Nélkülözhetetlen segítség vagy felesleges adminisztráció a MiniCRM a kollégáidnak?

Amikor szembejön veled egy CRM-es hirdetés vagy utánaolvasol valahol a témának, azt tapasztalhatod, hogy a szövegezés elsősorban a cégvezetőknek, döntéshozóknak szól. Nem véletlenül, hiszen ők határozhatnak arról, hogy bevezetik-e a vállalkozásukban az ügyfélkapcsolat-kezelőt. Miután azonban ez megtörtént, a rendszert minden kolléga használni fogja napi szinten.

Ha a MiniCRM-et nézzük, ebben dolgozhatnak majd az értékesítők, a marketingesek, a HR-esek vagy akár a kétkezi munkások egy része, esetleg a pénzügyesek és az ügyfélszolgálatos kollégák. Vajon mit gondolnak majd a rendszerről: hogy könnyebbé és hatékonyabbá teszi a munkájukat vagy épp ellenkezőleg, hogy csak púp a hátukon? Cikkünkben öt érvet mutatunk, amiért a MiniCRM-mel a kollégák is csak nyerhetnek!

1. Gyorsabb és hatékonyabb munkavégzés

Szerencsés esetben minden kollégád arra törekszik, hogy a munkáját a lehető legmagasabb minőségben, gyorsan és bonyodalmak nélkül végezze. Erre azonban csak akkor képesek, ha a cégednél rend uralkodik és nem káosz. Mi ennek az alapja? Az, hogy mindenki tudja, hogy mikor mi a feladata, azzal mikorra kell kész lennie, és esetleg kiket kell még bevonnia a teljesítéshez.

A MiniCRM profi projekt- és feladatkezelője pontosan ezt nyújtja. A munkatársak a szoftver erre létrehozott felületén követhetik nyomon a feladataikat, adhatnak ki feladatokat másoknak, és itt látják majd azt is, hogy melyik teendőnek mi a határideje. Mivel minden feladatnak egyedi felelőse van, az sem fordulhat elő, hogy egy teendő elsikkad, gazdátlanul tengődik.

Miért könnyebbség ez a kollégáknak? Azért, mert nem kell átnéznie az e-mailezését, a Skype-beszélgetéseket, ha el akar kezdeni egy feladatot – és nem kell a feletteséhez, kollégáihoz mennie megérdeklődni a részleteket. Mindent egy helyen láthat át, ami megkönnyíti és gördülékennyé teszi a munkanapjait.

A legtöbb munkakörre igaz, hogy gyakran kell ugyanolyan feladatokat elvégezni újra és újra. Vegyük például egy értékesítő kollégát. Minden telefonhívás után ugyanazokat a kérdéseket teszi fel az érdeklődőnek, ugyanúgy leadminisztrálja valahova (jó esetben a MiniCRM-be), majd meghatározza a következő lépést. Ez lényegében egy forgatókönyv, amiből sablonfeladatot hozhatsz létre.

A MiniCRM-ben akár ilyen forgatókönyveket is létrehozhatsz: ilyen és ilyen feladatokat ezeken és ezeken a lépéseken keresztül hajtunk végre. Ezzel egyrészt gondoskodhatsz róla, hogy soha egyetlen fontos lépés se maradjon ki, másrészt akkor sincs elakadás, ha az szóban forgó értékesítő betegség miatt kiesik vagy távozik a cégtől. A CRM-ben a meghatározott lépések alapján az új kolléga azonnal fel tudja venni a fonalat, tudni fogja, hogy mit kell csinálnia, és hozzá is fér minden fontos adathoz, ügyfélelőzményhez.

Ez azzal is jár, hogy egyetlen értékesítőnek sem kell azon gondolkodnia, hogy pontosan mikor és milyen ügyben kell keresni az ügyfelet. Azt sem kell fejben tartania, hogy tegeződnek vagy magázódnak, és az is ott lesz majd az adatlapon, hogy mi az ügyfél kedvenc tortája, hogy hívják a gyerekeit és mikor van a szülinapja.

2. Több adminisztráció? Épp ellenkezőleg!

Gyakran hallható kifogás a CRM-rendszerekkel szemben, hogy rengeteg extra adminisztrációt jelentenek. Abban természetesen van igazság, hogy a MiniCRM-et használni kell, ha bevezettétek. Tehát itt kell vezetni az adatokat, a feladatokat, és a kollégákat meg kell győznöd, hogy „Ami nincs a MiniCRM-ben, az nem is létezik”. Ha ez megvan, akkor az alkalmazottaid is látni fogják, hogy mennyivel csökken a felesleges adminisztrációval töltött munkaórák száma. Épp attól a lélekölő, unalmas feladatoktól szabadulhatnak meg, amik a kiégéshez szoktak vezetni.

Most vegyünk például egy HR-es munkatársat. Épp van egy aktív álláshirdetés, amire bejön napi ötven önéletrajz. Fogja szegény, megnyitja őket, és CTRL-C, CTRL-V módszerrel beviszi az adatokat egy Excelbe vagy más hasonló programba. Ettől már elmegy minden életkedve, de utána még ki kell küldeni egyesével ötven e-mailt is a jelentkezőknek Outlookból – micsoda izgalmak!

