikor megkapja a kész anyagot, még mindig változtatna egy kicsit. Persze, csak ha nem gond.

Lehet ezen idegeskedni, mert kétségkívül bosszantó. De az ügyfél akkor lesz elégedett, és akkor fog legközelebb is minket választani, ha gyorsan és készségesen reagálunk a változó elképzeléseire. Ehhez viszont az kell, hogy a kollégák értesüljenek a kérésekről, és követni lehessen, hogy éppen hol is tartunk az ügyféllel.

Ahogy már olvashattad, a CRM-ben a teljes ügyfélelőzmény ott virít. Mikor mit kért, milyen változtatásokat kellett eszközölni, és mi van még vissza. Hatalmas piros pontokat szerezhetsz a klienseidnél, ha a legváratlanabb kéréseket is teljesíteni tudod, és gond nélkül megcsináljátok a munkát.

Új ügyfelek pofonegyszerűen

Hogy reagálhass az ügyfelek kérésére, ahhoz azonban először ügyfeleket kell szerezni. Marketing ügynökségként erre alighanem ezer és egy módszert ismertek, de itt most nem csak a hirdetésekről van szó. Hanem arról, hogy miként tudtok az érdeklődőkből tényleges ügyfelet csinálni. Ez ugyanis az igazi kihívás!

Egy CRM rendszer abban támogat titeket, hogy gördülékenyen, szinte magától működjön a folyamat. A potenciális ügyfelek értékelik, ha minden pontosan és a megbeszélt időpontban történik (mondjuk egy visszahívás, az ajánlat kiküldése stb). Sőt, a CRM mindezt akár automatikusan is megcsinálja előre megírt sablonlevelek alapján, így tényleg olyan a dolog, mintha kottából csintálnátok.

Álomszerű HR

Legyünk őszinték: az adwords, seo ügynökség és egyéb marketingügynökségeknél igen magas a fluktuáció. Ehhez még vegyük hozzá, hogy jó munkaerőt találni manapság kőkemény feladat. Luxus tehát ad-hoc megoldásokra hagyatkozni a HR-ben. A legtöbb cég egyszerűen azért marad le a megfelelő jelentkezőről, mert elkallódik az önéletrajza, nem hívják fel időben és rossz benyomást keltenek a szétszortságukkal.

Amire a CRM-renszer képes az érdeklődők kapcsán, arra képes az állásra jelentkezők esetében is. Mind a HR-es kollégák, mind az aspiránsok előre definiált lépéseken mennek keresztül. Ha bejön az önéletrajz, automatikusan kimegy a visszaigazoló e-mail. Ha a jelölt ideális, egy kattintás, és megy a próbamunka. Amennyiben ez is rendben van, már érkezik is a feladat a HR-esnek, hogy szervezzen interjút. Mindez egy rendszerben, jórészt automatikusan, lényegében hibalehetőség nélkül.

Dönts magyar CRM mellett!

Arról most már sokat tudsz, hogy a CRM marketing ügynökségeknek is ideális. Csakhogy a piacon többféle ilyen rendszer is létezik. Melyik lesz a legjobb választás nektek? A MiniCRM mellett szól, hogy:

• Magyar CRM rendszer. Hazai fejlesztés, magyar nyelvű támogatás és ügyfélszolgálat
• Kifejezetten a kis- és középvállalkozások igényeire szabott szoftver
• Felhőalapú program, vagyis semmit nem kell telepíteni hozzá, és bárhonnan elérhető
• Egyedi árak, tetszőlegesen összeválogatható funkciók (csak azért fizetsz, amire szükséged van)
• Számos hazai marketingügynökség használja sikerrel (olvasd el a Klikkmarketing sikersztoriját)
• Elköteleződés nélkül kipróbálható
• És persze mindent tud, amiről eddig olvashattál

Ha meggyőződnél mindennről a saját szemeddel, és szükséged lenne egy profi CRM-re az ügynökségednél, indíts díjmentes tesztrendszert.