Adatlapi mezők
Tartalom:
- Mik azok az adatlapi mezők és mire használhatom őket?
- Hogyan tudok mezőket létrehozni, módosítani és törölni?
- Milyen típusú mezők közül választhatok?
1. Mik azok az adatlapi mezők és mire használhatom őket?
Az adatlapi mezők az adatlapon találhatóak:
Ezekbe a mezőkbe fogod rögzíteni a legfontosabb adatokat az érdeklődődről, projektedről, vagy bármilyen más üzleti folyamatról.
Mi indokolja egy adatlapi mező létrehozását?
- Olyan információt fogtok benne tárolni, ami nélkül nem tudtok dolgozni. Példa: Melyik terméket szeretné megvásárolni az érdeklődő?
- Adat, ami elengedhetetlen riportok készítéséhez. Például: Várható árbevétel
- Adat, ami automatizmusok működtetéséhez szükséges. Példa: Ajánlatadás időpontja
2. Hogyan tudok mezőket létrehozni, módosítani és törölni?
Adatlapi mezők szerkesztőfelülete
1. Válaszd ki azt a terméket, ahol adatlapi mezőt szeretnél létrehozni, és kattints a Továbbiak gombra
2. Válaszd a Mezők testreszabása opciót, ezzel bekerülsz a termék adatlapi mező szerkesztő felületére.
Így néz ki a Mezők testreszabása felület:
Egy másik útvonalon is elérheted az adatlapi mezők szerkesztőfelületét. Ehhez nyiss meg egy tetszőleges adatlapot a kívánt termékben, és kattints a három pöttyre, majd a Mezők testreszabása opcióra.
A MiniCRM-ben az adatlapi mezők mellett két másik felületen is találkozhatsz mezőkkel. Ezek a cég adatlap mezők és a személyi adatlap mezők. Minden alkalommal, amikor létrehozol egy adatlapot, a kapcsolattartók számára is készül egy külön adatlap. Ha megadtál céget, akkor elkészül a céges adatap is, ha nem, akkor értelemszerűen csak a személyi adatlap készül el az elsődleges kapcsolattartóhoz.
Cég adatlap mezők szerkesztőfelülete
A cég adatlap mezőin érdemes vezetni minden olyan adatot, ami
- a kapcsolattartáshoz szükséges (számlázási cím, telephelyek címei, központi telefonszám vagy email cím)
- riportokban szükséges
- ami nélkül nem tudtok dolgozni (adószám, kockázati besorolás, SWIFT kód, stb.)
A másik útvonal a cég adatlap mezők szerkesztőfelületéhez:
1. Vidd a cég neve mellé a kurzort, és kattints a megjelenő ikonra
2. Kattints a három pöttyre, majd a Mezők testreszabása opcióra
Személy adatlap mezők szerkesztőfelülete
Minden kapcsolattartóhoz automatikusan készül egy személy adatlap is. Ha nem adtál meg céget az adatlap létrehozásakor, akkor csak egy kapcsolattartód lesz az adatlapon, céges adatlapok esetén ezt több is lehet.
A személy adatlap mezőin érdemes vezetni minden olyan adatot, ami
- a kapcsolattartáshoz szükséges (telefonszám, email cím, pontos beosztás, szállítási cím)
- riportokban szükséges
- ami nélkül nem tudtok dolgozni (TAJ szám, adóazonosító jel, egyéb személyes adatok)
A személy adatlapot az alábbi módon tudod elérni:
A megjelenő felületen meg tudod adni a szükséges adatokat. Az Egyedi mezők mellett látható ceruza ikonra kattintva innen is el tudod érni a személy adatlap mezőszerkesztő felületét.
A másik útvonal a cég adatlap mezők szerkesztőfelületéhez:
1. Vidd a személy neve mellé a kurzort, és kattints a megjelenő ikonra
2. Kattints a három pöttyre, majd a Mezők testreszabása opcióra
Mezők létrehozása
A bal oldali oszlopban a meglévő mezőket találod. Minden termék (kivéve az Egyedi) tartalmaz néhány előre elkészített mezőt, amiről a MiniCRM csapata úgy véli, hogy az adott termékben vezetni kívánt üzleti folyamatot.
A jobb oldali oszlopban a választható mező típusokat találod. Az egyes mezőtípusokról bővebben a cikk utolsó harmadában olvashatsz.
Új mező létrehozása:
1. A jobb oldali oszlopból válaszd ki a kívánt mezőtípust, ragadd meg az egér (tapipad) bal gombjának nyomva tartásával, majd húzd balra, abba a dobozba ahova el szeretnéd helyezni.
A lenti képernyőfotón kicsit ügyetlenül, de reményeim szerint értelmezhetően látszik egy jelölőnégyzet típusú mező áthúzása az adatlapi mezők közé.
