Adatbetöltés

Tartalomjegyzék:

  1. Adatbetöltés Excel táblázatból
  2. Adatbetöltés másolással
  3. Adatbetöltés több kapcsolattartó esetében
  4. Adatbetöltés szélsőséges esetei

 

A Betöltés fájlból funkcióval XLS, XLSX, ODS, CSV vagy ZIP formátumban meglévő ügyféladatbázisodat betöltheted a MiniCRM-be.

Ehhez adminisztrátori jogosultságra van szükséged!
A feltölthető fájl mérete xls, xlsx kiterjesztésben 4MB (4096KB), csv kiterjesztésben 8MB(8192KB).

Normál adatbetöltés lépésről lépésre Excel esetében (videós útmutató):

A táblázat előkészítése:

A táblázat kialakításához készíts egy adatlapi Excel exportot a termékből, amibe szeretnél majd betölteni  adatot. (Amennyiben új terméket készítettél, adj hozzá  egy teszt adatlapot, amit a későbbiekben szabadon törölhetsz)

A letöltött Excel fejléce tartalmazni fogja a sikeres importhoz szükséges mezőket. A táblázatból töröld ki az első oszlopot. Ebben található az adatlap azonosítója, amire új adatlap betöltésénél nem lesz szükséged.

A táblázat felépítése:

  • A táblázat fejléce tartalmazza azokat a mezőket, amiket MiniCRM-be fel szeretnél tölteni.
  • Egy sor: egy ügyfél
  • Egy oszlop: egy adata az ügyfélnek
  • Ha cégeket töltesz be a Cég nevét, ha személyeket töltesz be, akkor a személy nevét kötelező megadnod!
Megyék importálása esetén a rendszer ellenőrzi, hogy létező megyét próbálsz-e feltölteni. Ezért fontos, hogy mindig töltsd be az országot is a megyék feltöltése esetén, mert a rendszer ennek alapján validálja, hogy valós megyét próbálsz-e importálni. Tehát Egy új „Cím1: Ország” oszlopba fel kell venni a „Magyarország” szót minden ügyfélnél és a megye betöltése is sikeres lesz.
A mezők struktúráját, tulajdonságát figyelembe véve kell felvinni néhány adatot. Karakterpontos meghatározás szükséges, kis- és nagybetűk figyelembevételével.

Nézzük lépésről lépésre:

1.) Kattints arra a termékre a menüben amelybe adatokat szeretnél betölteni.

2.) Az új adatlap gomb mellett kattints a lefelé mutató nyílra betoltes-gomb, utána a Betöltés fájlból gombra.

3.) A Kattints vagy húzd ide a fájlt gombbal tallózd a táblázatot.

4.) Feltöltés beállítása.

• Ha még nincs adat a MiniCRM-edben, akkor jól van beállítva az Azonosítást követő esemény mező.
• Ha már van adat a MiniCRM-edben, akkor érdemes beállítani a Meglévő adatlap módosítása opciót. Így elkerülheted a duplikációkat.
• Beállíthatod milyen státuszba kerüljenek a betöltött adatlapok. Amennyiben a táblázatod egy oszlopában az Adatlap: Státusz fejléc alatt határozod meg a státuszokat, ezt a lépést figyelmen kívül hagyhatod.
• Ha épített, aktív az adatbázisod, akkor hagyd bent a pipát az Email címek aktiválásánál, egyéb esetben vedd ki.
• Olvasd el és fogadd el a SPAM szabályzatunkat majd kattints a Következő gombra.

5.) A Mező beállítások oldalon láthatod, milyen mezőket talált meg a MiniCRM a táblázat fejlécei alapján.

Ha az alábbi képen is látható hibaüzenet fogad, akkor valamilyen MiniCRM-es mező többször is ki van választva. Vagyis az Excel fájlból több oszlopot is ugyanabba a mezőbe próbálsz betölteni. A példa esetében „Személy1: Keresztnév” mező van két esetben is kiválasztva MiniCRM mezőjében.
FONTOS: MiniCRM felületén, ha több mezőnek azonos a neve az adatlapon, importnál szintén a lenti hibaüzenetet kapod! Tehát különböző névvel lásd el az adatlapi mezőket is!

 

6.) Kattints a Következő gombra.

Ha minden sor fehér hátterű, akkor minden oszlopot be tudott azonosítani. Nézd át, hogy a bal oszlopban lévő fejléc névhez helyes mezőnév tartozik-e a középső oszlopban.

7.) Adatok tesztelése

A Következőre kattintva végez egy tesztet a rendszer, hogy milyen adatokat tud betölteni.

Jelenleg rendszerünk kétféle importtal rendelkezik:

• Hibátlan sorok betöltése:
Csak azok a sorok kerülnek importálásra, amikben nem jelent meg hibaüzenet.

