8 CRM-es tipp a hibátlan rendezvényszervezéshez

A rendezvényszervezés folyamata elképesztően összetett folyamat. Határidők, folyamatos kommunikáció, ezer és ezer kisebb-nagyobb feladat és persze rengeteg adminisztráció stb. És akkor arról még nem is beszéltünk, hogy napjainkban a hagyományos rendezvények mellett az online és hibrid események is igen divatosak, amit további pluszfeladatokat jelentenek.

A rendezvényszervezés lépéseit nem könnyű észben tartani, pláne hibátlanul végigmenni rajtuk. A kockás füzettel garantált a hibázás, de az sem szerencsés, ha három tucat programot kell használni. Egy CRM-rendszer ezzel szemben egy helyen képes összefogni a teljes rendezvényszervezést – máris megmutatjuk, hogyan!

Mi is a CRM és mire való?

Akármilyen cégről is legyen szó, az ügyféladatok kezelése kulcsfontosságú. A CRM-rendszerek alapvetően és eredetileg ebben segítenek: egy szoftverben, egy adatbázisban kezelhetsz minden infót, ügyfélre vagy projektre lebontva. Az adatokhoz pedig bármikor és bárhol hozzáférsz, így mindig ismerni fogod az ügyfeleid egyedi igényeit és státuszát.

Ez tehát az alap, de egy modern CRM-szoftver – mint amilyen a MiniCRM is – ennél sokkal-sokkal többre képes. Lényegében a céged minden területét lefedheti a számlázástól a feladatkezelésen át egészen az üzleti, értékesítési riportokig. Egy ilyen program arra is képes, hogy együttműködjön más szoftverekkel. A MiniCRM-et például használhatod Excellel, Google Naptárral összekötve vagy akár a Facebook-fiókodat is integrálhatod.

Miért fontos mindez, és milyen hasznot hoz a vállalkozásodnak? Nos, elsősorban azt, hogy kiemelkedő ügyfélélményt kínálhatsz. Ismerni fogod az ügyfeleket, így a kérdéseiket, kéréseiket hatékonyabban teljesítheted. Emellett az értékesítést is felpörgetheted, mert jobban átlátod majd az egyes értékesítési csatornákat. Hab a tortán, hogy a kollégák munkája is eredményesebbé válik, neked pedig kevesebb időd megy el napi szintű, operatív feladatokra.

8 megoldás a MiniCRM-ben, ami segít a rendezvényszervezésben

Érdeklődők gyűjtése automatikusan

Ha rendezvényszervező vagy, akkor biztosan tudod, hogy az érdeklődők toborzása az egyik legproblematikusabb és egyben leglényegesebb teendő. Napjainkban elsősorban a Facebook és a saját honlap számít remek megoldásnak, mindkettővel van azonban egy kis gond. Nevezetesen az, hogy amikor regisztrál valaki a Face-en vagy az oldaladon egy űrlap kitöltésével, neked kézzel kell átvinned az adatokat mondjuk Excelbe vagy más programba.

Ha ez elmarad vagy esetleg hibásan rögzíted az infókat, abból sajnos érdeklődővesztés származhat. A MiniCRM-mel ez nem történhet meg. A testre szabható CRM-es űrlapot bárhol elhelyezheted, ha pedig valaki kitölti, az adatai egyből egy saját MiniCRM-es adatlapra kerülnek.

Kommunikáljatok emberi beavatkozás nélkül

A munka ezzel együtt csak most kezdődik. Valaki regisztrált, és érdekli a rendezvényed. Hurrá! Azonnal küldeni kéne neki egy e-mailt, amiben megköszönöd a regisztrációt. Majd mondjuk két nappal később egy újabb levelet, amiben a legfontosabb infókat, esetleg letölthető anyagokat kap. Az sem lenne baj, ha a rendezvény előtti napon kapna egy emlékeztetőt.

Ez három e-mail, száz érdeklődőnél pedig háromszáz. Kinek van ideje ennyi levelet megírni, és ki garantálja, hogy mindegyik időben ki is megy? Nos, a MiniCRM! Elég ugyanis egyszer megírni egy levelet, utána a szoftver automatikusan kiküldi az érdeklődőnek a megköszönő levelet. Azt is beállíthatod, hogy két nappal később automatikusan küldje ki az információs levelet, majd egy nappal az esemény előtt az emlékeztetőt. Mindezt teljesen emberi beavatkozás nélkül.

Határidők egy kézben

Mikor kell felhívni a catering céget, és egyeztetni velük? Mikor kell levenni az űrlapot a honlapról, és lezárni a regisztrációt? Mikorra ígértünk választ ennek és ennek az előadónak? Megannyi határidő, amivel muszáj profin zsonglőrködni. Nem csak azért, mert a határidők állandó lekésése amatőr benyomást kelt, hanem azért is, mert a bevétel múlhat azon, hogy flottul megy-e minden a rendezvényen.

