Hogyan tudod zökkenőmentesen bevezetni a MiniCRM-et?

A CRM-bevezetése nagy változásokat hoz a cégedben. Méghozzá pozitív változásokat rövid és hosszú távon egyaránt. Egy CRM-rendszer azonban nem kulcsra kész módon működik. Nem azért, mert maga a szoftver annyira bonyolult: a céged és te magad vagy egyedi, a rendszernek pedig igazodnia kell a vállalkozásodhoz és hozzád. Akkor élvezheted maximálisan az ügyfélkapcsolat-kezelő előnyeit, ha időt szánsz a bevezetés előtti teendőidre és felkészülsz a változásra.

Ne gondolj hatalmas dolgokra: nem kell gyökeresen átalakítanod a céged vagy új kollégákat felvenned! Sokkal inkább arra van szükség, hogy tudatosan állj neki a feladatnak, és gondolj át pár dolgot mélyen és alaposan. Cikkünkben bemutatjuk, hogyan teheted zökkenőmentessé, gyorssá és sikeressé a MiniCRM bevezetését!

A leggyakoribb tévhitek a CRM-bevezetéssel kapcsolatban

A MiniCRM több mint 14 éve van a piacon, ez idő alatt pedig magyar vállalkozók ezreivel kerültünk kapcsolatba. Pontosan tudjuk tehát, hogy milyen kételyek övezik a CRM-bevezetését. A jó hír, hogy az aggályok nagy része információhiány miatt alakul ki, vagyis kevés valóságalapja van. A leggyakoribb ilyen tévhit, hogy a CRM szoftver bevezetése egy örökkévalóságig tart, mert olyan bonyolult a folyamat. Ha felkészülten vágsz bele az implementálásba (és ezután a cikk után ennek semmi akadálya nem lesz), akkor jóformán azonnal elkezdhetsz MiniCRM-ben dolgozni, és a rendszer rögtön a hasznodra lesz.

Azt is gyakran halljuk vállalkozóktól, hogy nincs idejük megtanulni a CRM-et, pláne nem fér bele, hogy a kollégák is elsajátítsák a használatot. A helyzet azonban az, hogy akinek minimális informatikai affinitása van, tehát mondjuk elboldogul a Wordben, az Excelben vagy egy készletkezelőben, annak a világon semmilyen problémát nem okoz majd a MiniCRM. Persze, tanulni kell, de a rendszer annyira kézre áll, hogy ez minimális erőfeszítést igényel csak.

Ezzel pedig el is oszlattunk egy másik tévhitet: azt, hogy a kollégák nem fogják használni a CRM-et, mert nem értik/nem tudják, hogyan működik. Használni fogják, ahogy megértik, hogy mekkora könnyebbséget jelent számukra, és mennyivel hatékonyabbá teszi a munkanapjaikat. Említsük meg azt, hogy sokan azért mellőzik a CRM-bevezetését, mert drágának találják. Holott a CRM-rendszer árak egyáltalán nem fixek: a MiniCRM-nél moduláris rendszer működik. Ez azt jelenti, hogy csak azokért a funkciókért fizetsz, amiket bekapcsolsz és használsz is. Arról nem is beszélve – és ezt tapasztalatból mondjuk -, hogy a CRM gyorsan és többszörösen visszahozza az árát.

Végül egy utolsó tévhit: az első MiniCRM-es konzultáció után még nem egy kulcsrakész, teljesen automatizált rendszer vár rád. A tökéletesen testreszabott, cégedhez igazított rendszer kialakításához némi idő kell, amit neked kell beletenni – viszont megéri, mert utána olyan gördülékeny lesz a céged, amit korábban elképzelni sem tudtál.

“A MiniCRM nagy előnye, hogy van mellé magyar nyelvű támogatás. A hozzánk hasonló kezdőknek nagyon fontos az, hogy kapjanak magyar nyelvű támogatást, ami a MiniCRM-nél jól működik.” – A Chemplex Kft. tulajdonosa

Útmutató a zökkenőmentes bevezetéshez

Bevezetési ütemterv

A MiniCRM rendezettséget visz majd a cégedbe, de a „gyakorlást” már korábban elkezdheted. Szánj egy kis időt arra, hogy végiggondolt a bevezetés folyamatát. Nézz meg pár videót, hogy pontosan miként is zajlik a bevezetés, vagy olvass el ezzel kapcsolatos cikkeket, és ezek alapján állíts fel egy időrendet. Mikor kezdődjön a bevezetés? Milyen sorrendben haladtok majd a funkciók megismerésével és használatával? Milyen időt adsz magatoknak, hogy teljesen kiaknázzátok a MiniCRM-ben rejlő lehetőségeket?

Célok kijelölése

A MiniCRM a cégvezetés svájci bicskája, ami képes támogatni a marketinget, az értékesítést, a HR-t, a feladat- és projektkezelést, a számlázást és még sorolhatnánk. Ennek megfelelően a céged számos területén hozhat pozitív változásokat. Pl. több ügyfelet szerezhetsz, vezetőként kiszállhatsz a napi munkavégzésből, jobb ügyfélélményt kínálhatsz, hatékonyabban hirdethetsz stb. Nem árt azonban tudnod, hogy pontosan mit szeretnél ezek közül elérni a CRM-mel. Mi a fő cél, ami miatt a bevezetés mellett döntöttél? Szerencsére ez olyan játék, ahol több jó választ is megjelölhetsz!

