Így tervezz automatizmust a CRM rendszeredben

Az automatizmusok vitán felül megkönnyítik az életedet a cég minden területén: a marketingben, a HR-ben, a rendezvényszervezésben és akár a belső kommunikációban is. Hát még a lead nurturingben, amin mégiscsak a vállalkozásod sikere múlik. A MiniCRM-ben kismillió különféle automatizmust állíthatsz be – de még mielőtt nekiesnél, olvasd el ezt a cikket, amiből kiderül, hogyan kell jól megtervezni egy automatizmust.

Mi az az automatizmus, és milyen előnyökkel jár?

Hogy megvilágítsuk, mi az az automatizmus, nézzünk egy pofonegyszerű példát. Tegyük fel, hogy napelemes céged van, a honlapodon pedig időpontot lehet foglalni helyszíni felmérésre. Ahogy valaki időpontot foglal, nektek küldeni kell egy e-mailt, amiben megköszönitek az érdeklődést és visszaigazoljátok a dátumot.

Ha napi két ilyen foglalás van, akkor nem gond kézzel megírni a levelet. Napi 20–30-nál már a mission:impossible kategória. Az automatizmus itt lép be képbe, mert egy olyan ügyfélkapcsolat-kezelő, mint a MiniCRM képes azt az 30 levelet emberi beavatkozás nélkül is kiküldeni (méghozzá úgy, hogy az adatok ügyfelenként változnak és stimmelnek).

Mindez több előnyt is jelent: kevesebb időtök megy egy levelek irogatásával. Csökken a hibázás lehetősége és cseppet sem mellesleg egyetlen levél kiküldése sem merül feledésbe. Az automatizmussal a céged kiszámítható és megbízható lesz, ami egyenes út az elégedettebb ügyfelek felé.

A lead nurturingről dióhéjban

A lead nurturing (érdeklődő gondozása) azt a folyamatot takarja, ami során a potenciális érdeklődőket végigkíséred az értékesítési tölcsér teljes szakaszán. Ilyenkor olyan tartalmakat kell nyújtanod nekik, amelyek fokozatosan növelik az elköteleződésüket, mígnem végül fizető ügyfelekké, vásárlókká válnak.

A lényeg, hogy fenntartsd az érdeklődésüket tartalommarketinggel, e-mail kampányokkal, közösségi média aktivitással stb. Mivel a vásárlók az elköteleződés különböző szakaszaiban más-más típusú információra vágynak, a lead nurturing folyamat ezt igazítja hozzájuk tartalmilag és technikailag egyaránt.

Erre azért van szükséged, mert amikor valaki rátalál a vállalkozásodra, még korántsem biztos, hogy készen áll a vásárlásra. Sőt, inkább az az esélyes, hogy erre még nem áll készen. Ezért kell gondoznod a leadet, foglalkoznod vele és fenntartani a kapcsolatot.

Lead nurturing automatizmus tervezése öt lépésben

Automatizmust nem lehet „gyere, buci, hamm, bekaplak” módszerrel létrehozni. Nem azért, mert annyira nehéz lenne beállítani a MiniCRM-ben, hanem azért, mert alapos tervezést, átgondolást igényel. A nurturing folyamat sok lépcsős, ezért pontosan tudnod kell, hogy mit szeretnél és hogyan. Az alábbi öt lépést tehát semmiképp ne hagyd ki, ha igazán hatásos automatizmust szeretnél!

Tervezés

Rengeteg döntést kell meghoznod, és sok-sok kérdésre kell választ kapnod, mielőtt nekifoghatnál az automatizmus beállításának. A teljes ügyfélutat ismerned kell: hogyan válik valakiből a te cégednél érdeklődőből ügyféllé? Nem árt, ha különféle szcenáriókkal készülsz, hiszen az ügyfélút általában nem egységes és egyforma. A tervezéshez tartozik az is, hogy kategorizálod, szegmentálod az érdeklődőket az értékesítési tölcsérben elfoglalt helyük szerint. Ha mindenkinek más és más, személyre szabott élményt kínálsz, nőnek a konverziós esélyeid.

Arra is szánj időt, hogy megfontold, milyen eszközökre, platformokra, szoftverekre lesz szükséged az automatizmushoz és a mérésekhez. Sőt, még mielőtt bárminek nekifognál, mérd fel azt is, hogy a kollégáknál megvannak-e azok a készségek és az a tudás, ami a sikeres automatizáláshoz kell.

