Az automatizáció legnagyobb mítosza

2025-öt írunk, és a csapból is az folyik, hogy a mesterséges intelligencia idővel elveszi az emberek munkáját. Talán így lesz, talán nem, az viszont biztos, hogy a különféle céges, üzleti, adminisztratív automatizmusok kapcsán is visszatérő kérdéskör ez. Érdemes tehát a problémát is alaposan megvizsgálni: vajon az automatizmus megszűnteti az emberi munkát, kiegészíti vagy teljes mértékben ki is váltja? Cikkünkben most ennek jártunk utána!

Mit jelent az automatizált cég?

Célszerű már az elején tisztázni, hogy amikor automatizmusról beszélünk, nem robotikára és mesterséges intelligenciára gondolunk. Olyan digitális automatizmusokról lesz szó, melyek a céged napi működésében vesznek részt akár a marketingben, HR-ben, pénzügyekben, adminisztrációban vagy ügyfélkezelésben. Hogy egy teljesen tipikus automatizmussal világítsuk meg: valaki időpontot foglal a honlapodon konzultációra/helyszíni felmérésre. Az automatizmusnak köszönhetően emberi beavatkozás nélkül azonnal kap egy visszaigazoló e-mailt, egy kolléga pedig rögtön kap egy feladatot CRM-ben (vagy más feladatkezelőben).

Az automatizáció fogalma tehát igen egyszerű: olyan technológiai megoldások alkalmazása, amelyek bizonyos feladatokat önműködően elvégeznek emberi beavatkozás nélkül vagy minimális emberi közreműködéssel. Ez lehet a fenti példán kívül egy könyvelőprogram, amely automatikusan rögzíti a számlázási adatokat, vagy egy chatbot, amely segít a vásárlói kérdések kezelésében.

Ne gondold, hogy ezek az automatizmusok csak a nagy cégeknél, multiknál működnek. Épp ellenkezőleg: a kkv-k számára az automatizáció kulcskérdés, mert lehetővé teszi, hogy versenyezzenek a nagyobb vállalatokkal, miközben csökkentik a működési költségeiket. Mivel a kisebb vállalkozásoknak általában nincs annyi erőforrásuk vagy személyzetük, az automatizált rendszerek segíthetnek a hatékonyság és a bevételek növelésében anélkül, hogy aránytalanul nagy beruházásokat kellene tenniük.

Az automatizáció legfőbb előnyei

A legfontosabb előnyt már említettük: hatékonyabb működés, nagyobb termelékenység. Egyáltalán nem mellékes az sem, hogy az automatizmusok jelentősen csökkentik a hibázás lehetőségét. Lássuk be, ha egy embernek kell minden egyes időpontfoglalásra kézzel válaszolnia, akkor többet vagy kevesebbet, de hibázni fog. Az automatizmussal ilyen gond biztosan nincs. Ez pedig máris egy előny, mert az ügyfélvesztés vagy leadvesztés esélye minimálisra csökken.

Az automatizmusokkal a kiadásaidat is csökkentheted: nem kell felvenned még egy embert, a meglévő kollégák pedig a fontosabb, nagyobb hozzáadott értékű feladatokra fókuszálhatnak. Az alkalmazottaid is jól járnak: senki se szeret egész nap monoton, lélekölő munkát végezni. Az automatizmusoknak hála nem is kell. Ezzel pedig elkerülheted, hogy a kollégák kiégjenek, más lehetőségek után nézzenek. A motivált munkaerőnél nagyobb kincs nem igen létezik.

Az ügyfelek is értékelni fogják az automatizmusokat (még ha persze nem is tudják, hogy ilyesmivel van dolguk). A céged óramű pontossággal működik, kiemelkedő ügyfélkiszolgálást nyújt minden esetben és villámgyorsan reagál megkeresésekre, panaszokra, kérésekre.

Leromboljuk a legnagyobb mítoszt!

Egyáltalán nem újkeletű gondolat, hogy a technológiai fejlődés veszélyezteti az emberek munkáját. Már a 19. században, az első ipari forradalom hajnalán megjelentek ezek a hangok, és azóta is velünk vannak. És igen, tagadhatatlan, hogy a technika beszántott jó néhány szakmát: ma már nincsenek lópatkolók és a nyomdai szedők is más munka után néztek. A félelem tehát nem alaptalan: egyes szakmák megszűnnek, ahogy fejlődik a világ. De, és ez egy hatalmas de! Az innovációkkal tengernyi új szakma születik: olyanok, amik korábban egyáltalán nem léteztek.

