Az agilis módszertan és a CRM

Mióta világ a világ, az emberek termékeket fejlesztenek. Jó, lehet, hogy nem terméknek hívták, hanem mondjuk kőbaltának vagy lovashintónak, de a lényeg ugyanaz: mindig egyre jobbá és jobbá akartuk tenni az eszközeinket. A kérdés csak az, hogy milyen módszer a legalkalmasabb erre? Ha van egy erős ember, aki kupán vág mindenkit, aki ellenkezik? Ha összedugjuk a fejünket, és előre eldöntjük, hogy mit kell csinálnunk?

Utóbbi sokáig a legnépszerűbb módszer volt, aztán berobbant a szoftveripar, és kiderült, hogy ez a metódus nem igazán nyerő ezen a területen. Megszületett az agilis módszertan, ami azóta igazi világsikerré vált. De mit is takar pontosan az agilis munkakörnyezet, és miként tud támogatást nyújtani a módszernek egy CRM-szoftver? Ezekre a kérdésekre mutatjuk a választ aktuális cikkünkben!

Az agilis módszertan jellemzői

Agilitás jelentése (főnév): Tettrekészség. Olyan személy jellemzője, aki szeret szorgalmasan dolgozni, tevékenykedni; dolgos, szorgalmas, serény hozzáállás.

Az IT-hajnalán, az 1950-es, ’60-as években fel sem merült, hogy a szoftvereket más módszerrel kéne fejleszteni, mint bármilyen más terméket. Vagyis először kitaláljuk, hogy mit kell csinálni és hogyan, aztán majd végrehajtjuk. Ez a lineáris metódus. Végül is így készültek az autók és a felhőkarcolók, miért ne csinálhatnánk ugyanígy programokat is?

Nos, mint azt a tapasztalat a következő évtizedekben megmutatta, azért, mert a szoftveripar elképesztően gyorsan változik. Egy hosszú hónapig, évekig tartó fejlesztés során számtalan alkalommal kell igazodni a megváltozott körülményekhez, újragondolt megrendelői/felhasználói elvárásokhoz, és persze maga az IT-ipar is döbbenetes tempóban fejlődik.

Az IT-szektor első válasza erre a kihívásra, az úgynevezett vízesés módszertan volt, amit a Wikipedia így definiál: A vízesésmodell a projekt tevékenységeinek sorozatos lineáris szakaszokra bontása, ahol az egyes szakaszok az előző fázis eredményeitől függnek, és az adott feladat specializációjának felelnek meg.

Az elmúlt húsz év azonban egyértelműen az agilis szoftverfejlesztés diadaláról szólt. Ennek lényege – most csak dióhéjban -, hogy növekményes megközelítést alkalmazunk, vagyis az egyes feladatokat személyek/csapatok osztják fel egymás között és végzik el. Ebben az értelemben mindegy, hogy a teljes projekt éppen hogy áll, vagy mekkora része készült már el. A lényeg mindig az éppen aktuális részfeladatokon van.

Az agilis kiáltvány

Hogy pontosan mi is az agilis módszertan, azt alighanem azok tudják a legjobban elmagyarázni, akik nap mint nap használják. Például azok a szoftveripari szereplők, akik 2001-ben kiadták az Agilis kiáltványt, benne az agilitás 12 legfőbb alapelvével. Ez a dokumentum a mai napig az agilis módszertan Bibliája.