Ha ezek mind stimmelnek, akkor gondold végig, hogy az érdeklődők pontosan milyen folyamaton mennek majd végig. Milyen csatornákon fogsz velük kommunikálni? Mikor milyen tartalmat kapnak? Hány nap telik el egy-egy kapcsolatfelvétel között. Milyen logikai összefüggés lesz az egyes lépések között.

Rajzolás

A fentieket lehetetlen fejben tartani és összerakni. Nosza, elő a jó öreg kockás füzettel és a tollal! Rajzolj egy folyamatábrát, amin szépen sorban szerepelnek a lépések. Mindenképp gondold át, hogyan fog a lead átlépni egyik szegmensből a másikba (pl. érdeklődőből ügyfélbe), és ilyenkor milyen tartalom és kommunikáció szükséges. Ez a rajz lesz majd a vázlatod, amiből ténylegesen életre hívhatod az automatizmusokat a MiniCRM-ben.

Megosztás

Feltétlenül kérd ki a munkatársak véleményét is a folyamatról! Már csak azért is, mert szükséged lesz rájuk! Például egy szövegíróra, aki megírja a tartalmakat, vagy egy grafikusra, aki igényes e-maileket, landing oldalakat állít elő. Az értékesítőket pedig semmiképp ne hagyd ki. Ők ismerik a legjobban az érdeklődőket, az ügyfeleket, ezért igazán hasznos tippekkel szolgálhatnak. Amennyiben pedig te magad nem vagy annyira jártas a MiniCRM-ben, kell majd egy kolléga, aki létrehozza az automatizmusokat.

Beállítás

Ezzel pedig el is jutottál oda, hogy az automatizmusok megszülessenek a rendszerben. Ehhez többféle segítséget is találsz:

• Élő online képzés: Dolgozz hatékonyabban szűrők és automatizmusok segítségével!
• Automatizált sikersztori: Automatizált út a Forbes sikerlistájára
• Online kurzus: TOP automatizmusok
• MiniCRM help: Automatizmus létrehozása és lépései

Tesztelés

Kész vannak a szűrők, amik szegmentálják az érdeklődőket. Be vannak állítva az automatizmusok is. Még ne élesítsd őket! Először teszteld le te magad és lehetőleg minél több ember, hogy fény derüljön az esetleges hibákra. Jókor és jóhelyre megy a megfelelő SMS, e-mail vagy feladatkiosztás? Nincs keveredés a sorrendben, a logikában? Ezeket nektek kell felfedezni, mert ha az ügyfelek teszik, az bizony kellemetlen.

Mérni, mérni, mérni!

Egyáltalán nem törvényszerű, hogy amit fejben kitaláltál és amit megalkottatok, az a gyakorlatban is működni fog. A tapasztalat azt mutatja, hogy a lead nurturing automatizmusokat finomhangolni kell a bevezetés után. Csakis mérésekkel tudhatod meg, hogy az automatizmusaid működnek-e és beváltják-e a hozzájuk fűzött reményeket.

A legfontosabb mérőszám természetesen a konverziós arány: több érdeklődből lett-e ügyfél, mint korábban vagy sem. A tartalmakat is vedd alaposan górcső alá adatok által: milyenek az e-mailek megnyitási arányai és mekkora arányban kattintanak azokban az emberek? Ezzel együtt azt is nézd meg, hogy milyen számban iratkoznak le az emberek a levelezőlistáról.

További fontos mérőszámok:

• Churn: mekkora a lemorzsolódás, a user-, látogató-, vagy vásárló-vesztés
• Ügyfélelégedettség: jobb kiszolgálást tapasztalnak az emberek vagy inkább romló tendenciáról számolnak be
• Ügyfélszerzési költség: az automatizmus hatására olcsóbban jönnek a leadek vagy éppen ellenkezőleg
• Átlagos értékesítési ciklus hossza: gyorsabban éritek el az ügyféllé válást, vagy valamilyen okból lassult a folyamat

No MiniCRM, no party

Ha már van MiniCRM-ed, akkor nincs más hátra, mint megtervezni és megvalósítani a nurturing automatizmusokat. Amennyiben viszont még nincs rendszered, ez nehezen fog menni. A MiniCRM-ben a teljes leadkezelést és automatizmust egy helyen kezelheted. Egyáltalán nem bonyolult, magyar nyelvű és tengernyi támogatást kapsz tőlünk, hogy mihamarabb megtanuld. A tesztelést máris megkezdheted a MiniCRM ingyenes próbaverziójában, amit ezen a linken igényelhetsz.