Negyven évvel ezelőtt nem voltak webfejlesztők, harminc évvel ezelőtt nem voltak PPC-sek, és tíz évvel ezelőtt nem voltak AI-fejlesztők. Az automatizmusok – legyenek azok bármennyire is hasznosak – nem jelentenek akkora technológia ugrást, mint a gépkocsik, az internet, a közösségi oldalak vagy a digitális nyomdatechnika. Szó nincs róla, hogy ezek az automatizmusok az emberek helyett léteznének: azok helyett a repetitív, alacsony hozzáadott értékű feladatok helyett vannak, amiket mindenki a háta közepére kíván.

Maradjunk egy kicsit az ügyfélszolgálat világában, hogy ezt megérthessük. Vegyük Tímeát, aki (egyedüli) ügyfélszolgálatosként dolgozik egy napelemeket gyártó cégnél. Automatizmus nélkül Tímea a munkaideje nagy részében az időpontot kérő e-mailekre válaszolna, megerősítő leveleket küldene, árajánlatot pötyögne és sorolhatnánk. Ha ezeket az automatizmus leveszi a válláról, Tímeának marad ideje (energiája és józan esze) a fontos ügyfélkérésekkel foglalkozni.

Azokra az ügyfelekre tud koncentrálni, akik sokat hozhatnak a cégnek, de akikkel csakis egy ember tud foglalkozni. Mert Tímea lehet empatikus, kreatív, rámenős, meggyőző – olyan, amire egyetlen automatizmus (vagy AI, ha már itt tartunk) sem képes. A cég így Tímea legjobb tulajdonságait használja a lehető leghatékonyabban ahelyett, hogy piszlicsáré feladatokkal őrölné fel az energiáit és pazarolná el a tudását.

Ezek a napi feladatok pedig néha kifejezetten kellemetlenek. Tímea például azt utálja a legjobban, amikor az időben nem fizető ügyfeleket, partnereket kell e-mailben vagy telefonon keresnie, és felszólítania őket a fizetésre. De miért kéne ezt Tímeának csinálnia?

Bőven elég, ha egy szoftverben be van állítva egy automatizmus, ami minden egyes ügyfél és partner fizetési határidejét ismeri. Ha eddig a dátumig nem érkezik meg a pontos összeg, a rendszer automatikusan küld egy e-mailt vagy SMS-t. Két (három, négy, tíz) nappal később még egyet. Tímeának csak akkor kell közbeavatkoznia, ha a második (harmadik, negyedik) automata felszólítás sem hoz eredményt.

Tímea csak egy példa. Dolgozhatna marketingesként, HR-esként, logisztikusként, jogászként vagy könyvelőként, az automatizmusok akkor is napi több órányi munkaidőt szabadítanának fel neki. Az automatizmusokkal tehát nem megszabadulunk az emberektől, hanem szabadabbá tesszük őket!

A MiniCRM automatizmusaival a te céged is csak nyerhet

Tímea főnöke igencsak jól teszi, ha MiniCRM-re vált. A magyar ügyfélkapcsolat-kezelőben minden megtalálható és használható, amiről eddig szó volt:

• Automatikus e-mail és SMS-küldés (akár egy meghatározott időben, akár bizonyos feltételek teljesülésekor)
• Automatikus fizetési felszólítás
• Automatikus figyelmeztetés időpontra, fontos dátumra

Ez azonban csak egy nagyon kicsi szelete annak, amire a rendszer képes. A MiniCRM-ben automatizmusok garmadáját hozhatod létre, ami támogathatja a marketinget, a HR-t, az értékesítést vagy akár a rendezvényszervezést. Sőt, a szoftver arra is képes, hogy magától, emberi beavatkozás nélkül osszon ki feladatokat – határidővel és felelőssel.

Mit nyer ezekkel a céged?

• Elégedett kollégákat, akik nem őrülnek bele a monoton feladatokba
• Hatékonyabb munkavégzést, mert lesz idő a lényeges teendőkre
• Növekvő értékesítést, mert az automatizmusokkal a céged pontos és kiszámítható lesz
• Kevesebb kaotikus hétköznapot, hiszen az automatizmusok nem hibáznak