1. A legfontosabbnak azt tartjuk, hogy az ügyfél elégedettségét a működő szoftver mielőbbi és folyamatos szállításával vívjuk ki.
2. Elfogadjuk, hogy a követelmények változhatnak akár a fejlesztés vége felé is. Az agilis eljárások a változásból versenyelőnyt kovácsolnak az ügyfél számára.
3. Szállíts működő szoftvert gyakran, azaz néhány hetenként vagy havonként, lehetőség szerint a gyakoribb szállítást választva.
4. Az üzleti szakértők és a szoftverfejlesztők dolgozzanak együtt minden nap, a projekt teljes időtartamában.
5. Építsd a projektet sikerorientált egyénekre. Biztosítsd számukra a szükséges környezetet és támogatást, és bízz meg bennük, hogy elvégzik a munkát.
6. A leghatásosabb és leghatékonyabb módszer az információ átadásának a fejlesztési csapaton belül, a személyes beszélgetés.
7. A működő szoftver az elsődleges mércéje az előrehaladásnak.
8. Az agilis eljárások a fenntartható fejlesztést pártolják. Fontos, hogy a szponzorok, a fejlesztők és a felhasználók folytonosan képesek legyenek tartani egy állandó ütemet.
9. A műszaki kiválóság és a jó terv folyamatos szem előtt tartása fokozza az agilitást.
10. Elengedhetetlen az egyszerűség, azaz az elvégezetlen munkamennyiség maximalizálásának művészete.
11. A legjobb architektúrák, követelmények és rendszertervek az önszerveződő csapatoktól származnak.
12. A csapat rendszeresen mérlegeli, hogy miképpen lehet emelni a hatékonyságot, és ehhez hangolja és igazítja az működését.

Milyen agilis módszertanok léteznek?

Scrum

Ha azt állítottuk, hogy az agilis módszertan vált az etalonná a szoftverfejlesztésben, akkor nem túlzás azt sem kijelenteni, hogy ezen belül pedig a scrum tarolta le a piacot. A scrum módszertan kifejezetten kis létszámú (általában 7-9 ember), keresztfunkcionális csapatokra épül. Utóbbi azt jelenti, hogy a csapat olyan szakemberekből áll, akik képesek elvégezni a projekthez kapcsolódó feladatokat.

Minden scrum csapat élén a scrum master áll, aki a zavartalan működésért, a csapat felállításáért és zavaró tényezők elhárításáért felel. Nem törvényszerű, hogy a scrum master bármit is konyít a szoftverfejlesztéshez. A csapat másik fontos tagja a product owner, vagy magyarul termékgazda, aki magának a terméknek a használhatóságáért felel.

Kanban

A kanban módszertan sokban hasonlít a scumra, annál azonban egy kicsit lazább. Nincsenek szerepkörök, és az időkeretek sem annyira szigorúak. A kanban nagy erőssége ugyanakkor a vizualitás, hiszen minden feladatot, munkafolyamati lépést külön táblán jelöl. A kanban és a scrum képes egymást kiegészíteni is, hiszen a scrumban is lehetséges munkakártyákat használni. Így fest például egy kanban tábla a MiniCRM-ben:

Lean

A lean máshonnan közelíti meg a fejlesztést, mint a fenti két módszertan. A Japánból eredeztethető módszer azt mondja, hogy a lényeg a hatékonyság optimalizálása. Vagyis minimalizálni kell a veszteséget és a pazarlást. A lean módszertanban emellett kifejezetten nagy hangsúlyt kap a csapat integritása, a tanulás és a korai szállítás is.

Az agilis szoftverfejlesztésen túl

Az eddigiekből úgy tűnhet, mintha az agilis értékek és a módszertan kizárólag a szoftverfejlesztés során bizonyulnának hasznosnak. Nos, néhány évtizede ez még valóban így volt, mára azonban az agilitás bármilyen területen bevezethető. Ennek oka, hogy mára minden terület olyanná vált, mint az IT: kiszámíthatatlan, gyorsan változó és egyedi igényekhez igazodó.

Teljesen bevett megoldásnak számít például a marketingben, a logisztikában vagy akár az értékesítésben is. Összességében nem túlzás azt állítani, hogy ahol terméket vagy szolgáltatást fejlesztenek, ott az agilis módszertannak helye van. Legyen az bár banki szolgáltatás, biztosítás vagy éppen napelemszerelés, esetleg telefontok-gyártás.

Így néz ki egy tipikus scrum folyamat

A scrum módszertan sprintekre bontja a projekteket. Egy-egy sprint nagyjából 2-4 hétből áll. A csapat a sprint tervezés során meghatározza, hogy ebben a 2-4 hétben pontosan milyen feladatokat kell elvégezni. A Sprint Planning során megbecsülik azt is, hogy egy-egy feladat mennyi időt vesz majd igénybe. Mindez igen könnyen tervezhetővé és számonkérhetővé teszi a fejlesztést.