Határidőikezelésre kismillió program képes, akár egy sima Google Naptár is. A MiniCRM azonban teljesen egyedi és személyre szóló határidőket biztosít. Minden egyes feladathoz, projekthez külön határidőt állíthatsz be, amiről a teendő vagy a projekt felelőse értesítést kap. Vagyis nem kell három tucat Google Naptárt kezelned, összeszinkronizálnod, elég a MiniCRM-ben vezetned a fontos dátumokat.

Feladatkezelés minden kollégának

Az előbb már említettük, hogy a MiniCRM profi feladatkezelővel rendelkezik, ahol egyedi határidőket tudsz beállítani. De hogy működik ez pontosan? Ha ismered a Trello nevű appot, akkor lehet valamilyen elképzelésed – a MiniCRM feladatkezelője hasonló, csak profibb. Ha nem láttál még ilyen szoftvert, akkor képzelj el egy táblát, amire kis cetliken projektek szerint fel van írva, hogy mikor, kinek és mit kell csinálnia.

A kis cetlik persze online léteznek, a MiniCRM-en belül. Ezeket teljesen szabadon szerkesztheted: megadhatod a felelőst, a határidőt, doksikat csatolhatsz a feladatkártyára vagy akár listát is készíthetsz a részfeladatokból. Ez garantálja, hogy minden teendő valóban és időben elvégzésre kerül, és semmi nem megy feledésbe.

Regisztráció pofonegyszerűen

Nincs is annál kellemetlenebb, mint amikor ott tolong a tömeg a bejáratnál, de a helyszíni regisztráció lassú és körülményes. Garantált, hogy a vendégek rossz szájízzel vesznek majd részt az eseményen. Hogyan kerülheted ezt el? úgy, hogy a helyszíni regisztrációt is a MiniCRM-ben intézed.

Nem kell hozzá más, csak egy telefon, egy tablet vagy egy laptop. A CRM-ben látod, hogy kik regisztráltak. Amikor valaki ténylegesen megjelent, a státuszát átállítod „Megjelentre”. Már érkezhet is a következő résztvevő, és így tovább. Nincs dupla adminisztráció, és a tévedés esélye is minimális.

Utánkövetés gépi támogatással

A rendezvényszervezés CRM-ben az utánkövetést is tökéletesen képes támogatni. Az automata e-mailekről már beszéltünk, márpedig ezek arra is tökéletesen alkalmasak, hogy az esemény utáni levelezést lebonyolítsd. Mondjuk kiküld a diasort vagy a rendezvényhez készült pdf-et. Ha pedig visszajelzésekre vagy kíváncsi, akkor egy ilyen e-mailt ütemezhetsz be valamikor későbbre.

Számlázás, ahogy még nem tapasztaltátok

A legtöbb rendezvényszervező program ezen a téren elvérzik, mert bizony a számlázáshoz egy másik, külső szoftvert kell használnod. Ez megint csak rengeteg értékes munkaidőt emészt fel, hiszen kézzel kell átmásolni az ügyféladatokat, megadni az értékeket stb. A MiniCRM beépített – és persze NAV-kompatibilis – számlázója azonban minimális emberi beavatkozással képes kiállítani a számlákat, mert minden szükséges adat már rendelkezésre áll a szoftverben.

Teljes rálátás a folyamatokra bárhol és bármikor

A CRM-eket nem rendezvényszervező szoftvereknek szánták, ez tény. Ettől függetlenül tökéletesen alkalmasak a teljes folyamat kézben tartására. Annál is inkább, hiszen a MiniCRM-hez bárhol és bármikor hozzáférsz. Elég hozzá egy böngésző és netkapcsolat. Sőt, akár a telefonodra is letöltheted a MiniCRM alkalmazást, így tényleg nincs akadálya, hogy akár út közben is dolgozz és átnézd a feladatok, projektek helyzetét.

Dönts magyar CRM mellett!

• A MiniCRM 14 éve létezik, és mára piacvezetővé vált a hazai piacon
• Ezt a 14 évet folyamatos fejlesztéssel töltöttük, és mindig valami új dolgon törjük a fejünket
• A MiniCRM magyar cég, magyar nyelvű szoftverrel és ügyfélszolgálattal
• Nemcsak egy szoftvert adunk, hanem egy komplex gondolkodásmódot és külföldi menedzsmentmódszertanokat is
• Már 2000 magyar és román kkv szavazott nekünk bizalmat

Hozd létre a rendezvényed teljes forgatókönyvét MiniCRM-ben, és kezelj minden helyzetet a lehető legprofibb módon!

Próbáld ki a MiniCRM-et ingyen, elköteleződés nélkül!