Magic – Mezőmódosító automatizmusok
A Magic lehetőséget nyújt arra, hogy egy kiválasztott adatlapi mező, vagy kapcsolattartói mező módosításával további mezőket töltess ki automatikusan egy egyedileg elkészített Google táblázat segítségével.
A Google táblázatban az Excelhez hasonló függvények segítségével komplex számításokat végezhetsz el, amelyek automatikusan visszakerülnek a rendszeredbe az általad kiválasztott mezőkbe.
Ebben a leírásban a Magic előkészítését mutatom be egy példával szemléltetve. A példa egy szállás csomaggal kapcsolatos adatkitöltésről szól.
1.) Adatlapi mezők létrehozása és testreszabása
Első lépésként a kiválasztott adatlap mezőjét szükséges testreszabni, amit a kiválasztott termék egyik (már létrehozott) adatlapján tehetsz meg. Ehhez a jobb felső sarokban található 3 pontra, majd a mezők testreszabása gombra kell kattintanod.
Ezután, a jobb tagoltság érdekében egy új dobozban hozz létre egy tetszőleges típusú mezőt, amely módosításával szeretnéd vezérelni az automatikus kitöltést (trigger). Ebben a példában legördülő menüt használtam a szállás csomagok nevével kitöltve, de ez bármilyen típusú mező lehet(szöveges, checkbox, dátum, stb.)
Következő lépésként a pedig add hozzá a módosítani kívánt mezőket és nevezd át őket kedved szerint.
Az általam használt példában 5 mező van, amit szeretnék kitöltetni automatikusan. Pontosabban: Szállás időtartama (szöveges mező), Ellátás típusa (szöveges mező), Választható programok száma (egész szám), Bruttó összeg Forintban(egész szám), Bruttó összeg Euróban (tört szám). A villáskulcs ikonra kattintva nyílik lehetőséged a a mezőt átnevezni.
Ha kimásoltad a mezők neveit, akkor a MiniCRM-ben szükséges tennivalók végére értél.
2.) A Google táblázat létrehozása
Ahhoz, hogy a „Magic” működőképes legyen, létre kell hoznod egy táblázatot, ami a logikát / mezők értékének számolását végzi. Ezek lehetnek komplex számítások is, határt a Google táblázat függvénykészlete szab ebben.
Ehhez készítettünk egy sablon táblázatot, amiről a saját drive-ba kell másolatot készítened! Ezt az alábbi linken találod:
A táblázatot a „Fájl” menüpont alatt található „Másolat készítése” gombra kattintva másolhatod le saját Drive-odra. Ezután új fülön nyílik meg a másolt / szerkeszthető táblázat.
A példa táblázatban 5 munkalap található.
- Input munkalapon kell majd azt (azokat) a mezőneve(ke)t beilleszteni, amiket fel szeretnél használni a kalkuláció során (köztük azt a mezőt is, aminek módosítására lefut az automatikus kitöltés)
- Project és Plans munkalapok segéd munkalapok, melyek segít jobban elszeparálni, átláthatóbbá tenni a logikát.
- Output munkalap első oszlopába kerülnek be az automatikusan módosítani kívánt mezők nevei.
- Debug munkalap pedig hibakeresésre használható
Példámban az Input mezőm a Csomag neve legördülő menü, amiből ha kiválasztom a kívánt csomagot, lefut majd a kitöltés. Itt csak a Field Name (Mező neve) oszlopot kell szerkeszteni.
A Plans adatlapon található a példám „adatbázisa”, amely tartalmazza a mezőkhöz tartozó értékeket. A mezők kitöltése ezen a logikán fog alapulni.
Az Output munkalap első oszlopába kell beillesztened a mezők neveit, amiket automatikusan ki szeretnél töltetni az Input változtatásakor. A második oszlopba pedig a mezőnkénti feltétel (logika), hogy mi alapján, mi kerüljön be a mezőbe értékként.
A példámban a „Plans” munkalap adatai között kell keresni azt(azokat) az érték(ek)et, amelyek megfelelnek a kiválasztott csomag mező értékének. Ennek megoldásaként használom a vlookup(FKERES) függvényt.
A vlookup függvény első paraméterként a keresendő értéket várja, amely példámban az Input mezőm értéke, második paramétere az „adatbázis” – Plans tábla – adattáblája, utolsó paraméterként pedig, hogy melyik oszlop hozzátartozó értékét adja vissza majd meghíváskor.
Az általam elkészett példa táblázatát az alábbi linken tekintheted meg:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GQ4UdEr8JXpnX6TIMHHzPB5FAs1J4kLcGnembDAcrpE/edit?usp=sharing
3.) A Google táblázat megosztása, bevezetése internetes alkalmazásként
Amennyiben végeztél a táblázat létrehozásával, működik az általad tervezett logika, abban az esetben azt be kell vezetni internetes alkalmazásként.
Kattints a Bővítmények menüben az Apps Script menüpontra.
Kattints a Bevezetés – Új bevezetés gombra.
Kattints a Bevezetés gombra.
Válaszd ki a Google fiókodat.
Kattints a Haladó, majd a Lépjen tovább ide… szövegre.
Kattints az Engedélyezés kék gombra.
Kattints az Internetes alkalmazás alatti Másolás gombra, majd zárd be az ablakot.
4.) Script URL elküldése az ügyfélszolgálatra
A help@minicrm.hu e-mail címre küldd el kérlek a következőket:
- A kimásolt Internetes alkalmazás URL címét,
- A termék url-jét, amelyikben találhatóak a módosítandó mezőid (Pl.: https://r3.minicrm.hu/1/#!Project-99),
- A mező(k)nek a nevét, aminek a módosításával szeretnéd lefuttatni a kitöltést. (Google táblázat Input munkafüzetében található mezőnév. Pl.: CsomagNeve az én példámban).
Támogató kollegáink ezután engedélyezik a Magic funkciót a rendszeredben és visszajeleznek Számodra!
Miután kollegáink visszajeleztek, élesedik az automatikus kitöltés és már tesztelheted is!