Adatok átvezetése

Az információhiány törvényszerűen ügyfélvesztéshez vezet, ahogy arról ebben a blogcikkben is olvashatsz. A MiniCRM-mel ezek a gondjaid megszűnnek, mert minden infó és adat egyetlen helyre kerül, átláthatóan, visszakereshetően és azonnal hozzáférhetően. Ehhez azonban először össze kell gyűjtened a fontos ügyféladatokat, amik most talán még szétszórva vannak Excel-táblákban, Word-doksikban, számlázóprogramokban stb. Ez a folyamat némileg hosszadalmas lehet, de mindenképp megéri rászánni az időt. A technikai kérdésekkel ne foglalkozz, a MiniCRM-be egy sima Excelből is fel tudod majd vinni az adatokat.

Folyamatok kialakítása

Mit értünk folyamatok alatt? Azt ahogy a cégednél egy-egy feladatnál vagy projektnél eljuttok A-ból B-be. Tipikus folyamat az, ha bejön egy kérés e-mailen, amit valakinek meg kell válaszolni, kezelni kell. Kihez fut be az e-mail? Honnan szerez információt? Milyen határidővel kell válaszolnia? Hol dokumentálja, hogy mit csinált? A céged ilyen, kisebb-nagyobb folyamatokból áll össze – a CRM pedig ezeket támogatja majd, sőt egy részüket automatizmusokkal ki is váltja.

A bevezetés előtt célszerű számba venned, hogy milyen fontos folyamatok vannak nálatok. Készíts egy folyamatábrát papíron, hogy milyennek képzeled el az ideális üzleti folyamatokat. Az is árulkodó, ha nem tudod lerajzolni a folyamataidat, mert fontos hiányosságokra mutathat rá. A folyamatábra a bevezetést is felgyorsítja és lényegesen könnyebbé teszi.

A folyamataid megtervezéséhez használd bátran a MiniCRM folyamattervezőjét, amit ezen a linken tudsz letölteni.

Integrációk

Korábban azt mondtuk, hogy a MiniCRM a cégvezetés svájci bicskája, ami viszont nem jelenti, hogy minden meglévő szoftveredet kiváltja majd. Továbbra is szükséged lehet egy levelezőrendszerre, online naptárra, webshopmotorra, különálló számlázóra és persze Facebookra. Szerencsére a MiniCRM-et össze tudod kötni ezekkel a szoftverekkel (és még számos egyéb másikkal is). Nem árt viszont előre tudnod, hogy milyen integrációkra lesz szükséged, és utánanézned, hogy ezek megvalósíthatók-e.

Tréningek és képzések

Workshopok, webináriumok, YouTube-os tutorialok és teljes körű bevezetési támogatás szakértővel. Ezeket kapod a MiniCRM-től, hogy minél gyorsabban és mélyebben megtanulhasd a rendszer használatát. Érdemes is igénybe venned őket, mert hatalmas versenyelőnyt jelent, ha minél többet tudsz kihozni a rendszerből. Még jobb, ha a kollégáid közül is minél többen elsajátítják a MiniCRM minden csínját-bínját!

MiniCRM-ügyfélként a MiniAkadémia is a rendelkezésedre áll. A korszerű e-learning platformon tematizálva érheted el az oktatóanyagok széles tárházát.

“Sok sok gyakorlati példa és a konkrét bemutatás, könnyebb felfogni, hogy látod is az elmondottakat.” – Pavlenka Tamás

Hibátlan bevezetés = stresszmentes cégvezetés

Ahogy láthattad, csak minimális erőfeszítésre van szükséged, és teljesen zökkenőmentes lesz a cégednél a MiniCRM bevezetése (ehhez persze mi is hozzáadjuk a magunkét). Innen pedig már csak néhány hét, és rá sem fogsz ismerni a cégedre, a MiniCRM előnyei ugyanis rögvest megmutatkoznak. Azonnal érezni fogod, hogy kevesebb a káosz a mindennapokban, és sokkal gördülékenyebben megy a munka.

Mintha hirtelen mindenki pontosan tudná, hogy mi a dolga, mikor mit kell csinálnia. És nem mintha, hanem tényleg: a MiniCRM vezeti a kezüket, mutatja nekik az irányt, és megszabadítja őket a monoton, unalmas feladatoktól. Ez a te idegrendszeredre is jó hatással lesz: végre nem hozzád rohangálnak az emberek apró-cseprő dolgokkal, és nem kell újra és újra elmagyaráznod ugyanazt. Marad időd a lényegre, a céged építésére.

Hamarosan pedig az ügyfelek is észreveszik a változást: nincsenek késések, azonnal válaszolni tudtok minden megkeresésre, személyre szabottan kommunikáltok és törődést sugalltok. A nap végén ez a lényeg: elégedett ügyfelek, akik visszatérnek vásárolni, és a céged jó hírét keltik.