A cég digitalizálásának legfontosabb lépései

Alighanem lehetetlen olyan céget találni idehaza, amelyik valamilyen mértékben ne esett volna át digitális transzformáción az elmúlt években, évtizedekben. Az élet egyszerűen mindenkit rákényszerített, hogy új technikákat tanuljon meg, és bizonyos szinten beengedje az online világot az életébe. Hiszen az is digitalizáció, ha a kockás füzet helyett egy jegyzetalkalmazást használunk a telefonunkon vagy ha a vállalkozásunk rendelkezik például egy Facebook-profillal.

A céges digitalizáció azonban ennél sokkal több lehetőséget is rejt magában – és jelentős előnyökkel is kecsegtet. A magyar kkv-szektor sajnos változatlanul komoly lemaradásban van a digitalizáció terén Európa nyugati feléhez képest. Aki megteszi a legfontosabb lépéseket, bizony komoly versenyelőnyt építhet ki. És hogy mik legyenek a legelső lépések? Cikkünkből kiderül!

Mit jelent a céges digitalizáció?

Egy vállalkozás digitalizációja igen sokrétű kérdéskör, ami többféle területet fed le. Természetesen ide tartozik az online szoftverek használata, a közösségi média jelenlét, a honlap és még sorolhatnánk (később meg is tesszük). A lényeg azonban mégis az, hogy a digitalizáció egy személetmódot jelent, ami a cégünk összes folyamatát érinti. Sajnos sok vállalkozó követi el azt a hibát, hogy csak a cég egyes területeit digitalizálja, míg mások a hagyományos módon üzemelnek tovább. Mondani sem kell: ez garantáltan káoszhoz vezet.

A cégünk digitalizációja tehát stratégiai gondolkodást igényel, és ennek megfelelően az átállás előkészületekkel jár. Első lépésként fel kell mérnünk, hogy milyen kihívásokkal küzdünk a cégnél (operatív szinten, ügyfélkezelés kapcsán és a menedzsmentben), és meg kell határoznunk, hogy ezeket hogyan oldaná meg a digitális transzformáció. Ezután a stratégia megalkotása következik. Mi a legfontosabb terület, amit digitalizálnánk? Honnan lesz rá pénz és kapacitás? Rendelkezünk-e a kellő tudással az átálláshoz, vagy külső segítségre lesz szükségünk

Amennyiben megvan a tudás vagy felkerestük a tanácsadókat, és úgy látjuk, hogy a csapatunk is készen áll a digitalizációra, ideje a tervünk mentén elvégezni a változtatásokat. Mindig kicsiben kezdjünk, és inkább lassan, lépésről lépésre haladjunk. És mérjünk, mérjünk, mérjünk! Mit sem ér a digitális átállás, ha fogalmunk sincs, hogy valóban a cég javát szolgálja-e.

A digitális transzformáció előnyei

PÉNZT ÉS IDŐT SPÓROL
A papíralapú adminisztráció drága, ráadásul a papírok kitöltése, iktatása és tárolása rengeteg időt rabol el a munkatársaktól. A digitális átállás által megspórolt idő napi több órában is mérhető.

JAVÍTJA AZ ÜGYFÉLÉLMÉNYT
Az ügyfeleink többsége otthonosan mozog a digitális világban, sőt el is várja egy cégtől az online megoldásokat. Sokkal elégedettebbek lehetnek a vásárlóink, megrendelőink, ha gördülékeny online folyamatokkal találkoznak.

NÖVELI A HATÉKONYSÁGOT ÉS A TELJESÍTMÉNYT
Mindegy, milyen területen működik a vállalkozásunk, egész biztos, hogy szoftverek és appok százai segíthetnek minket a hatékonyság növelésében. Gondoljunk csak az online számlázókra, a netes készletnyilvántartókra vagy éppen a vállalatirányítási (ERP) és ügyfélkapcsolat-kezelési rendszerekre (CRM).

SEGÍTI AZ ÜGYFELEK ELKÖTELEZŐDÉSÉT
A 21. század embere az online térben éli az életét. Ha itt meg tudjuk szólítani őket, egész biztosan sokkal több potenciális ügyfélhez juthatunk, ráadásul a márkánk imidzsét is kedvünk szerint építhetjük.

A vállalati digitalizáció 10 lépésben

Legyen honlapunk vagy webshopunk

Úgy is mondhatnánk, hogy a digitalizáció mínusz egyedik lépése. Nem túlzás ugyanis azt állítani, hogy amelyiknek cégnek nincs honlapja, az jóformán nem is létezik. Egész biztos, hogy az érdeklődők a neten keresnek majd rá első körben a termékre, szolgáltatásra, amire vágynak. Ha itt nem vagyunk jelen, esélyünk sincs megfogni őket.

