Adatszinkronizálás Google Sheet-ből MiniCRM-be (MiniCRM sync)

Mit tud a MiniCRM Sync bővítmény?

A „MiniCRM sync” Google Sheet bővítményt neked találták ki, ha gyorsan és egyszerűen szeretnél adatokat visszajuttatni MiniCRM adatlapodra.

Ha van olyan MiniCRM szűrőd, amit „kiraktál” Google Sheet-re és az ott számított adatokat gyorsan visszajuttatnád MiniCRM-be, akkor töltsd le a „MiniCRM Sync” névre hallgató Google Sheet bővítményt.

Ideális megoldás, ha MiniCRM adatok alapján Google Táblázatban számításokat végzel, majd annak eredményét a bővítmény segítségével gyorsan és könnyen vissza szeretnéd szinkronizálni MiniCRM adatlapra!

A funkció használatához API kulcs generálás szükséges, melyet a MiniCRM REST APIs + XML szinkronizáció kiegészítő bekapcsolása után tehetsz meg:
https://www.minicrm.hu/help/elofizetes-beallitasai/

Nézd meg a beállításokat videón!

Táblázat összeállítása

  • 1. Készíts egy másolatot a következő táblázatról: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rU4MIanD6xPVCdDa4_I7sWG6wb3hksFX-zt6b7o71Ak/edit?usp=sharing
  • 2. Töltsd le a MiniCRM Sync bővítményt: Google Sheet-ben az Add-ons / Get Add-ons menüpontra kattintva és a MiniCRM szóra keresve. Ha telepítetted az elején a bővítményt, akkor most az „Add-ons” menüpontban látni fogod a MiniCRM bővítményt, és azon belül a „Set SystemId” és „Set API Key” beállítási lehetőségeket.
  • 3. Állítsd be a rendszer azonosítód és a létrehozott API kulcsot a Google táblázatban a bővítmények ezen belül MiniCRM Sync almenüben.
    • SystemId-dat legkönnyebben a böngésződ címsorában lévő MiniCRM-es linkből tudod kihalászni. pl: https://r3.minicrm.hu/31177/#!TodayView; innen látszik, hogy a rendszer azonosítóm 31177.
    • API kulcsod létező esetén kérd el az adminisztrátor felhasználótól, vagy generáljatok újat és használjátok azt. Vigyázat, ha már van létező API kulcs, amit valahol használsz is és most újat generálsz, a korábban beállított API kulcsok semmissé válnak.
  • 4. Válassz egy a MiniCRM-ben létrehozott szűrőt Google Táblázatra megosztva, vagy csinálj akár egy teljesen új szűrőt és oszd meg! A szűrődben az „Adatlap URL” mező mindenképp legyen benne (szűrő táblázatos nézetében „mező hozzáadásával” hozzáadhatod), mert ez alapján tudja a bővítmény a visszatöltéshez szükséges beazonosítást elvégezni.
  • 5. Szinkronizálhatod az adatokat a MiniCRM be:  Ha minden beállítást elvégeztél és van is adat, amit „visszalöknél” MiniCRM adatlap mezőbe, akkor használd ugyanitt a „Sync to MiniCRM” parancsot.

 

Az „Id” oszlopodhoz ennek a függvénynek a segítségével kapod meg magukat a szükséges azonosítókat, a Google Táblázat nyelvétől függően

    • Angol táblázat esetén használd ezt:=IF(FromMiniCRM!B2<>"",REGEXEXTRACT(FromMiniCRM!B2,"[^/]+$"),0)
    • Magyar táblázat esetén használd ezt:=HA(FromMiniCRM!B2<>"";REGEXEXTRACT(FromMiniCRM!B2;"[^/]+$");0)

Mire ad megoldást?

Ha jobban belemélyedsz, világossá válik, hogy ez nagyon sok mindenre adhat megoldást. Bármilyen számítást végzel, riportot csinálsz stb, ha azt a végső adatot, amit a végén vissza akarsz szinkronizálni a megfelelő helyre teszed (leírtak szerint), akkor határ a csillagos ég.

A Google részéről alkalmazott időkorlát miatt a táblázatból körülbelül 100 sort tudsz legfeljebb visszaszinkronizálni a MiniCRM-be.

Természetesen a megoldás nem csak számokat kezel, fájl mező kivételével az összes típusú mezőt szinkronizálhatod (csak olvashatót is), csak a megfelelő formátumot kell használnod Google Sheeten:

  • Legördülő lista:  pl. Első választási lehetőség  (lényeg, hogy karakterre pontosan ugyanaz az érték (akár betűk, akár számok) szerepeljen, amilyen értéked van az adatlapon abban a legördülő listában)
  • Jelölőnégyzetek: pl. Első választási lehetőség, Második választási lehetőség  (lényeg, hogy szintén karakterre pontosan ugyanaz a tartalom legyen, csak ez esetben „,”-vel elválasztva többet is megadhatsz
  • Szöveg: pl. Valami 123.  (bármi megadhatsz, szöveg formátumként kezeljük)
  • Szövegdoboz: pl. Valami 123.  (bármi megadhatsz, szöveg formátumként kezeljük)
  • Dátum és idő: pl. 2018-12-01  (formátumérzékeny, csak így működik)
  • Egész szám: pl. 234 (ha nullát szeretnél visszaszinkronizálni, idézőjelek közé kell tenned képlettel: =”0″).
  • Törtszám: pl. 23.45  (formátumérzékeny, csak „.”-tal működik, a 0-át idézőjelek közé kell tenned képlettel: =”0″).
  • Fájl mező: Ezzel a módszerrel nem tudsz fájlokat feltölteni.

 

Jó munkát!