Amennyiben MiniCRM-et használna, erre az egészre semmi szükség nem lenne. Csak kitenne egy űrlapot a honlapra vagy Facebookra, és ha egy jelentkező azt kitölti, az adatai azonnal, automatikusan bekerülnek a CRM-be. A HR-esnek a kisujját sem kell megmozdítani. Emellett beállít szépen egy automatizmust is: minden jelentkező azonnal, emberi beavatkozás nélkül kap egy visszaigazoló e-mailt. A HR-es kollégád boldog lesz, mert nem embert próbáló, unalmas feladatokkal megy el a napja. De te is boldog lehetsz, mert a CRM-es megoldással csökken a hibázás lehetősége és motiváltabb lesz a munkatársad.

3. Nem csak egy szoftver, hanem egy szemléletmód

Már az elején érdemes átbeszélned a munkatársaiddal, hogy a MiniCRM bevezetésével nem csak egy újabb, tizenkettő egy tucat szoftver érkezik a céghez. Hanem vele együtt egy olyan személetmód és átalakulás, ami a rendezettség, szervezettség és hatékonyság irányába mutat. A szoftver ugyanis a logikájából fakadóan arra készteti a kollégákat, hogy folyamatokban gondolkodjanak, a lényegi munkára koncentráljanak a sallang helyett – és támogatja őket abban, hogy még minőségibb végeredményt adhassanak ki a kezükből.

A tapasztalat azt mutatja, hogy sokszor már az önmagában döntő változást hoz egy cégnél, hogy a feladatok egyértelműen definiálva és rögzítve vannak, méghozzá visszakereshető formában. És nem, nem azért, mert a főnök kémkedik és számonkér, hanem azért, mert a CRM keretet ad a munkának, vezeti a dolgozó kezét, ami egymagában hozzájárul a lelkiismeretes munkához.

4. Könnyen megtanulható, bárhonnan használható

Nem kétséges, hogy egy új szoftver tökéletes elsajátítása időt vesz igénybe. Az viszont nem mindegy, hogy pontosan mennyi időt. A MiniCRM feladatkezelőjét alighanem pár nap alatt meg lehet tanulni, főleg, ha valaki látott már hasonló programot. A bonyolultabb funkciók elsajátításához ennél nyilván több időre van szükség, ugyanakkor nem kell mindenkinek mindenhez értenie. A MiniCRM moduláris felépítésű, azaz külön kis szigetet alkot mondjuk a HR, a projektkezelő funkció, a számlázás, az ügyfélkezelő, a marketing és így tovább. A kollégáidnak elég azt megtanulni, amit valóban használnak is.

Mivel a MiniCRM felhőalapú szoftver, bárhonnan és bármikor hozzáférhető anélkül, hogy bármit telepíteni kéne a gépekre. Ez különösen akkor hasznos, ha a munkatársak otthonról dolgoznak vagy helyszíni munkát végeznek. Napelemes cégektől például gyakran halljuk, hogy mekkora segítség a MiniCRM a terepmunkánál. A kollégák akkor is hozzáférnek minden adathoz, dokumentumhoz, amikor kint vannak valakinél szerelni. Cseppet sem mellesleg teljes értékű mobilapplikációval is rendelkezünk.

5. A MiniCRM-hez komplex bevezetési támogatást is kaptok

Hogy még hamarabb élvezhessétek a MiniCRM előnyeit, teljes körű bevezetési támogatással segítünk titeket. Ennek keretében szakértőink segítenek a céged igényei szerint beállítani a rendszert, megmutatják a legfontosabb funkciókat és a szoftver kezelésének módját. Sőt, cégvezetési stratégiákat is megoszt veletek, hogy a folyamataid és az üzleti tevékenységed még hatékonyabb legyen.

A kollégáidat ezek után te is megtaníthatod a CRM-rendszer használatára, de a bevezetési támogatás során számukra is ingyenes képzéseket nyújtunk – egy általad választott munkatársnak pedig a haladófel használási és beállítási lehetőségek is segítünk elsajátítani. Az ügyfelek számára elérhető Mini Akadémia pedig bármikor lehetőséget biztosít számotokra, hogy bővítsétek a tudásotokat, és még jobb MiniCRM-felhasználóvá válhassatok.

Néhány hónap és egyetlen kérdés kering majd az irodában

Ez pedig az lesz: hogyan csináltuk ezt a MiniCRM előtti időkben? Hol tartottuk számon az ügyfelekkel kapcsolatos előzményeket ennyire átlátható, könnyen kezelhető módon? Miként követtük nyomon, hogy hogyan állunk egy projekttel és a hozzá kapcsolódó feladatokkal? Hogy a ménkűbe maradt időnk dolgozni automatizmusok nélkül?

A Speak nyelviskola vezetője ezt így fogalmazta meg: „A CRM az egyik legfontosabb munkatársunk. Gyakorlatilag az agy a cégben, iszonyatos mennyiségű munkát vesz le a kollégák válláról. Szinte már személyként gondolok rá, viszont, ha tényleg ember lenne, akinek fizetést kellene adni, biztos, hogy messze nem annyiba kerülne csak, mint a szoftver előfizetési díja.”

Ha szeretnél te is precízen dolgozó kollégákat és eredményesebb mindennapokat, akkor indíts MiniCRM tesztrendszert ezen a linken!