Ismétlődő teendők

Az ismétlődő teendők funkció segítségével lehetőséged van előre meghatározni egy-egy visszatérő feladat automatikus legenerálását.
Például beütemezheted, hogy minden hónap 5.-én a rendszer vegyen fel egy teendőt egy megadott adatlapra, ami emlékeztet arra, hogy a számlákat el kell küldeni a könyvelőnek. Vagy ha vannak ügyfeleid akiket hetente/kéthetente/havonta vagy más rendszerességgel kell látogatni, a MiniCRM képes ezeket a teendőket automatikusan létrehozni a beállított ütemezés szerint.

Fontos: A funkció használatához a Belső automatizmus kiegészítő előfizetése szükséges!

Bemutató videó:

A leírást a videó alatt találod!

Használata

1. Vegyél fel egy teendőt a kiválasztott adatlapra manuálisan vagy akár sablonból!

2. Állítsd be a teendő esedékességét!

3. Kattints az Ismétlődés gombra!

Ismétlődő teendő felvétele

4. Aktiváld az ismétlődést a csúszkára kattintva!

5. Add meg az ismétlődés kezdődátumát (azt az időpontot amire az első ismétlődést szeretnéd generálni)!

6. Az ismétlődés gyakoriságánál válaszd ki, hogy hány naponta/hetente/havonta vagy évente jöjjön létre a teendő automatikusan!

Ismétlődő teendő beállításai

Ha például azt szeretnéd, hogy minden héten hétfőn 8:30-as esedékességgel jöjjön létre ugyanaz a teendő, akkor számot állítsd 1-re, a listából pedig válaszd a hét opciót. Ha minden második hétfőre szeretnéd ugyanezt, akkor írj egy kettest a számmezőbe és ismét válaszd a hét opciót. Amennyiben viszont minden harmadik hónap 25.-re szeretnéd felvenni a feladatot, a számok közül a hármast, a listából pedig a hónap lehetőséget kell kiválasztanod és így tovább.

  1. Az előre felvett teendők szakaszban kiválaszthatod, hány darab teendőt generáljon az aktiválást követően egyszerre az adatlapra a MiniCRM. Minimum 1 maximum 7 teendőt választhatsz.
  2. Ezt követően kattints a Mentés majd a Hozzáadás gombra és el is készültél a beállításokkal.
    Ismétlődő teendők az adatlaponA példában azt láthatod, hogy létrejött az ismétlődő teendő, amely minden hónap 28-án esedékes. Mivel 3 teendőt választottam ki az előre felvett teendők opciónál, így ezeket rögtön látom az adatlapon. Az egeret az ismétlődés jel fölé irányítva, a rendszer megmutatja, a következő, automatikusan generált teendő esedékességét.
A következő esedékes teendő generálását a rendszer automatikusan elvégzi, miután az első ismétlődés dátuma „lejár”. Így a példában, január 31-et követően fog létrejönni, a májusi teendő.
Fontos: Bármelyik teendőt lezárhatod vagy átütemezheted, az ismétlődést nem befolyásolja, az eredeti beállítások szerint történik a teendők generálása.

Teendők módosítása

Bármelyik előre generált teendő tartalmát, felelősét, időpontját, listaelemeit stb. szerkesztheted, mentést követően a rendszer rákérdez, hogy a módosítást csak a kiválasztott teendőre vagy az összes, ismétlődő feladatra szeretnéd alkalmazni:

Ismétlődő teendők módosítása

Jó tudni: Projektmenedzsment termékben az automatikusan létrejövő teendők az „Aktuális feladatok” oszlopba kerülnek legenerálásra.

Mire figyelj?

  1. Az ismétlődés gyakoriságát csak és kizárólag a funkció lekapcsolása után tudod módosítani, ezért körültekintően állítsd be az ütemezést!
  2. Adatlap másolása esetén az ismétlődést nem másolja át a rendszer, az újonnan létrejövő adatlapra csak a már előre legenerált teendők kerülnek átmásolásra.
  3. Amennyiben olyan adatlapot törölsz amelyen van aktív ismétlődő teendő beállítva, a MiniCRM automatikusan lekapcsolja a teendőgenerálást.
  4. Szabadság termék használata esetén, ha az eredeti teendő felelős szabadságon van, a feladatok automatikusan a helyettes nevére kerülnek létrehozásra.