• Importálható sorok betöltése:
A  sárga hátterű felkiáltójeles háromszöggel jelzett típusú sorokat betölti a rendszer, DE ebben az esetben a hibás mezőket üresen hagyja a betöltött adatlapokon. Ezeket utólag ki lehet tölteni a rendszerben.

Email címek tesztelése és javítása:

A MiniCRM ellenőrzi a betölteni kívánt email címeket és bizonyos egyértelmű hibák esetén validálást követően kijavítja azokat. Az automatikus email cím javítás eseteit az alábbi felsorolásban találod.
  • Ékezet a domain névben. Pl.: info@példakft.hu helyett, javítva: info@peldakft.hu
  • Ékezet a @ jel előtti részben. Pl.: példabéla@peldakft.hu helyett, javítva: peldabela@peldakft.hu
  • Email cím helyén telefonszám szerepel – valid telefonszám esetén az email cím üresen marad, a telefonszám helyére kerül be az adat
  • Két email cím szerepel egy mezőben. Pl.: info@peldakft.hu / peldabela@peldakft.hu – mindkét email cím külön-külön, ugyanahhoz a személyhez kerül rögzítésre
  • „@” jel hiányzik az email címből. Pl.: peldakftgmail.com helyett, javítva: peldakft@gmail.com. A főbb ismert domainek elé automatikusan beilleszti a @ jelet a rendszer
  • Irreleváns információ az email cím cellában. Pl.: Példa Béla, +3612345678 – ezek az adatok nem kerülnek betöltésre
  • Extra tartalom a domain név után. Pl.: info@peldakft.hu_x000D_ – a domain utáni karakterek törlésre kerülnek
  • Email cím helyett weboldal szerepel a cellában. Pl.: www.peldakft.hu – amennyiben valid weboldal úgy a rendszerben a Weboldal mezőbe kerül betöltésre az adat

A két lehetőség közül kattints a számodra megfelelő opcióra, majd a Sorok betöltése gombra!

A kötelező mezőkben talált hibákat behajtani tilos táblával jelöljük és ezeket egyik import típus esetében SEM tölti be a rendszer.
Az egyes hibaüzenetek jelentéséről itt olvashatsz.

8.) Importálást követően a Betöltött adatok megtekintésére kattintva meg is tudod nézni a rendszeredbe bekerült adatokat.

Megszakítás/ Folytatás:

Abban az esetben, ha importálás közben az első 3 lépés alatt (1. Betöltési beállítások – 2. Mező beállítások – 3. Adatok tesztelése) megszakítod valahol a folyamatot, akkor az a Betöltés fájlból felületen megjelenik a „Korábbi adatbetöltések” alatt.

Két lehetőséged van a továbbiakban:

  • A megszakítás gombra kattintva végleg lezárod az importálást és eltűnik a korábbi adatbetöltésekről az adott import.
  • A folytatás gombra kattintva pedig onnan tudod folytatni az importálás lépéseit, ahol abbahagytad.

Gratulálok a betöltéshez! 🙂

Amennyiben szeretnéd visszavonni adott adatbetöltésedet, azt az alábbi hivatkozáson olvasható leírásunkkal tudod megtenni: Import visszavonása

Adatbetöltés másolással

Ha nem szeretnél feltölteni egy fájlt, mert például a felhőben tárolod vagy a táblázatnak csak egy részét szeretnéd feltölteni, akkor a következőket kell tenned:

1.) Kattints a megfelelő termékre a menüben.

2.) Az új adatlap gomb mellett kattints a lefelé mutató nyílra betoltes-gomb, utána a Betöltés fájlból gombra.

3.)Kattints a másolásos beillesztés gombra.

4.) Megjelenik a következő oldalon egy üres doboz, amibe be tudod illeszteni a kimásolt táblázatot.

5.) Kattints a Kövezkezőre, és folytasd a betöltést a hagyományos módon (a 4. lépéstől).

Adatok importálása Excelből több kapcsolattartó esetén

Saját ügyféladatbázisod .xlsx vagy .CSV formátumban tudod betölteni a MiniCRM-be.

Lehetőséged van több kapcsolattartót is betölteni egyszerre.

A művelet elvégzéséhez adminisztrátori jogosultságra van szükséged. Javasoljuk, hogy első körben a betöltést a táblázat fejlécével és egy-két próba sorral (adatlappal) végezd el, hogy bizonyosan az általad kívánt módon kerüljenek be az adatok! Ha a végeredmény megfelelő, akkor érdemes elvégezni a teljes adatbetöltést a táblázattal.

