Így legyél a technológiai forradalom mestere a saját cégedben

Életünket egy furcsa kettősség határozza meg: alapvetően a kiszámíthatóságot szeretjük, és nem szívesen mozdulunk ki a komfortzónánkból, a megszokott dolgokból. A változás viszont lépten-nyomon utolér bennünket: elkerülhetetlen és szükséges is. Egy cég életében ez hatványozottan igaz: létezik egy jól bejáratott rutin, de jönnek sorban az új dolgok is.

A változás nehéz lehet. Ellenállásba ütközhetünk a kollégák részéről, elégedetlenség, bizonytalanság merülhet fel. A változást tehát feltétlenül menedzselni kell, hogy zökkenőmentes legyen és pozitív reakciókat váltson ki az emberekből. Ezt pedig a legjobban rítusokkal tudjuk elérni! Hogy mi ennek az oka, és pontosan milyen rítusokra lesz szükséged, az kiderül, ha tovább olvasol.

A rítusok nyomában

Érdekes kérdés, hogy vajon mi lehetett az első rítus az emberiség történelmében? Talán az, amikor az ősemberek együtt, a tűz mellett fogyasztották el az elejtett vadat? Vagy az, amikor először imádkoztak közösen az istenükhöz? Akárhogy is, tény, hogy a rítusok egyidősek az emberiséggel. De mi is az a rítus? Horváth Gabriella pszichológus így fogalmazta meg:

„A rítusok hidat teremtenek, segítve az átmenetet a „már elmúlt” és a „még nincs” állapotában, ami a maga bizonytalansága miatt jellemzően érzelmi feszültséggel jár[…]”

Ilyen értelemben a rítusok a mai napig is velünk élnek, bár vitathatatlan, hogy a jelentőségük és szerepük lecsökkent az elmúlt évszázadokban. Ettől függetlenül az is egy rítus, amikor a családdal megünnepeljük, hogy a gyerekünk leérettségizett. Vagy éppen az, amikor egy munkahelyen elbúcsúztatjuk a nyugdíjba készülő kollégát. Ezek mind valamilyen változást, átmenetet jelentenek. Jeles eseménynek számítanak, amik speciális körülményeket igényelnek.

Ha jobban belegondolunk, egy munkahely telis-tele van rítusokkal. A kollégák együtt mennek le kávézni és cigizni, hogy megbeszéljék a munkát. Reggel egy értekezlettel indul a nap. Amikor valakinek szülinapja van, a társaság együtt köszönti fel, lepi meg valamivel. A végtelenségig sorolhatnánk. Ezek egy része spontán alakul ki, másokat szánt szándékkal hozunk létre. Ha változásmenedzsmentet szeretnénk rítusokkal könnyebbé tenni, akkor célszerű előre definiálni, hogy milyen rítusokat kell majd életre hívnunk.

A rítusok és a változásmenedzsment

Sokféle változás állhat be a cégünk életében. Változást hozhat, ha átalakul a szervezet vagy ha valamilyen új technológiát vezetünk be. Az is a meglévő ügymenet módosítására késztethet minket, ha megjelenik egy új konkurencia, gyökeresen átalakul a piacunk, az ügyfeleink igényei, esetleg új törvények, szabályozások lépnek életbe. Mindegy mi történik, a változásmenedzsmentnek egyetlen célja van: segíteni a munkatársaknak, hogy könnyebben adaptálódjanak a változásokhoz, megértsék azok célját és támogassák az új rendszereket.

Hogyan támogatnak ebben minket a rítusok? Nagyon is sokféle módon!

Stabilitás és változás egyensúlya

A rítusok stabilitást adnak a szervezetnek, ezáltal segítenek a dolgozóknak könnyebben feldolgozni a változásokat. Például, ha a cégünk új rendszert vagy munkamódszert vezet be, a meglévő rítusok megtartása biztosítja a dolgozók számára a folyamatosság érzését a változások közepette is.

