Dokumentum generálás

Fájlsablonok létrehozásával teljesen személyre szabott dokumentumokat állíthatsz ki adminisztráció nélkül PDF vagy DocX formátumban.

Az itt bemutatott funkciók (képek beágyazása, aggregátorok használata és docx generálás) csak a Dokumentum generálás kiegészítő előfizetésével érhetők el. A kivezetett PDF Generálás kiegészítő funkcióiról ide kattintva olvashatsz bővebben: PDF Generálás (kivezetett kiegészítő)

Fájlsablonok használata

A nem tételes termékekben – Ügyféladatbázis, Értékesítés, Projektek stb. – az alábbi formában kell megadnod az adatlapi vagy kapcsolattartó mezők változóit: {d.Project.VáltozóNeve}

Az összes változóként használható mezőt könnyedén eléred, ha készítesz egy új email vagy teendősablont. Illeszd be a szükséges változókat a sablonba majd alakítsd át a fenti formára. Például: teendő sablonban személy keresztneve = {%Person.FirstName%}, fájl sablonban {d.Person.FirstName} lesz a helyes változó.
  1. Készíts szövegszerkesztőben egy A4 oldalbeállítással rendelkező dokumentumot (.docx formátumban).
  2. Add meg a törzsszövegeket amelyek nem változnak (pl.: Adószám:, Vevő neve: stb.)
  3. Amennyiben képeket is szeretnél használni, illessz be a dokumentumba egy helykitöltő képet, abban a méretben amelyben a kiállított dokumentumban is látni szeretnéd.
    • a helykitöltő kép alternatív szövegében add meg a képet tartalmazó mező változóját (pl.: {d.Project.KulsoFoto})
    • fontos, hogy csak olyan fájlmezőt tudsz használni a sablonban, amely mindössze 1 db képet tartalmaz
  4. Illeszd be a törzsszöveget után a kívánt változókat (pl.: Vevő adószáma: {d.Business.VatNumber})
  5. Mentsd el .docx formátumban a sablont, majd a megfelelő MiniCRM termékbe töltsd fel Új Fájlsablon létrehozásával
  6. Ne felejts el nevet és mappát megadni a sablonnak majd kattints a mentés gombra!
  7. Végül válaszd ki az adatlapon azt a mezőt, amelyikbe szeretnéd létrehozni a dokumentumot és kattints a PDF Generálása sablonból opcióra
  8. Válaszd ki a kívánt sablont és el is készültél a személyre szóló dokumentummal

 

Változók használata tételes termékekben

A {d.Offer.VáltozóNeve} változót használd az ügyfél, kiállító vagy más ajánlattal kapcsolatos adatokhoz, a {d.Other.Items[i].VáltozóNeve} változót pedig a termékekhez vagy szolgáltatásokhoz használhatod. A termékek felsorolásakor a következőképp kell a változókat használni: az első termék esetében: d.Other.Items [i].Name. Ahhoz, hogy az összes további termék megjelenjen lejjebb, egy új sorban d.Other.Items [i + 1].Name formában is meg kell adnod a változót. (példaként lásd a fenti template minta sablont).

Ajánlat termékben: {d.Offer.VáltozóNeve}

Teljesítési igazolás termékben: {d.CertificateOfCompletion.VáltozóNeve} 

Megrendelés termékben: {d.Order.VáltozóNeve} 

Szállítólevél esetén: {d.DeliveryNote.VáltozóNeve}

Munkalap esetén: {d.Worksheet.VáltozóNeve}

A használható változók listáját alább találod:

Ügyfél változók:
Például {d.Offer.CustomerAddress} = Vevő címe (utca, házszám)
CustomerName => Ügyfél neve (kinek van kiállítva az ajánlat)
CustomerCounty' => Ügyfél megye  
CustomerPostalCode => Ügyfél irányítószáma
CustomerCity => Ügyfél települése
CustomerAddress => Ügyfél címe
CustomerAccountNumber => Ügyfél bankszámlaszáma
CustomerVatNumber => Ügyfél adószáma
CustomerEUVatNumber' => Ügyfél EU adószáma
CustomerRegistrationNumber => Ügyfél cégjegyzék száma

Kiállító változók:
Például {d.Offer.VendorName} = Ajánlat kiállító neve

VendorName => Kiállító neve
VendorPostalCode => Kiállító irányítószáma
VendorCity => Kiállító települése
VendorAddress => Kiállító címe
VendorIBAN => Kiállító IBAN száma
VendorSWIFT => Kiállító SWIFT kódja
VendorVatNumber => Kiállító adószáma
VendorEUVatNumber => Kiállító EU adószáma
VendorRegistrationNumber => Kiállító cégjegyzék száma

Ajánlat változók:
Például {d.Offer.Subject} = Ajánlat tárgy mező tartalma

Subject => Tárgy mező tartalma
PaymentMethod => Fizetési mód
Issued => Kiállítás dátuma
CurrencyCode => Pénznem
ConversionRate => Átváltási árfolyam 
AmountNet => Nettó érték
AmountVat => Áfa értéke
Amount => Bruttó érték

Termék/szolgáltatás változók:
Például {d.Other.Items[i].Name} = tétel neve

ProductImage => Tétel kép (a készletben egyes tételekhez feltöltött fotó)
SKU => Termék kódja
EAN => EAN szám
Name => Megnevezés
Description => Leírás
PriceNet => Nettó ár
VAT => Áfa értéke
Quantity => Mennyiség
UnitName => Mértékegység
Price => Ár (nettó/bruttó- rendszer beállítástól függően)
SumNet => Nettó összérték (ár x darabszám)
SumVAT => Áfa összérték
Sum => Végösszeg
Product_CurrencyCode => Termék pénzneme

Dokumentum formátumának kiválasztása

Dokumentum generálás kiegészítőnk használatával lehetőséged van a MiniCRM-ben vezetett adatokból egy előzetesen elkészített fájl sablonba illeszteni a megfelelő értékeket, amelyekből immár a PDF formátum mellett DocX formátumban is generál dokumentumot  számodra a rendszer.