A táblázat fejléce tartalmazza azokat a mezőket, amiket MiniCRM-be fel szeretnél tölteni.

Az adatbetöltés alapjait itt tudod elsajátítani: Hogyan Működik az adatbetöltés

Fontos, hogy háromnál több kapcsolattartó esetében minden további kapcsolattartót az EXCEL táblázat új sorában kell folytatnod az alábbiak szerint:

  • A cég nevét és e-mail címét, valamint az elsődleges kapcsoalttartó (Személy, vagy Személy1) adatait (Név, e-mail cím, telefonszám stb) minden új sorban meg kell adnod.
  • A cég esetében adószám vagy e-mail cím egyezzen, mert a rendszer ez alapján azonosítja a kapcsolattartókat.
  • Nincsen „Személy4:, Személy5:….stb” a fejlécben.
  • Adatmódosító feltöltést kell végrehajtanod, minden esetben.

Tehát 9 kapcsolattartó esetében az EXCEL táblázatod 5 soros lesz.

A példa fájlt itt találod, ha EXCEL táblázatként is megnéznéd: Minta fájl

Ha mindent jól csináltál, akkor az összes kapcsolattartó bekerült a rendszeredbe.

Adatfeltöltés szélsőséges esete:

Ha sok ügyfelednek azonos az e-mail címe, mert esetenként központilag adták meg, ami nagyobb cég esetén gyakori jelenség és több fiók cége is létezik az adott cégnek, de külön szeretnéd kezelni Öket, külön adatlapokon, abban az esetben az alábbi módon tudod feltölteni a táblázatot: A cég ilyen esetben egyben, de az adatlapok külön lesznek kezelhetőek.

1.) Töltsd be a táblázatod email címek nélkül a MiniCRM megfelelő termékébe.

Ehhez szükséged van egy olyan egyedi azonosítóra, amivel az email címeket össze tudod majd párosítani a cégekkel az EXCEL táblában. Ez lehet vevőkód, fizetési kód, bármi amiből egy ügyfeled azonosítható egyértelműen. Hozd létre egy adatlapi mezőben és ezt is töltsd fel a MiniCRM-be.

2.) Készíts exportot a rendszerből a betöltött adatokról.

Azok a mezők, amikre biztosan szükséged lesz a betöltéshez, azonosításhoz:

  • Minden ügyfél egyedi azonosítója, amit létrehoztál az első lépésben
  • Cégnév
  • Személy: Vezetéknév
  • Személy: Keresztnév
FONTOS: Az EXCEL táblázatból a szerkesztésnél NE töröld az adatlap azonosító oszlopot és annak értékeit !

3.) A Excel táblázatodban párosítsd össze az email címeket a megfelelő adatlapokkal / adatlap azonosítókkal és az egyedi vevő azonosítóddal.

Itt az „FKERES” / „VLOOKUP” függvényt használhatod segítségképpen.

4.) Töltsd vissza a rendszerbe az adatokat.

Ezzel létrehoztál minden cégnek egy-egy új adatlapot és ugyanazzal az email címmel több adatlapod is létezik, azaz nem került összevonásra a rendszer által, feltöltéskor.

Fontos, hogy ebben az esetben a duplikáció szűrő minden esetben felajánlja az összevonást majd ezekre az adatlapokra !

Adatlap láthatóság beállítása az Excel fájlban

Az importálás során van lehetőség beállítani azt is, hogy az importált adatlapok mely felhasználók számára legyenek láthatók a rendszerben. Magáról a funkcióról itt olvashatsz bővebben:

Bizalmas adatlapok bővítmény

Adatlap: Láthatóság oszlop:

A táblázatodban egy ilyen fejlécű oszlopban „1” illetve „0” megadásával tudod beállítani, hogy az adott adatlap bizalmas adatlap legyen-e, vagy mindenki számára látható.

1 – bizalmas adatlap, csak a megadott személyek láthatják a rendszerben.

0 – az adatlap mindenki számára látható lesz.

Adatlap: Meghívottak oszlop:

Ebben az oszlopban kell megadnod, hogy a bizalmas adatlapot mely felhasználók láthatják a rendszerben. Ezt az oszlopot csak akkor kell kitölteni, ha az Adatlap: Láthatóság-ba 1-est adtál meg.

A felhasználók Id-ját kell megadnod egy JSON tömb formában.

Az egyes UserId-kat legegyszerűbben úgy találod meg a rendszerben, ha a MiniCRM Beállítások — Felhasználók listájában kiválasztod a nevüket. A böngészőben az URL végén lesz a UserId.

 

A táblázatban a következő formában add meg a Meghívottak Id-jait a cellákban (idézőjelekkel és szögletes zárójellel együtt):

[„99674″,”62636″,”12334”]