Változás elfogadása

Amennyiben már vannak kialakult rítusaink, akkor azokat próbáljuk meg beépíteni a változás folyamatába. Például, ha eddig megünnepeltük egy projekt sikeres lezárását, akkor most ünnepeljük meg a változás főbb mérföldköveit. A kollégák így jobban elfogadhatják az új normákat.

Kommunikáció és a bizalom kiépítése

Az olyan rítusok, mint a rendszeres meetingek vagy a visszajelzést szolgáló beszélgetések segítenek megnyílni az embereknek és nyitottabbá teszik a kommunikációt. Ezzel egyben lehetőséget is adnak, hogy a változás során átbeszéljük a dolgokat. Elmagyarázhatjuk az embereknek, hogy miért van rá szükség, mi a célja, és azt is világossá tehetjük, hogy a munkájukra a változás után is szükség lesz.

Ellenállás csökkentése

„A régi jó dolgokból nem marad semmi”. Általában ez a félelem vezet a változással szembeni ellenérzésekhez. A jól bevált rítusok megtartása csökkentheti az ellenállást, és eloszlathatja a félelmeket. Ha a munkatársak azt érzik, hogy a szervezet alapvető értékei és szokásai nem sérülnek, akkor hajlandóbbak lesznek együttműködni és alkalmazkodni.

Közösségi élmény erősítése

Együtt minden könnyebben megy – a változás is. Márpedig a rítusok egyik legfőbb célja mindig is az volt, hogy az egyénekből közösséget kovácsoljanak. Ezért aztán a rítusok fenntartása vagy új rítusok bevezetése erősítheti a közösségi élményt, és támogathatja a kollektív alkalmazkodást.

6 rítus, amit használnod kell egy technológiai változás során

A technikai változás az egyik legkeményebb dió minden változás közül. Sokan érezhetik majd úgy, hogy nagyon messze kerültek a komfortzónájuktól, mások esetleg a munkájukat is veszélyben érezhetik. Maga az átállás pedig hosszadalmas lehet, ezért fontos a folyamat során mérföldköveket felállítani.

Ezek egyfelől segítik a projekt sikeres megvalósulását, másfelől lehetőséget adnak, hogy rítusokat építsünk be minden egyes szakaszba. Ezek segíthetnek az alkalmazottak elköteleződésében, a változások elfogadásában és az új technológiához való alkalmazkodásban.

Lássuk, hogy milyen mérföldkövek elengedhetetlenek, és ezekhez milyen rítusokat tudunk kapcsolni.

Projekt bejelentése és célkitűzés

Mérföldkő

• A technológiai változás bejelentése, és az új rendszer céljainak és előnyeinek megosztása a szervezettel.

Rítus

• Kick-off esemény: Szervezhetünk egy hivatalos „kick-off” eseményt, ahol bemutathatjuk a projekt céljait, az elvárásokat és a munkatársak szerepét a változásban. Ez lehet egy meeting vagy valamilyen kötetlen esemény is.

Első fejlesztési szakasz lezárása

Mérföldkő

• Az első technológiai fejlesztések, mint például egy pilot rendszer bevezetése vagy egy MVP (minimum viable product) létrehozása.

Rítusok

• Prototípus bemutatása: Hozzunk tető alá egy prezentációt vagy demo eseményt, ahol a csapat megoszthatja a pilot eredményeit és tapasztalatait.
• Közös ebéd vagy team building: A sikeres fejlesztési szakaszt érdemes egy közös ebéddel vagy csapatépítő eseménnyel megünnepelni, ami erősíti a közösségi érzést.

Képzési szakasz lezárása

Mérföldkő

• A kollégák képzése az új technológia használatára, különböző tréningek lebonyolítása.

Rítusok

• Tanúsítványok kiosztása: Minden tréning végén érdemes elismerni a résztvevők erőfeszítéseit tanúsítványokkal vagy elismerő szavakkal, ami motiválhatja őket az új rendszer alkalmazásában.
• Közösségi platformok bevezetése: Hozzunk létre egy belső fórumot, chat csatornát vagy más online platformot, ahol a munkatársak megoszthatják tapasztalataikat és kérdéseiket a képzéssel kapcsolatban, ezzel közösségi élményt teremtve.

