Ezért hasznos egy CRM az ügyvédi irodádnak

Egy ügyvédi irodában mindig pörög az élet, és sokszor bizony a káosz válik uralkodóvá. Nem csoda ez, hiszen minden egyes ügy rengeteg dokumentumot, megjegyzendő határidőt és állandóan változó körülményeket vonz maga után. És akkor arról még nem is beszéltünk, hogy egy ügyvédi irodának is muszáj új ügyfeleket szereznie, a régieket magánál tartania, és töméntelen mennyiségű papírmunkával foglalkoznia.

Az ügyvédi nyilvántartó programok/ ügyvédi ügyviteli szoftverek vitán felül megoldanak ezek közül néhány problémát, csakhogy messze nem az összeset. Azért nem, mert ezek a szoftverek csak szakmai támogatást adnak, és nem tekintenek úgy az ügyvédi irodára, mint egy élő-lélegző vállalkozásra. Cikkünkből kiderül, miért elengedhetetlen a CRM a jogászok számára is.

Mi is a CRM és mire való?

CRM, CRM-rendszer és CRM-szoftver – ezek a kifejezések lényegében egymás szinonimái. Vagyis ugyanazt a célt szolgálják: az ügyfélkezelést. Egy ilyen program adatbázisként funkcionál, lehetővé téve az ügyféladatok elmentését és tárolását, melyekhez könnyedén hozzáférhetünk bármikor és bárhonnan.

Az Excel is képes erre, azonban az adatok a táblázatban statikusak és nehezen kezelhetők. Egy CRM-szoftver sokkal hatékonyabb megoldást nyújt. Például egy húszezer sorból álló Excel-táblában nehéz lenne megtalálni, hogy egy adott ügyfélhez ki a kapcsolattartó, mik voltak az utolsó elküldött e-mailek, vagy mi volt az utolsó telefonos megbeszélés tartalma.

Egy CRM-szoftverben minden információ egy kattintással elérhető, hiszen az összes ügyfél (legyen az magánszemély vagy cég) önálló adatlapot kap, amely rendszerezett és könnyen áttekinthető.

Bár eredetileg a CRM-ek az ügyfélkapcsolat-kezelésére lettek tervezve, a modern programok már sokkal többet kínálnak. Egy CRM inkább egy komplett vállalatirányítási szoftvert jelent, amely egyszerűbb és könnyebben kezelhető, mint egy nagyvállalati ERP-rendszer. Ezért a CRM-ek ideális választást jelentenek kis- és középvállalkozásoknak, például egy ügyvédi irodának is.

Így támogatja az ügyvédi irodádat a CRM-rendszer

Ügynyilvántartás

Minden ügyvédi iroda ügyek tucatjait, ha nem százait kezeli egyszerre. Hogy lehet ezt átlátni és elkülöníteni őket egymástól? Nos, úgy, hogy a CRM-ben minden ügyet külön projektként kezelhetsz. Az adott projektben/ügyben pedig csak azok a feladatok lesznek láthatók, melyek oda is tartoznak. Az ügyhöz felelőst is rendelhetsz, beállíthatsz elvégzési határidőt – és erre az egyes feladatoknál külön-külön is lehetőséged van.

Ügyfélkezelés

Napjainkban egy ügyvédi irodának is élményszerű ügyfélkezelést kell nyújtania, hogy megtarthassa a klienseket. A CRM abban segít, hogy mindig képben legyél minden ügyfél aktuális státuszával. Amikor felhív valaki, és érdeklődik, hogy hogyan álltok az ügyével kapcsolatban, elég megnyitnod a CRM-es adatlapját, és máris látod, hogy mi történt legutóbb, mi a következő lépés és egyáltalán: kivel beszélsz, és milyen ügyről van szó.

Határidők

A határidőket már említettük, de nem lehet eléggé hangsúlyozni a fontosságukat egy ügyvédi iroda esetében. Itt ugyanis egyáltalán nem fér bele, hogy elfelejtsétek a bíróság, az ügyészség vagy akár az ügyfél által megszabott dátumokat. A CRM-mel ez nem is fordulhat elő, hiszen minden egyes teendőhöz önálló határidőt rendelhettek – erről pedig a szoftver automatikusan értesítőt küld, ahogy esedékessé válik.

