Egyedi szűrő készítése

Tartalomjegyzék:

  1. Szűrő létrehozása
  2. Szűrő találati lista szélsőséges esete
  3. Hogyan tudom megnyitni az elmentett szűrőket?
  4. Hogyan tudok szűrőt másolni vagy átnevezni?

A MiniCRM-ben ezekre tudsz szűrni:

Fontos, hogy a manuálisan kiküldött emailekre (pl. Egyedi email) a rendszerben nincs lehetőség szűrni!

Szűrő létrehozása:

Korlátozott felhasználóként csak azokra az adatlapokra tudsz szűrni, ahol van feladatod vagy Te vagy a felelőse.

1. Kattints a bal oldali menüsávban arra a termékre, amiben szűrni szeretnél

2. Kattints a képernyő jobb felső sarkában lévő Szűrés gombra

3. Válaszd a Szűrő létrehozását

 

4. A megjelenő szürke sávban kattints az gombra és adj feltételt a szűrődhöz

A szürke sáv két típusú szűrő elkészítését ajánlja fel neked. A felső sávban kötelező feltételeket adhatsz meg, így ha azt szeretnéd, hogy minden kiválasztott feltétel egyszerre teljesüljön, ezt az opciót válaszd. Az alsó sávban opcionális feltételeket adhatsz meg, ami olyan esetekben hasznos, ha azt szeretnéd, hogy legalább egy (bármennyi) feltétel teljesüljön. Ha nem vagy biztos abban, hogy melyik típusú szűrőre van szükséged, ide kattintva több példát is találsz a két típus közötti különbségre. Tipp: leggyakrabban a felső, kötelező feltételeket tartalmazó szűrőt használjuk.

5. Válaszd ki a szükséges szűrőfeltételt

A megjelenő ablak bal oldalán találod a kategóriákat, jobb oldalon pedig a használható mezőket. (A képen példaként adtuk a szűrőhöz az „Adatlap” – ” Rögzítés dátuma” feltételt.)

Ha egyszerre több feltételt is a szűrődhöz szeretnél adni, tartsd lenyomva a CTRL vagy Command billentyűt.

6. Miután eltűnt az ablak, a szürke sávban megjelenő harmadik dobozban van a kiválasztott feltételed.

7. Ezekre a dobozokra kattintva tudod szűkíteni, pontosítani a feltételt

(Például: Legfeljebb 3 napja volt a rögzítés dátuma az adatlapnak.)

Szöveg típusú mező feltételénél ;-vel elválasztott értékek között VAGY kapcsolat lesz. Pl. Személy: Keresztnév (tartalmazza): István; Jakab; László

8. A Mentés gombra kattintva el tudod nevezni, és menteni a szűrőt

 

Az elmentett szűrőket később meg tudod nyitni, át tudod nevezni vagy tudod lomtárazni.

Szűrő találati lista szélsőséges esete:

 

Ha nagy az adatbázisod és a szűrő feltételeknek megfelelő találati lista emiatt eléri az 1000 db-ot, akkor a „Figyelem! A szűrőnek több mint 1000 elme van!” üzenetet látod a képernyőn és 1000 db találatot jelez a rendszer. Ez nem hiba! A funkció a gyorsabb találati lista megjelenítése miatt lett kitalálva. Ez leginkább az e-mail szűrések esetén gyakori a listába bekerülő adatlapok darabszáma miatt. Tömeges email küldés esetén vagy adatbázis exportálásakor az összes találat bekerül, csak a MiniCRM felületen látsz 1000 db-ot.

Legalább 0 nappal ezelőtt feltétel

Ennél a feltételnél, amennyiben a vizsgált Dátum mező (ilyen a teendő határideje) értékeként nincs pontos dátum (Év, hónap, nap, óra, perc) megadva, csak egész nap (év, hónap, nap), abban az esetben az adott adatlapok nem kerülnek be a szűrési feltételbe.
Ennek oka, hogy a rendszerben az egész napos dátum értéke adott nap 23:59:00. Tehát, ha a dátum mezőben értékként 2020-01-19 van megadva, az a rendszerben 2020-01-19 23:59:00 alapértelmezett értékként kerül be.
 A felmerült probléma megoldása lehet, ha a feltételbe -1 nap érték kerül.

Bizonyos mezőket nem találok a szűrési feltételnél

Vannak bizonyos mezők, amelyek a MiniCRM által vannak használva a szűrő funkcióban. Ezek az összeakadás elkerülése végett nem kerülnek megjelenítésre a feltételek között.

Ilyen például az Url technikai névvel rendelkező mező (Project.Url), ami nem található meg mezőként akkor, amikor új feltételt szeretnél hozzáadni.

Ennek megoldása, ha az adott mezőt újra létrehozod, más névvel.

Kedvenc szűrők

Van lehetőséged az elkészített szűrőket kedvencnek jelölni, a szűrő elmentése után, a bal oldalon található csillag ikon megnyomásával.

 

Ezután a szűrő bekerül a Kedvenc szűrők közé, amit a Mai napom nézet jobb oldalán található listából tudsz elérni. Itt termékek szerint csoportosítva találod meg a kedvencnek jelölt szűrőidet.

A dátum mezőkben beállítható szűrési feltételekhez az alábbi ábrán láthatsz segítséget. Ide kattintva szöveges magyarázatot is olvashatsz a feltételekről.

 

Hogyan tudom megnyitni az elmentett szűrőket?

  1. Kattints a bal oldali menüsávban arra a termékre, amiben a szűrőt elkészítetted
  2. Jobb oldalon kattints a Szűrés gombra, majd a Szűrő megnyitásra
  3. A megjelenő ablakban keresd ki a szűrőt. Javaslom, használd a keresőt az ablak jobb felső sarkában
Ha nehezen találod meg a szűrőt, nevezd át! Mi a MiniCRM-nél például a „nevünkre vesszük” a szűrőt (@Név), így könnyedén átlátható, hogy melyik szűrő melyik kollégáé, és a saját nevedre keresve rövidebb listát kell átnézned, ha nem emlékszel a szűrő pontos nevére. Példa: Pontosan 7 napja nem reagált az ajánlatra @Brigi. Ebben az elnevezésben a @ karakternek semmilyen funkciója nincs, csupán egy látványos karakter. Bármi mást is használhattok helyette, csak legyen egységes.
Ahhoz, hogy átláthatók legyenek a szűrőid, lomtárazd a feleslegeseket!

Hogyan tudok szűrőt másolni vagy átnevezni?

A szűrő megnyitása után a jobb sarokban található három pöttyre kattintva készíthetsz másolatot, illetve a szűrő neve melletti ceruzára kattintva tudod átnevezni a szűrőt.

Ha másolatot készítesz, akkor egyből a másolt szűrőbe kerülsz. Ezt abból láthatod, hogy a szűrő neve mögé bekerül egy „másolat” megjelölés, amit a szűrő neve melletti ceruzára kattintva tudsz átírni.