Teljes rendszer bevezetése

Mérföldkő

• Az új technológia hivatalos élesítése és a régi rendszer kiváltása.

Rítusok

• Ünnepélyes indulás: Ezt a fontos mérföldkövet érdemes valamilyen eseménnyel megünnepelni, például egy hivatalos „launch day” eseménnyel, ahol megköszönjük az eddigi munkát, és hangsúlyozzuk az új rendszer jelentőségét.
• Éves értékelési rítusok bevezetése: Hozzunk létre egy hagyományt, hogy évente felülvizsgáljuk a technológia hatását a cég működésére. Ez lehet egy workshop vagy egy közösségi esemény, ahol mindenki megoszthatja a tapasztalatait.

Első eredmények kiértékelése

Mérföldkő

• Az új technológia bevezetésének első eredményei, például a hatékonyság vagy a termelékenység növekedése.

Rítusok

• Sikerek megosztása: Rendszeres meetingekben vagy közleményekben kiemelhetjük az első eredményeket és sikereket. Például egy belső hírlevélben, ahol méltatjuk azokat a kollégákat vagy csapatokat, akik kulcsszerepet játszottak a siker elérésében.
• Eredmények megünneplése: Egy kisebb ünneplés, például egy közös reggeli vagy kávézás, ahol informálisan beszélhetünk az új technológia hasznáról.

Teljes integráció és folyamatos fejlesztés

Mérföldkő

• A rendszer teljes integrációja a napi munkafolyamatokba, és a fejlesztési lehetőségek feltárása.

Rítusok

• Visszajelzési rendszer bevezetése: Hozzunk létre egy visszajelzési rendszert (pl. negyedéves workshopok vagy nyitott fórumok), ahol az emberek megoszthatják tapasztalataikat és javaslataikat az új rendszer folyamatos fejlesztésére.
• Éves jubileumi ünnepség: Az új technológia bevezetésének évfordulóján szervezzünk egy kisebb eseményt, ahol az éves eredményekről beszélünk, és kiemeljük a legnagyobb sikereket.

CRM bevezetése rítusokon keresztül

Bár a modern CRM-eket nem nagy ördöngösség bevezetni – és a MiniCRM-től ehhez minden támogatást megkapsz -, ettől még tény, hogy komoly változást jelentenek a cég életében. Szükség lesz tehát olyan szimbolikus és ismétlődő eseményekre, amelyek segítenek a csapatnak elköteleződni a változás mellett, és amelyek megkönnyítik az új rendszer integrálását a mindennapi munkába.

Ezzel a hét rítussal vágj bele a CRM bevezetésébe!

1. Kick-off rítusok – Az indulás szimbolikus pillanata

„CRM Nap” vagy „CRM Indítás Ünnepe”: Az új CRM rendszer bevezetésének első napján tartsatok egy hivatalos „CRM napot”, ahol elmondod, miért fontos a rendszer, és mik a várható előnyök. Ez lehet egy rövid prezentáció, amit egy közös reggeli vagy ebéd követ, ezzel megadva a kezdő lendületet.

CRM Launch Ceremónia: Ünnepélyes bevezetés, akár kisebb ajándékokkal a résztvevők számára (pl. CRM-logós jegyzetfüzetek), ami szimbolizálja a csapat új, közös céljait.

2. Heti „CRM Huddle” – Napi rituálék

Reggeli CRM Stand-up: A bevezetési időszakban vezess be napi vagy heti rövid „stand-up” találkozókat, ahol mindenki megoszthatja tapasztalatait a CRM használatáról, sikerélményeiről és esetleges nehézségeiről. Ezek a rövid megbeszélések segítenek a csapatnak összpontosítani és egymást támogatni az új rendszer használatában.

