Lean alapelvek – így lesz a te céged is olajozott gépezet

Egy jól működő céget sok minden jellemez, két dolog azonban egészen biztos: a vevők elégedettségére törekszenek, és aligha akarnak pénzt, energiát, munkaórát pocsékolni. Mindez szép és jó, csak éppen hogyan valósulhat meg a gyakorlatban – és hogyan érheted el te is a saját cégednél? Csodamódszer természetesen nem létezik, de az biztos, hogy a lean vállalatirányítási és működtetési modell remek alapokat jelent.

Maga a szó, lean, azt jelenti, hogy karcsú. Vagyis egy olyan céget képzelj el, amit megszabadítottak minden feleslegtől és sallangtól. Mindentől, ami nem a siker, hanem a veszteség és az elégedetlen ügyfelek felé vezet. Olvass tovább, ha érdekel, hogyan tudod meghonosítani a lean módszert a cégednél!

Mi az a lean menedzsment?

Hogy megértsük a lean szemlélet mibenlétét, először is a lean történelmét kell megismernünk. Ehhez pedig nem kevesebb, mint 450 évet kell visszaugranunk az időben. Egész pontosan 1570 környékére, Velencére. Itt készültek ugyanis az akkori világ legjobb gályái, méghozzá egészen elképesztő hatékonysággal. Egyetlen nap alatt elkészült ugyanis a méretes hajó. Hogy csinálták? Úgy, hogy a folyamatos áramlás elvét követték (ami a mai napig a lean egyik legfontosabb alapköve): a gyártás lépéseit mind időben, mind térben a lehető legközelebb helyezték egymáshoz.

Ezzel azt érték el, hogy az anyagmozgatásból, várakozásból és információhiányból eredő veszteségeket minimálisra csökkentették. Minden és mindenki egy helyen volt, egy jól megszervezett „futószalagon”. Ha pedig már a futószalagnál tartunk, a lean következő fontos állomása Henry Ford autógyára. Ahogy azt talán mindenki ismeri, Ford volt a tömeggyártás és a futószalagos termelés atyja. Ő maga ezt úgy nevezte, hogy áramlás alapú termelés (flow production).

Ha a lean menedzsment legfontosabb történelmi pillanatát keressük, akkor az nem lehet más, mint amikor 1924-ben, a japán Tojoda Szakicsi meglátogatta Ford híres üzemét. A Toyota gyár későbbi alapítója ekkor még szövőgépeket gyártott, és amit az amerikaiaknál látott, döntő hatással volt rá. Olyannyira, hogy az 1930-as években, amikor már autókat gyártottak, erre alapozva hozták létre a Toyota Termelési Rendszert (Toyota Production System).

A lean a következő évtizedekben hatalmas népszerűségre tett szert Japánban, elsősorban Singó Sigeo munkássága révén, akihez a poka-yoke és a SMED módszerek is köthetők. A lean elnevezés 1988-ban született meg John Krafcik jóvoltából, aki egy újságcikkben nevezte így a rendszert. Napjainkra a lean az egyik legelterjedtebb munkaszervezési, termelési filozófia szerte a világon, amit messze nem csupán a gyártásban, termelésben, hanem az üzleti élet minden területén sikerrel vetnek be.

A hosszúra nyúlt történelmi felvezető után nézzük tehát, hogyan foglalhatnánk össze a lean szemlélet lényegét. Nos, azt mondhatnánk, hogy olyan termelési menedzsment, ami a veszteségek kiküszöbölését tűzi ki legfőbb céljául a maximális hatékonyság érdekében. A veszteség nagyon sok helyen jelentkezhet: veszteség, ha az anyagot szállítani kell, vagy a gyáron belül mozgatni. Veszteség, ha a termék felesleges csomagolást kap vagy három tucat jelentés készül róla, amit senki sem olvas.

Lean alapelvek a hatékonyabb munkavégzésért

A lean két alapelve a veszteségek eltávolítása és az ember tisztelete. A veszteségekről már volt szó, ezért most nézzük meg, mit takar az ember tisztelete kifejezés. Arról van szó, hogy egy lean alapján működő cég törődik a munkatársakkal, odafigyel az igényeikre, és minden támogatást megad, hogy a legjobbat hozzák ki magukból és fejlődjenek.

