Google Dokumentum PDF sablon átalakítása MiniCRM fájl sablonná
Google Dokumentum PDF sablon átalakítása MiniCRM fájl sablonná
Ebben a súgócikkben megmutatom, hogyan emelheted át Google Dokumentum sablonjaidat a MiniCRM beépített fájl típusú sablonjába amennyiben eddig Google Dokumentumokat használtál PDF generálásra.
Hogy miért van erre szükség?
A Google Dokumentumokból MiniCRM-be szinkronizált fájlok generálása során előfordulhat, hogy a Google Dokumentumokban készített szöveg vagy egyéb tartalom szétcsúszik, nem megfelelően jelenik meg a MiniCRM-ben.
Ennek elkerülésére javasoljuk, hogy vedd igénybe a MiniCRM beépített fájl sablon készítőjét. Mivel így nem egy másik szoftveren (Google Dokumentumok) megy keresztül a fájl generálás, elkerülhetőek a megjelenítéssel kapcsolatos problémák.
A MiniCRM beépített fájl sablonokból generált dokumentumok további előnye, hogy nem kell a megosztásokkal és jogosultságokkal bajlódnod a Google Drive felületén, minden fájl sablont el fog érni az összes érintett kolléga, akinek az adott termékben ez szükséges.
Első lépés – a dokumentum változóinak módosítása
A Google Dokumentumok felületén ${Project.VáltozóNeve} formátumban megadott változókat cseréld {d.Project.VáltozóNeve} formátumra. Figyelj arra, hogy a d. karakterek a kapcsos zárójelen belülre kerülnek.
Ha még nincs ilyen dokumentumod, Fájl sablonok című súgócikkünk fog segíteni a változók kinyerésében és pontos megadásában.
Második lépés – a belső margók beállítása
Az oldalbeállítást álló A4 formátumban érdemes megadni.
Harmadik lépés – táblázatok ellenőrzése
A táblázatok méretezésénél érdemes ellenőrizni, hogy az A4 margókon ne lógjon túl a táblázat, illetve ha ez mégis megtörténik, tesztelni a fájl feltöltése után MiniCRM-ben, hogy egységes marad-e a megjelenés.
Negyedik lépés – betűtípus ellenőrzése
A Google Dokumentumok néhány esetben olyan betűtípust is engedélyeznek, amit a Microsoft Word, vagy a MiniCRM fájlszerkesztője nem. Ezért érdemes klasszikus betűtípusoknál maradni (Arial, Times New Roman, Verdana). Az egyedileg létrehozott betűtípusokat érdemes kerülni.
Miután elvégezted a fenti 4 lépést és ellenőrizted a dokumentumod, töltsd le .docx formátumban, majd a megfelelő MiniCRM termék sablonjainál készíts egy új fájl sablont, és töltsd fel az adott dokumentumot.
Ekkor, ha mindent helyesen csináltál, a megtekintő ablakban el fognak tűnni a változók. Érdemes készíteni egy teszt dokumentumot, amit a megjelenés és változók szempontjából is átnézel.
Fontos, hogy amennyiben nem rendelkezel Microsoft Word szoftverrel (például Apple termékek esetén), a Google Dokumentumokból letöltött .docx formátumú dokumentum egyéb szövegszerkesztőkben (például Pages) jelentősen torzulhat. Ez nem jelent problémát a MiniCRM feltöltés során, oda a Google Dokumentumokban elkészített megjelenés fog megérkezni. Ha valami mégsem stimmel, a fenti 4 lépést érdemes még egyszer átnézni és módosítani a dokumentumot.
Ha elakadtál, tanulmányozd a Fájl sablonok című súgócikkünket, vagy bátran kérj segítséget ügyfélszolgálatunktól.
Amennyiben szeretnél egy már feltöltött fájl sablont módosítani, töltsd le a dokumentumot, módosítsd az eszközöd szövegszerkesztőjével vagy akár Google Dokumentumokban, majd a módosított példányt mentsd le, és töltsd fel újra a meglévő fájl sablonodba.