Sikerek megosztása: Minden héten elismerheted azt a munkatársat, aki a legjobban kihasználta a CRM lehetőségeit (pl. a legtöbb új ügyfél rögzítése, a legtöbb követett tevékenység), így rendszeressé teszed az elismerést.

3. Sikerek ünneplése – Mérföldkövek rítusai

CRM Mérföldkő Ünnepségek: Tűzzetek ki mérföldköveket a CRM használatában (pl. az első 100 ügyfél adatainak feltöltése, az első automatizált kampány futtatása), és ezek elérésekor tartsatok egy kisebb ünneplést, például közös kávézást vagy reggelit.

„CRM Kupa”: Hozz létre egy „CRM Kupa” rítust, amelyet havonta vagy negyedévente megkaphat az a munkatárs vagy csapat, aki a legtöbbet hozta ki a rendszerből. Ez lehet egy vándorkupa vagy valamilyen szimbolikus díj.

4. Visszajelzési rítusok – Nyitott kommunikáció fenntartása

Negyedéves CRM Visszatekintő: Rendszeres időközönként tartsatok „visszatekintő” meetingeket, ahol mindenki megoszthatja a tapasztalatait a CRM-ről, és javaslatokat tehet a folyamatok javítására. Ezek a találkozók segítik a folyamatos fejlődést és a munkafolyamatok finomhangolását.

„CRM Ötletnap”: Hozz létre egy rítust, ahol mindenki hozhat új ötleteket vagy javaslatokat, hogy miként lehetne a CRM-et jobban kihasználni. Ez lehet egy kreatív workshop, ahol közösen ötleteltek a rendszer javításán.

5. Képzési rítusok – A tudásmegosztás kultúrája

CRM Mentor Program: A bevezetési időszak alatt válassz ki néhány „CRM nagykövetet”, akik mentorálják a többieket, és rendszeres workshopokat vagy mini tréningeket tartanak. Ezek a rítusok nemcsak a tudás átadására ideálisak, hanem közösségi érzést is építenek.

„CRM Tanulási Nap”: Rendszeresen tartsatok belső tanulási napokat, ahol a csapat tagjai megosztják, mit tanultak a CRM-ről, milyen trükköket fedeztek fel, és hogyan lehet optimalizálni a munkafolyamatokat.

6. Éves CRM Értékelés – Hosszú távú elköteleződés

Éves CRM Értékelő Ünnepség: Minden év végén érdemes egy rítust bevezetned, ahol visszatekintetek az év CRM teljesítményeire, megünneplitek a legnagyobb sikereket, és kijelölitek az újévi célokat a rendszer további fejlesztésére.

CRM Évforduló Rítus: Az első CRM évforduló alkalmából tartsatok egy összefoglaló meetinget vagy ünnepséget, ahol a csapat reflektálhat arra, hogyan segített a rendszer a célok elérésében.

7. CRM Záró Rítusok – A bevezetési projekt lezárása

Projektzáró Ceremónia: Amikor a CRM rendszer hivatalosan integrálódott a cég működésébe, érdemes egy záró eseményt tartani, ahol formálisan lezárjátok a projektet és megünneplitek a bevezetés sikerét.

„CRM Történetek” Megosztása: Tartsatok egy workshopot, ahol a csapat tagjai megosztják saját történeteiket arról, hogyan változott a munkájuk a CRM-rendszer bevezetésével. Ez segíthet az elkötelezettség növelésében és pozitív élményt társít a változáshoz.

Kezdődhet a technikai forradalom?

A változástól való félelem belénk van kódolva, de ahogy láthattad, a rítusok könnyedén átsegítenek minket az átmeneti időszakokon. A MiniCRM pedig csakis pozitív változásokat hoz: növekvő értékesítés, hatékonyabb munkavégzés, jobb feladatkezelés, és több felszabaduló idő neked, a cégvezetőnek. Most már nincs más dolgod, mint indítani egy ingyenes tesztrendszert, megszervezni a fenti 7 rítust, és elindulni a jobban működő cég irányába!