Manapság már nem nagy ördöngösség összerakni egy saját honlapot, a webshopok kapcsán pedig „konyhakész” megoldásokat is vásárolhatunk (pl. Shoprenter vagy WooCommerce). Persze minél egyedibb az oldal, és minél több funkcióval rendelkezik, annál jobb.

Fókuszáljunk a SEO-ra

A SEO magyarul keresőoptimalizálást jelent, vagyis azt, hogy a honlapunk (adott kifejezésre) hányadik helyen jelenik meg a Google találati listáján. Ha például egy érdeklődő beírja a keresőbe, hogy „neonzöld úszógumi”, akkor szerencsés esetben az első találat a mi oldalunk. Ennek bizony nagyobb a jelentősége, mint gondolnánk: az emberek az első három találat valamelyikére kattintanak, tovább nem is görgetnek.

A honlapunk azonban csak akkor lesz az első találatok között, ha optimalizáljuk a Google szempontjai alapján. Ez magában foglal linképítést, a szövegek és képek ráncba szedését és még ezer más technikát is. A „seózás” ma egy külön szakma, nem árt tehát szakemberhez fordulnunk.

Hirdessünk online

A fiatalabb generáció nem néz tévét, nem hallgat rádiót és persze nem olvas nyomtatott újságot. A neten pedig hirdetésblokkolóval szabadul meg a reklámoktól. Akkor mégis hol és hogyan lehet elérni őket? A válasz egyértelmű: a különböző közösségi oldalakon, ahol persze hirdetéseket is elhelyezhetünk. A Facebook és a Google hirdetési rendszere mára megkerülhetetlenné vált, de más csatornákat is kipróbálhatunk.

Ha az igazán fiatalokat szeretnénk megszólítani, akkor a TikTok lehet jó választás, ha pedig B2B területen működünk, akkor az álláskeresés Mekkája, a LinkedIn jöhet szóba. Az online hirdetések piaca hatalmas, ennek megfelelően a verseny is kiélezett. Mindenképp profi kampányokra lesz tehát szükség a sikerhez.

Használjuk bátran a közösségi médiát

A közösségi oldalakat ugyanakkor nem kizárólag hirdetési felületként használhatjuk. Igen hatékony és persze ingyenes módot kínálnak az ügyfelekkel, érdeklődőkkel történő kapcsolattartáshoz. Egy Facebook-, Instagram- vagy TikTok-fiók nem kerül semmibe, viszont azonnal tájékoztathatjuk a követőinket egy friss hírről, aktuális akcióról vagy valami érdekességről.

Ma már az is teljesen megszokott, hogy az emberek a közösségi médiában teszik fel a kérdéseiket a termékről, szolgáltatásról, és azt is elvárják, hogy élőben csetelhessenek a cég egyik munkatársával. Az azonnali reagálás kiépítése nem egyszerű feladat, de nagyon sokat hozhat a konyhára.

Támaszkodjunk az adatokra

Az online átállás egyik nagy előnye, hogy onnantól fogva minden mérhető lesz. Pontosan látni fogjuk, hogy melyik marketingkampány milyen eredményt ért el, hogy értékesítőink mekkora hatékonysággal működnek vagy éppen azt, hogy a munkatársak pontosan hány órát töltenek naponta aktív munkavégzéssel. Annak sincs akadálya, hogy a teljes üzleti tervünk online készüljön el, és egy program segítségével kövessük a célokhoz vezető utat.

Az adatok azonban már csak olyanok, hogy könnyű elveszni bennük. Ha hirtelen hatalmas információmennyiség zúdul a cégre, csak a káosz növekszik majd. Ezért először egy-két területen vezessük be az adatalapú döntéshozást, és ezen tapasztalatok alapján vonjuk be a többi részleget.

Szabaduljunk meg a papírtól

Aligha lesz digitális a cégünk, ha közben halomban állnak a papírok az irodában, apró cetliken vezetjük a napi feladatokat és kéréseket, illetve ha egy noteszben található az üzleti tervünk. A papírmentes cég önmagában egy érték, amit akár a kommunikációban is felhasználhatunk. Rengeteg ember keresi manapság az olyan vállalatokat, melyek komoly hangsúlyt fektetnek a fenntarthatóságra. Az ő szemükben nagyot növünk majd.

Az persze még odébb van, hogy egy cég 100%-ban papírmentes lehessen, hiszen ezt jelenleg a jogszabályok sem teszik lehetővé. Törekedni ugyanakkor lehet rá, ami a céges büdzsének is jót tesz. A papír önmagában is drága, a nyomtatás pedig még inkább.

Hozzunk létre protokollokat a digitalizációhoz

A céges digitalizáció alapja a tervezés. Kulcsfontosságú tehát, hogy alaposan átgondoljuk, hogyan hat majd az átállás a cégünkre és a folyamatainkra. Csakis így kerülhetjük el, hogy rossz döntéseket hozzunk, melyek negatívan hatnak magára a vállalkozásra és annak megítélésére is. Az első lépés a protokollok létrehozásában az, hogy mérlegeljük, miként hatnak majd egymásra a digitalizálás elemei és lépései.