A csapattagok minden nap részt vesznek egy úgynevezett Daily Scrumon vagy más néven Daily Stand-Up-on. A rövid meetingen három kérdést kell megválaszolnia minden csapattagnak:

1. Milyen feladatokat végeztem el a tegnapi Daily Scrum óta?
2. Mit tervezek elvégezni a holnapi Daily Scrumig?
3. Van-e bármilyen akadály, nehézség, ami gátolja a munkámat?

A sprint végén kerül sor a Sprint Review-ra, ahol a csapat átbeszéli, hogy a kitűzött feladatokból mi készült el, és mi nem. A product owner jellemzően ezen a ponton fogadja el az elkészült fejlesztéseket. Néhány cégnél még egy ún. Sprint Retrospective alkalmat is használnak, ahol a csapattagok értékelik magát a sprintet, és javaslatokat tesznek a folyamatok javítására.

Így támogatja a MiniCRM az agilis munkavégzést

Kanban tábla a teendőknek

A sikeres sprint vagy projekt alapja, hogy mindig mindenki tudja, milyen feladatai vannak. A MiniCRM-rendszer ehhez könnyen áttekinthető és egyszerűen használható kanban-táblát biztosít. Ha például a grafikus ki akar adni egy feladatot a szövegírónak, akkor csak felvesz egy kártyát a táblán, leírja, hogy mi a teendő, és hozzárendeli a kártyát a szövegíróhoz. Nem kell telefonálni, e-mailt írni vagy szóban közölni. A feladatok egyértelműek és nem vesznek el valahol út közben.

Határidők pontos menedzselése

A feladatokhoz általában határidők is társulnak. A MiniCRM-ben ezt ugyanazon a kanban-kártyán kezelhetjük, ahol a feladatokat is. Minden teendőhöz egyedi határidőt rendelhetünk, aminek esedékességéről a szoftver automatikusan értesíti is a felelőst. A határidők ugyanakkor az egész sprintre vagy a teljes projektre is meghatározhatók. A pontos munkavégzéshez mindez elengedhetetlen.

Folyamatok nyomon követése

Ahogy az is, hogy mindig átlássuk a teljes képet. Egy termékfejlesztés jellemzően hosszú időt vesz igénybe, többféle csapat közreműködését igényli. Könnyű elveszni a részletekben, ha nem tudjuk, hova tartunk. Egy CRM-ben a projekteket önálló szigetekként kezelhetjük. Mindig csak azokat a feladatokat fogjuk látni, amik az adott projekthez tartoznak. Azt sem lesz nehéz követni, hogy milyen ütemben haladunk a cél felé.

Csapattagok munkájának áttekintése

A kanban-táblákhoz minden csapattag, a Scrum Master és a Product Owner, vagy akár a vezetőség is hozzáfér. Egyetlen kattintással megnézheti bárki, hogy egy-egy kolléga éppen min dolgozik, hogy áll összességében a sprintben rábízott feladatokkal, és milyen tempóban zárja a teendőit. Mindez jelentős kontrollt biztosít a felelősöknek anélkül, hogy kémkedniük kéne a kollégák után.

Az agilitás és a MiniCRM bármely cég számára elérhető

Ahogy már említettük, az agilis módszertan szinte minden cégnél szóba jöhet. Az átállás ugyan igényel némi rugalmasságot, és a meglévő folyamatok újragondolását, de jellemzően nem szokott gondot okozni az új, hatékonyabb munkamódszer bevezetése. Annál is inkább így van ez, hiszen az egyértelmű kereteket és a munkafolyamatok könnyű átláthatóságát a munkatársak is értékelik.

Ugyanez a helyzet a CRM-mel is. Lehet egy cég kicsi vagy nagy, működhet bármilyen területen, a szoftver előnyeit könnyedén kiaknázhatja. A bevezetés itt is okozhat néhány kisebb nehézséget, ezek azonban a MiniCRM tanácsadóival karöltve könnyen orvosolhatók. Ha szeretnéd megtapasztalni, milyen az, amikor a céged óramű pontossággal működik és minden feladat elkészül időben, próbáld ki a MiniCRM-et ingyenesen!