Fontos dokumentumok tárolása

Ha a határidők lényegesek, akkor mit mondjunk a dokumentumokról? Csak gyűlnek és gyűlnek és gyűlnek, ha pedig kellenek, akkor hirtelen sehol sincsenek. A CRM-ben több megoldás is létezik: akár egyes projektekhez, akár egy-egy feladathoz is feltölthetted a vonatkozó dokumentációt – legyen az pdf, doc, jpg vagy bármi más. A legjobb pedig az, hogy ezeket bárhol, bármikor eléred két kattintással. Bizony, még a bíróságon is, elég elővenned a telefonodat.

Ügyfélstátuszok

Minden ügyfél más és más, ugyanakkor érdemes bizonyos szempontok szerint csoportosítani őket. Ki az, aki még csak érdeklődik? Kiből lett ügyfél? Ki az, aki érdeklődött, de lemorzsolódott? Ha őket külön tudod kezelni – ahogy arra a CRM-ben lehetőséged van -, akkor hatékonyabban is tudsz velük kommunikálni, akár automatikusan küldött sablone-mailekkel is. Ez persze csak egy példa: olyan ügyfélstátuszokat hozol létre a CRM-ben, ami számodra a legideálisabb.

Számlázás

A számlázás a kötelező dolgok közé tartozik, amit viszont egyik kolléga sem kíván a háta közepére sem. Nem véletlenül, mert napi több tucat számlát kiállítani lélekölő, unalmas feladat. A CRM-ben azonban automatizálhatod a folyamatot: az ügyféladatok és a kiküldött ajánlat alapján a szoftver képes automatikusan kiállítani a számlát. Ne aggódj, a beépített számlázó minden tekintetben megfelel a NAV előírásainak, és képes az azonnali adatszolgáltatásra.

Kollégák munkájának összefogása

Min dolgoznak épp a kollégák? Mivel akadt valamilyen elakadásuk? Ezeket a kérdéseket minden vezető felteszi magának, a válaszokat pedig a CRM-ben találod. A feladatkezelő alkalmazással egy pillanat alatt átláthatod, hogy ki mivel tölti az idejét – akár egyes személyre, akár projektre lebontva. Ez a kollégák munkáját is megkönnyíti, hiszen nem kell megkérdezni a másikat, e-mailt írni vagy telefonálni.

Értékesítés

Egy ügyvédi iroda esetében is elengedhetetlen, hogy folyamatosan új ügyfeleket vonzzon be, vagy éppen az, hogy marketinggel javítsa az elérését. Hogyan segít ebben a CRM-rendszer? Támogatja az utánkövetést, egyértelmű érdeklődő-kezelést tesz lehetővé, automatizmusokkal gyorsítja fel az ügyfélkezelést és okos riportokat biztosít, hogy könnyedén átlásd az értékesítésed, marketinged eredményességét.

Kommunikáció

Nem kérdés, hogy egy ügyvédnek kiválóan kell tudnia kommunikálni. Amikor azonban ügyfelek garmadájával kell ezt egyszerre, akkor már nem is olyan könnyű a helyzet. A CRM-nek köszönhetően nem kell minden egyes SMS-t vagy e-mailt kézzel megírnod és kiküldened. Használj sablonleveleket és üzeneteket, időzítsd őket a megfelelő időpontra és reagálj azonnal. Mivel az ügyfeleket szegmentálhatod is (ahogy arról korábban volt szó), saját kommunikációs csatornát nyithatsz a különböző státuszba sorolt ügyfeleknek.

Dönts magyar CRM mellett!

Most már tudod, hogy mekkora hasznot hajthat egy CRM az ügyvédi irodádnak. A kérdés innentől csak az, hogy a piacon elérhető tucatnyi szoftverből melyik az, amelyik igazán neked való. Lássuk, hogy mi szól a MiniCRM mellett!

• Jelenleg is rengeteg ügyvédi iroda használja megelégedéssel
• Magyar nyelvű szoftver, magyar ügyfélszolgálattal
• A MiniCRM-et a hazai kkv-szektor igényei alapján hoztuk létre és fejlesztjük
• Felhőalapú szoftver, azaz bárhol, bármikor elérheted a böngésződből
• Teljes értékű, ingyenes mobilalkalmazást is biztosítunk
• A rendszert teljesen a saját cégedhez igazíthatod. Csak olyan funkciók kerülnek be a szoftveredbe, amikre szükséged van – és csak azokért fizetsz
• Tréningekkel, tanácsadással támogatjuk a zökkenőmentes bevezetést

Nem kell most azonnal döntened. Próbáld ki az ingyenes tesztverziót, és győződj meg a saját szemeddel a MiniCRM képességeiről.