Felhasználók kezelése és új felhasználó hozzáadása
Tartalom:
1. Felhasználó hozzáadása
1.) Lépj be a MiniCRM beállításokba.
2.) Kattints az Új felhasználó gombra
3.) Töltsd ki a megadott mezőket, majd kattints a Hozzáadás gombra
2020. november előtti előfizetési csomagjaink 5 felhasználó díját tartalmazzák. További felhasználókat a fentieket követve a “+Új felhasználó” gombbal tudsz hozzáadni. Ezeket külön számlázzuk.
2020. november utáni előfizetéseinknél a csomagokba foglalt felhasználó mennyiségek eltérőek. Basic: 3, max 5 felhasználó. Professional: 4 felhasználó (bővíthető). Enterprise: 10 felhasználó (bővíthető).
4.) Kattints a 
gombra a felhasználó létrehozásához
Ezután a kollégád kapni fog egy emailt, amiben lesz egy link. Erre kattintva tud jelszót készíteni magának.
5.) Állítsd be az új felhasználó jogosultságait, hozzáférését
A felhasználóknak három féle státuszuk lehet a MiniCRM-ben:
- Aktív – Be tud lépni
- Lekapcsolt – Nincs hozzáférése a rendszerhez, a csomagodba foglalt felhasználó számaiba nem számít bele. Lekapcsolt felhasználókért nem számítunk fel díjat. Bármikor újra aktiválhatod a lekapcsolt felhasználót a felhasználó felület jobb felső sarkában található Aktiválás gombra kattintva.
- Zárolt – Nem tud belépni, de a felhasználója és minden elkötelezettsége él a MiniCRM-ben. Beleszámít a csomagodba foglalt felhasználó keretbe és ha azon felüli felhasználóról van szó, ki is számlázzuk a díját.
2. Felhasználó lekapcsolása
1.) A felhasználó beállításoknál válaszd ki azt a felhasználói fiókot, amelyiket le szeretnéd kapcsolni.
2.) Kattints a Lekapcsolás gombra.
Feladatok átadása
Ha a felhasználóhoz tartozik adatlap, teendő, automatizmus vagy űrlap, lekapcsolása előtt a rendszer automatikusan felkínálja ezek átadását egy másik felhasználónak.
1.) Tekintsd át, hogy jelenleg milyen elkötelezettségei vannak a lekapcsolni kívánt felhasználónak a rendszerben, és gondold át, hogy melyik kolléga kapja meg ezeket.
2.) A szűrőket, automatizmusokat a vonatkozó felületeken módosítsd, változtass rajtuk felelőst / küldőt / fogadót, a hibák elkerülésének érdekében.
- első lépésként az kapcsold le automatizmust
- Az automatizmusban szereplő szűrő feltételei között állítsd át a lekapcsolni kívánt személyt arra aki átveszi majd a feladatait / adatlapjait.
- Kapcsold le a felhasználót.
- Ezután aktiváld a korábban lekapcsolt automatizmust.
- Aktiválásnál jelöld be a „Csak új adatlapok” doboz alatt található pipát.
Felhasználó zárolása
Ha biztonsági vagy egyéb okok miatt szeretnéd, hogy egy felhasználó ne tudjon belépni a rendszerbe (pl.: már nem dolgozik a cégnél, de még nincs meg a helyettese) akkor zárolhatod a felhasználó fiókját ideiglenesen. Amíg egy adminisztrátor fel nem oldja a zárolást, a felhasználó nem fog tudni belépni a MiniCRM-be.
A lekapcsolástól eltérően, zárolás esetén nem vagy köteles másik felhasználót választani aki továbbviszi a lekapcsolt személy teendőit, adatlapjait, szűrőit és automatizmusait. A zárolás alatt ezek változatlanul maradnak a rendszerben.
1.) A felhasználó beállításoknál válaszd ki azt a felhasználói fiókot, amelyiket zárolni szeretnéd. A Lekapcsolás gomb melletti nyílra kattintva, válaszd a Zárolás opciót!
2.) A felugró ablakban erősítsd meg a zárolás tényét.
3.) Innentől kezdve a felhasználó nem tud belépni a fiókjába, amíg egy adminisztrátor jogosultságú felhasználó fel nem oldja a zárolást vagy végleg le nem kapcsolja a felhasználó fiókját.
3. Felhasználó anonimizálása
Felhasználó lekapcsolása után van lehetőségünk anonimizálni az adatokat, így GDPR szempontból is meg tudunk felelni az erre vonatkozó adattörlési kéréseknek. Anonimizálás során a felhasználó e-mail címe megváltozik, a kereszt- és vezetéknév pedig „-” karakterre íródik át. Ez hatással van az előzményekre és a riportokra is, ezért ha a jövőben szükség lehet adott felhasználó tevékenységének a visszakövetésére – például több felhasználó anonimizálásakor – érdemes manuálisan átírni utána a nevet.
1.) Felhasználó lekapcsolását követően a jobb felső sarokban megjelenik az „Anonimizálás” gomb. Erre kattintva figyelmeztető üzenet jelenik meg amelyben a rendszer megerősítést kér az anonimizálási szándékot illetően.
2.) Anonimizálás eredményeként ezt kell látnunk:
3.) Az adatlapi előzményekben az alábbi módon jeleníti meg a rendszer az anonimizált felhasználót:
4. Számlasztornó
Ha már elérted az előfizetési csomagban foglalt aktív felhasználószámot, lehet hogy szeretnél közülük lekapcsolni valakit, és a feladatait, egy új felhasználónak átadni. A lekapcsolás után ismét a csomagodnak megfelelő mennyiségű felhasználód lesz, így a +1-ről kiállított számlát sztornózzuk.
Ezt a help@minicrm.hu-ra küldött emailben igényelheted.