Vegyük például az iratok digitalizálását: meg kell határoznunk, hogy miként fogjuk digitalizálni őket, hol tároljuk majd a fájlokat, kinek lesz joga hozzájuk férni és szerkeszteni őket. Ha ezek a kérdések nincsenek tisztázva, az online adataink mit sem érnek majd.

Ne felejtsük el a mobileszközöket sem

Már említettük, hogy az emberek online élik az életüket. Menjünk egy lépéssel tovább: az emberek az okostelefonjukon élik az életüket. És bizony azonnal a konkurenciát fogják választani, ha a mi weboldalunk/webáruházunk nem működik mobilon. Az asztali holnap az esetek többségében olvashatatlan és használhatatlan kis képernyőn, ezért szükségünk van mobilra optimalizált verzióra is (a korábban részletezett webshopmotorok ez alapból biztosítják).

A mobileszközökre akkor is figyelmet kell fordítanunk, ha a cég belső működéséről van szó. Elérik-e a felhőt a munkatársak okostelefonról? Tudják-e szerkeszteni a doksikat bárhol, bármikor? Az értékesítők akár menet közben is le tudják-e kérni az ügyféladatokat?

Gyűjtsünk ügyfélvisszajelzéseket

Az online térben az emberek sokkal könnyebben nyilvánítanak véleményt, mint a való világban. Ezt pedig kihasználhatjuk, hogy pontos képet kapjunk a cégünk erősségeiről és gyengeségeiről. Kérdezzük meg az ügyfeleket egy e-mailben, hogy mennyire voltak elégedettek a szolgáltatással, vagy buzdítsuk véleményalkotásra a követőinket Facebookon. A legjobb az, ha szöveges, konkrétumokat tartalmazó visszajelzéseket tudunk begyűjteni.

Az első kézből származó vélemények rendkívül hasznosak, ha foglalkozunk velük. Ha ugyanaz a probléma újra és újra előjön több ügyfél részéről, akkor ott mindenképp akad valami tennivalónk. A jó értékelések, dicséretek pedig jól mutatnak egy PR-kampányban vagy a közösségi média oldalunkon is.

Vegyük fel a megfelelő embereket

A cég digitalizálása menthetetlenül változásokkal jár: új eszközök, új módszerek és vadonatúj programok. Lehet, hogy a meglévő kollégák tudása nem elegendő ezek kezeléséhez vagy éppen nincs kellő technikai affinitásuk. Azért még nem kell megírnunk a felmondólevelüket: elég, ha felveszünk egy-két új embert, aki jártas ebben a világban. Ő lesz a mentor, aki idővel a többieket is megtanítja a digitális világ minden csínjára-bínjára.

Az is lehet persze, hogy az átálláshoz lesz szükségünk külső segítségre. Egy olyan szakemberre, aki már látott digitális transzformációt élesben, és ismeri a folyamat buktatóit. Ha bizonytalanok vagyunk, ne spóroljuk ezen!

CRM: a digitális cég alappillére

A CRM, vagyis ügyfélkapcsolat-kezelő szoftver igazi jolly joker a digitális átállásban. Egy ilyen programmal ugyanis több legyet üthetünk egy csapásra:

• Minden kolléga minden feladata egy helyre kerül. Online követhetik, hogy milyen teendőik vannak, mik a határidők és ki a feladat felelőse.
• Ezzel párhuzamosan az ügyfelek adatait is felvihetjük a rendszerbe. Többé nem kell papírfecnikről, e-mailekből vagy emlékezetből felidézni, hogy mi a következő lépés egy ügyféllel vagy érdeklődővel.
• Egy CRM-rendszer számos hasznos riportot készít el automatikusan. Egy kattintás, és máris látjuk a marketingkampány eredményeit, a hírlevélben elhelyezett linkre kattintók számát vagy éppen a héten behozott új ügyfelek mennyiségét.
• A szoftvert bárki, bármikor és bárhonnan elérheti. Akár mobilról akár laptopról is beléphetnek a kollégák, és máris látják a legfontosabb információkat. Egy CRM-ben akár dokumentumokat is tárolhatunk és meg is oszthatjuk őket másokkal.
• Cégvezetőként pedig teljes rálátásunk lehet a cégünkre. Akármikor megtekinthetjük, hogy kinek milyen feladatai vannak (ki is oszthatunk új teendőt), megnézhetjük a riportokat, a statisztikákat és még sorolhatnánk. Mintha lenne egy távirányítónk a vállalkozásunkhoz.

Ezek tehát a céges digitalizáció legfontosabb lépései, melyek közül nem egyet már most megvalósíthatsz akár tesztjelleggel is. Ha pedig a CRM-rendszerrel tennél egy próbát, itt tudsz ingyenes MiniCRM próbaverziót indítani.