2. A mező elhelyezése után a mező testreszabása következik a megfelelő szöveg megadásával és egyéb beállításokkal, amiről részletesebben a cikk utolsó harmadában olvashatsz.
Mezők módosítása és törlése
A meglévő mezőket a ceruza ikonra kattintva módosíthatod, a behajtani tilos ikonnal pedig törölheted.
A mezőket csoportosító dobozokat is a ceruza ikonra kattintva szerkesztheted, itt az alábbi beállításokat éred el:
- elnevezheted a dobozt
- állíthatod a doboz bal oldalán látható színes sáv színét, ami segít a dobozok vizuális elkülönítésében (az adatlapon fog látszani a beállítás)
- állíthatod a dobozban lévő mezők láthatóságát, amennyiben vannak felhasználó csoportjaid
- elrejtheted a dobozt és a benne lévő mezőket – ez akkor hasznos, ha vannak időszakosan használt mezőitek
- törölheted a dobozt, miután kitörölted belőle az összes mezőt
A „használatban lévő” mezők törlése néhány extra lépéssel jár:
- ha van olyan adatlap, ahol adattal van feltöltve a mező
- ha a mező szerepel szűrőkben
- ha a mező szerepel űrlapokban, hibaüzenetet fogsz kapni, ami tájékoztat a szükséges lépésekről.
Például:
3. Milyen típusú mezők közül választhatok?
Legördülő lista
A legördülő listából csak egy érték választható ki, ezért egymást kizáró értékeket kell megadni használatakor.
Például: Milyen forrásból érkezett az érdeklődő.
Jelölőnégyzetek
A jelölőnégyzet értékei közül többet is választhatsz, több érték egyszerre is igaz lehet az adatlapnál. Például: Mi iránt érdeklődik.
Szöveg
Rövidebb infók tárolására használd, mivel nem használható sem statisztikáknál, sem listák készítésénél, alkalmazását érdemes minimálisra csökkenteni. Ezekben a mezőkben lévő szövegekre is kereshetsz. (1024 karakter)
Szövegdoboz
Hosszabb megjegyzések leírására, információ tárolására alkalmas. Mivel nem használható sem statisztikáknál, sem listák készítésénél, alkalmazását érdemes minimálisra csökkenteni. Ezekben a mezőkben lévő szövegekre is kereshetsz. (4096 karakter)
Dátum és idő
A naptárból kiválaszthatsz dátumot, valamint megadhatsz konkrét időpontot is.
Például: Várható lezárás időpontja.
Egész szám
Olyan számok rögzítésére alkalmas, ami nem pénzösszeg. Például: Várható árbevétel.
Fájl mező
Adatlapokra fájl mezőt is vehetsz fel, ami alkalmas például fotók, ajánlat, szerződés, számla PDF-ben történő feltöltéséhez és nyilvántartásához. Ezt a mezőt cég/kapcsolattartó adatlapjaira is fel tudod venni. Választhatsz, hogy a fájl mezőbe csak egy fájl feltöltését engedélyezed, vagy akár több fájlt is fel lehet tölteni. Egy fájl mezőbe feltölthető fájl mérete maximum 24MB.
A fájl mezőre lehet hivatkozni sablonban, mint változó, ilyenkor mindig az utoljára feltöltött fájlra fog hivatkozni az adott mezőből, tehát egy letöltési linket küld a címzettnek (regisztráció/bejelentkezés nélkül le tudja tölteni, így nem foglalja az e-mail tárhelyeket). Ez hasznos például, ha egy szerződésből, ajánlatból mindig a legfrissebb verziót szeretnénk kiküldeni.
Több fájl feltöltés esetén a mezőbe feltöltött összes fájlt fogja elküldeni tömörített formátumban, így a címzettnek a tömörítés után szükséges kibontania a fájlt.
Több fájl feltöltés során a fájlmező alatt fognak megjelenni a feltöltött fájlok valamint a mellettük lévő lomtár ikonnal van lehetőség törölni őket a listából, ilyenkor csak az előzményekben fog megjelenni a mezőből törölt fájl. A fájl névre kattintva lehetőség van egyesével letölteni a fájlokat, vagy az „Összes letöltése” opcióval lehetőség van a fájl mező listájában lévő összes fájl letöltésére, ilyen esetben szintén tömörített formában kerülnek letöltésre a fájlok.
Csak olvasható mező: Ha van olyan mező, amit nem a MiniCRM-ben állítasz be, hanem egy külső forrásból érkezik az infó (például integráció révén kerülnek be az adatok), akkor pipáld be a Csak olvasható mezőt.
Kötelező mező: Ha van olyan adat, amit mindenképpen tudnod kell ahhoz, hogy a következő státuszba kerüljön az adatlap (például várható árbevételt tudni kell mielőtt lezárod az értékesítést), akkor állítsd be a Kötelező kitölteni ettől a státusztól mezőket.