A lean szerint az emberek jelentik a cég legfőbb értékét, ezért az is egyfajta veszteség, ha ők nem érzik jól magukat, nem tudnak ideális körülmények között dolgozni és nem látják maguk előtt a célokat, a munkájuk értelmét. Ezzel összefüggésben egy leant követő vezető is teljesen más, mint a hagyományos főnök: arra törekszik, hogy utasítás helyett a támogatásra, a kommunikációra és az átláthatóságra helyezze a hangsúlyt.

Lean rendszert bármilyen cégnél, bármilyen területen be lehet vezetni, ez azonban mindig ugyanazon öt lépés szerint történik:

1. Annak meghatározása, hogy mi az érték a vevő számára (value)
2. A folyamat kialakítása, ami képes előállítani ezt az értéket (value stream)
3. A folyamat üzemeltetése úgy, hogy az anyagok, alkatrészek, információk akadálytalanul áramolhassanak (flow)
4. Annak biztosítása, hogy a folyamat csak azt, akkor és olyan mennyiségben állítsa elő, ahogy, amikor és amilyen mennyiségben az ügyfél igényli (pull)
5. Folyamatosan fejleszteni és tökéletesíteni a rendszert (kaizen/perfection)

Néhány valós példa a lean termelésre

Nike

A Nike közel nyolcszáz gyárral áll kapcsolatban szerte a világon, aligha meglepő, hogy számukra kiemelten fontosak a folyamatok és a pazarlás elkerülése. Hogy ezt megvalósíthassák, folyamatos fejlesztési gyakorlatokat vezettek be, 2011-ben pedig egy lean alapú keretrendszert is megalkottak. Ebben definiálták azokat a főbb pontokat és mutatókat, amikkel csökkenthetik a félreértéseket, a pazarlást és gyártás során felmerülő következetlenségeket.

A keretrendszerben fontos szerepet kapott a lean egyik lényeges eleme, a just-in-time (JIT) termelés. Ez egy egyszerű leltárrendszert takar, aminek következtében a Nike csak akkor termel, ha valódi igény van a termelésre.

Intel

Az amerikai chipgyártót aligha kell bemutatni, és talán azt sem kell ecsetelni, hogy az Intelnél csakis a legmagasabb minőség az elfogadható, mert az ügyfelek ezt várják tőlük. Hogy kiszolgálják az egyre növekvő keresletet, két út állt előttük: a kézenfekvő az lett volna, ha csökkentették volna a gyártáshoz szükséges időt. Ez azonban alighanem minőségromlással járt volna és növelte volna a hibás termékek számát.

Ezért az Intel másképp döntött, és a leant hívta segítségül. Csökkentették az úgynevezett folyamatközi készleteket (work-in-process, WIP), azaz a szükségtelen alapanyagokat, raktárkészletet és késztermékeket, továbbá megszabadultak a felesleges folyamatoktól.

Bank of America

Egy remek példa arra, hogy a lean nem csak a termelésben hozhat megoldást. A Bank of America pénzintézetnél a rosszul szervezett folyamatok miatt alacsony volt az ügyfelek elégedettsége. Gyakori volt a hibás adatfelvitel, a későn könyvelt tranzakció és a késések. A lean szemlélettel és módszerekkel aztán drasztikusan növelték a hatékonyságot, míg a teljesítmény-mérőszámokkal a folyamatokat is ráncba szedték.

A MiniCRM és a lean módszertan

Ahogy a cégedet sem tudod fejben tartani, úgy a lean módszer sem fog menni szoftveres segítség nélkül. Egy rendszerre lesz szükséged, ami összefogja a szálakat, és ahol átlátod a folyamatokat. Pontosan ezt kínálja a MiniCRM, amit akkor is bátran bevethetsz, ha a lean átálláshoz és működéshez keresel támogató programot.

Ismerd az ügyfeledet, hogy értéket adhass neki

A MiniCRM, mint minden ügyfélkapcsolat-kezelő egy helyen képes tárolni az összes ügyfeled minden adatát – méghozzá elképesztő részletességgel. A teljes előzményt megnézhetitek egyetlen kattintással, vagy akár különféle ügyfélkategóriákat is létrehozhattok. Így mindig képben lesztek az ügyfelek igényeivel, aktuális státuszával és nehézségeivel, vagyis személyre szóló élményt kínálhattok nekik.

