Officelink Kft.

Mondj pár szót a cégről, mivel foglalkoztok és mi volt a kiváltó ok, amiért elkezdtél CRM rendszer bevezetésén gondolkodni?

Az Officelink Kft. a Drávanet cégcsoporthoz tartozik. Budapesten nyújtunk bérelt vonalas optikai internet szolgáltatást cégeknek, jelenleg több, mint 150 irodaházban van jelen a szolgáltatásunk. Ezen kívül idén szerver hosztinggal bővült a portfóliónk.

A kihívás az volt, hogy több értékesítő kollégánk van, az eladást pedig a létesítési fázis követi, amely önmagában is egy mini projekt. Ez azt jelenti, hogy ha eladjuk a szolgáltatást, a műszaki kollégáknak ki kell menniük a helyszínre és létesíteniük kell a megoldást, ami néhány hetes munka. Miután átadjuk, indul a számlázás. Elsősorban az értékesítés támogatására kerestünk megoldást, de ma már a MiniCRM-ben kezeljük az irodaházakat és a létesítési projekteket is. Jelenleg 4 értékesítő, 2 műszaki és 2 backoffice kolléga használja a rendszert.

Mi alapján választottál CRM megoldást, mik voltak a legfontosabb szempontok?

Régebben már bevezettük a MiniCRM-et, de elsikkadt a használata, így maradtunk az Excelnél. A folyamataink egyre bonyolultabbak lettek, egyre több leadet kellett kezelni, szóval nem volt kérdés, hogy a MiniCRM mellett döntöttünk ismét, mivel már használtuk mi is, és ismerősi körben is használják a rendszert. A MiniCRM felhasználóbarát, könnyen alakítható, például mezők testreszabásával. Erre szükség is van, hiszen hiába specifikálunk egy folyamatot előre, az élet úgyis mást diktál, ezért a rendszerbe is bele kell nyúlni. Számomra az is hasznos, hogy rálátok a kollégák tevékenységére.

Milyen más szoftvereket használtok a napi működés támogatásához, van-e bármilyen integráció a CRM-hez?

Két nagy számlázási és üzemeltetési rendszerünk van, amit még használunk, de ezek nincsenek összekötve a MiniCRM-mel. A jövőben az online árajánlatkéréseket szeretnénk űrlap segítségével bekötni a rendszerbe.

Megterhelőek a CRM költségei, meg kell ettől ijednie egy KKV-nak?

Mi a legnagyobb csomagra fizetünk elő és érdekem lenne, hogy egyre többen használják a rendszert, ami viszont így drágább is lesz, szóval megfontolom, hány embernek legyen hozzáférése. Ez persze nem jelenti azt, hogy nem éri meg.

Hozott bármilyen változást/eredményt a CRM bevezetése?

Nemrég vezettük be a rendszert, annak viszont már most élvezzük az előnyét, hogy a kollégák egy helyen és naprakészen látják az információkat. Eddig a korábbi levelezésekből, dokumentumokból kellett a történéseket összerakni, ezeket már mind MiniCRM-ben kezeljük. Így helyettesítéskor könnyen átlátható, hol tart egy adott ügy. Érzem, hogy időt tudunk megtakarítani. Hosszú távon pedig azt várjuk, hogy még jobban felgyorsul majd a munka.

Az online marketinget is szeretnénk támogatni a rendszerrel. Így, hogy a leadek a rendszerben vannak, a hírlevelek küldése is jobban tervezhető lesz.

Mit jelent számodra a CRM?

Átláthatóságot, megadja azt az érzést, hogy kézben tartom a folyamatokat.

Milyen tanácsot adnál egy KKV-nak a tapasztalataid alapján?

Érdemes vele foglalkozni és rászánni az energiát és a pénzt. Nem kis munka bevezetni, át kell tekinteni hozzá a cég felépítését, a szerepköröket, a folyamatokat és ezeket formalizálni kell. Ez jellemzően nincs meg a kkv-knál és ad hoc működnek sokszor a dolgok. Ha viszont növekedik egy cég, eljut arra a pontra, hogy muszáj szervezettséget vinni a cég életébe és erre jó a CRM. Ha például egy kolléga elmegy a cégtől, megkönnyíti a pótlását, a feladatok átadását, valamint strukturált gondolkodásra kényszeríti a cégvezetőt.