Ha pedig kíváncsi vagy, hogy mit várnak a cégedtől, vagyis milyen értéket akarnak, akkor a MiniCRM automatizmusaival könnyedén végezhetsz felméréseket. A beépített hírlevélküldő eleve egyszerűvé teszi a dolgot, de annak sincs akadálya, hogy a levelek emberi beavatkozás nélkül menjenek ki.

Gyárszerű folyamatok a te cégednél is

Hogy tudod minimalizálni a veszteséget, azaz elkerülni a felesleges munkavégzést? Úgy, hogy jól definiált, előre meghatározott folyamatok szerint dolgoztok, amik vezetik a kollégák kezét. A MiniCRM-ben akár az értékesítést, a marketinget, a HR-t vagy a termékfejlesztést is folyamatokba rendezheted, így a minőségi munkavégzés garantált, időrabló körök nélkül.

Hogy mindez nem csupán termelő cégeknél működik, arra jó példa az ALH Consulting SEO ügynökség. Pál Zoltán tulajdonos szerint „120 különböző automatizmus segíti a sales folyamatot onnantól, hogy egy potenciális ügyfél neve bekerül a rendszerbe. Automatizmus vezérli a teendőket, így mindig egyértelmű, hogy mi a következő lépés, amit gondolkodás nélkül, villámgyorsan lehet végrehajtani.”

Kövesd a megvalósulást, vedd észre a hibákat

A MiniCRM profi és egyszerűen használható feladatkezelőjében a kollégák egyértelműen vezethetik a feladataikat, illetve teendőket oszthatnak ki maguknak és egymásnak. Ez maga a flow, az információ tökéletes áramlása. Te pedig egy úgynevezett kanban táblán láthatod, hogy melyik feladat vagy nagyobb projekt hogyan áll. Így azt is azonnal észreveszed, ha egy feladat elakadt, nem készül el időben vagy valamilyen információra, közbeavatkozásra van szükség. A feladatkezelő és a kanban abban is támogat, hogy felfedezd a hatékonyságot gátló tényezőket, amik csak viszik az értékes munkaidőt.

Lásd át a céget, hogy tudd mennyi az igény

A MiniCRM-mel többé nem kell vakon döntened, eljön ugyanis az adatvezérelt cégvezetés kora nálatok is. A rendszer által létrehozott okos riportokkal a cég minden területére sosem tapasztalt rálátásod lesz. Például az értékesítésre, amiből már azt is meghatározhatod, hogy pontosan mekkora az ügyféligénye – vagyis mekkora „gyártókapacitásra” kell berendezkedned. De a CRM-ben a kollégák teljesítményét is figyelheted, arról is értesülsz, hogy miként alakultak a bevételek vagy az ügyfélszám.

Tedd emberközelivé a vállalkozásod

Mitől válik egy cég emberközelivé? Ha az ügyfelek szempontjából nézzük, akkor attól, hogy ismeritek az igényeiket, képben vagytok a helyzetével, és tudjátok, hogy mik a következő lépések. Mivel a MiniCRM-ben a teljes ügyfélutat megnézhetitek, egy kattintással tudni fogtok mindent az adott ügyfélről. Így lehet egyszerűen személyre szabottan kommunikálni, ami odafigyelést és törődést sugall.

Ha pedig a kollégák szempontjából vizsgáljuk a kérdést, akkor a MiniCRM a gördülékeny HR-folyamatokban áll melletted. A rendszer értesít, ha egy munkatársnak évfordulója, szülinapja van, és akár automatikusan küld neki egy köszöntést SMS-ben vagy e-mailben. A káoszmentes cég pedig nyugodt munkakörnyezetet eredményez, amit a kollégák is értékelni fognak.

Kíváncsi vagy, hogyan válna be a MiniCRM a te cégednél a gyakorlatban? Próbáld ki a rendszert teljesen ingyen, elköteleződés nélkül 14 napig, és indulj el a rendszerezettség és hatékonyság útján!