Mire jók az adatlapok?

Tartalom

  1. Mit nevezünk a MiniCRM-ben adatlapnak?
  2. Adatlapok felépítése
  3. Hogyan vehetek fel egy új adatlapot?
  4. Előzmények az adatlapon
  5. Adatlap másolása, elrejtése, lomtárazása, mozgatása
    1. Adatlap másolása
    2. Adatlap elrejtése
    3. Adatlap lomtárazása, törlése
    4. Adatlap mozgatása (Kapcsolattartó nélkül)
  6. Adatlapok listázása

1. Mit nevezünk a MiniCRM-ben adatlapnak?

A MiniCRM egy céges folyamatot egy termékben jelenít meg. A céges folyamatok egymást követő lépésekből állnak, ezek a státuszok. Az adatlapok azok a legkisebb egységek, amelyek ezeken a státuszokon végighaladnak a céges folyamat során.

Tegyük fel, hogy értékesítéssel foglalkozol. Az értékesítési folyamatodat egy Értékesítés típusú termékben képezed le a MiniCRM segítségével. Ebben az esetben az adatlapok az érdeklődőid lesznek. Egy adatlap egy konkrét személyhez (vagy céghez) fog tartozni, akiknek értékesítesz.

Tegyük fel, hogy egy webáruházat üzemeltetsz, ahol egy személy vagy cég többször is vásárolhat, sőt ez a célod. Ez esetben az értékesítési folyamatodat szintén egy Értékesítés típusú termékben képezed le, de egy adatlap nem egy vásárlóval lesz egyenlő, hanem egy megrendeléssel. Ez azért nagyon fontos különbség, mert ebben a típusú értékesítésben az éppen aktuális megrendelés adatait kell kezelned, nem az érdeklődődet mint személyt vagy céget.

Nézzünk konkrét példákat, ahol egy adatlap = egy személy vagy cég:

  • menyasszonyi ruha – ebben az iparágban egyszer értékesítünk, nem számítunk visszatérő vásárlókra
  • nagyértékű gépek, berendezések: háztartási gépek, ipari gépek, speciális berendezések – itt is érdemes az érdeklődő igényeit előtérbe helyezni a mennyiségi rendeléssel szemben
  • különlegességek, pl: egzotikus utazások, exkluzív események, egyedileg gyártott termékek

Nézzünk példákat, ahol egy adatlap = egy megrendelés:

  • fogyóeszközök: étel, tisztítószerek, energia, rendszeres szolgáltatások (karbantartás, takarítás)
  • ruházat, szépségápolási cikkek és szolgáltatások (fodrász)
  • kisebb értékű tárgyak: bútorok, dekoráció, könyvek, társasjátékok
Fontos eldönteni, hogy a te céges folyamatodban pontosan mi számít a legkisebb egységnek, azaz hogy az adatlapok milyen szempontok mentén kerüljenek kialakításra. Az első néhány termékednél (céges folyamatodnál) bátran kérd tanácsadó kollégáink segítségét, ezzel sok bosszúságot spórolhatsz meg.

Léteznek más típusú céges folyamatok, nézzünk most ezekből illetve az ezekhez használt adatlapokból néhányat:

  • Projektmenedzsment termék: egy adatlap = egy projekt
  • Belső feladatok termék: egy adatlap = egy konkrét feladat VAGY ha tudjuk kategóriákra bontani (pl. iroda karbantartása) akkor egy kategória
  • Webshop termék: egy adatlap = egy megrendelés
  • Résztvevők termék: egy adatlap = egy regisztráló
  • Ügyfélszolgálat termék: egy adatlap = egy hibajegy
  • HR termék: egy adatlap = egy munkavállaló (vagy jelentkező, ha épp toborzunk)
  • Eszközök termék: egy adatlap = egy eszköz
  • Ajánlatok termék: egy adatlap = egy ajánlat
  • Számlázó termék: egy adatlap = egy számla
Jó tudni, hogy a különböző termékekben található adatlapok egyértelműen kapcsolhatók konkrét ügyfelekhez. Tehát például ha egy érdeklődő (nevezzük Bélának) vásárol tőled egy házat, a kivitelezési és gyártási folyamatot, valamint a több fordulóból álló számlázást is átláthatóan fogod tudni rögzíteni ennél az ügyfélnél. Bélának lesz egy értékesítési adatlapja, ahol a vásárlóvá válás folyamatát követed végig, lesz egy kivitelezési és gyártási adatlapja, ahol a projekt készültségét és konkrét feladatait menedzselheted, és 3-4 számla adatlapja is lesz, ha nem egy összegben fizetni az egész beruházást.

2. Adatlapok felépítése

Az adatlap neve (a fenti képen Minta Kft. Minta Éva) a cég és az elsődleges kapcsolattartó nevéből áll össze. Ezt adatlap létrehozásakor, vagy később bármikor tudod módosítani.

Érdemes úgy elnevezni az adatlapot, hogy mindenki azonnal azonosítani tudja.
Példa 1: Megrendelések
Ha a megrendelések adatlapjának mindig a cég + kapcsolattartó neve alapértelmezett beállítást hagyjátok meg, egy idő után teljesen követhetetlen lesz, hogy az adott cég melyik megrendeléséről van szó, így ide érdemes a termék / szolgáltatás / projekt nevét megadni.
Példa 2: Helyszíni szolgáltatás
Egy értékbecslő ügyfelemnél merült fel, hogy nekik a legfontosabb adat a felmérendő ingatlan címe, így ezt választották az adatlap nevének. A megrendelő neve egy adatlapi mezőben volt vezetve.

Narancssárgával jelöltem a státuszt. Itt tudod az érdeklődő „haladását” minden egyes értékesítési lépésnél beállítani. Ez segít átlátni, hogy melyik érdeklődő hol tart a folyamatban, illetve hasznos automatizmusokat lehet a státuszokhoz kötni, például hogy soha ne felejtsd el a kiadott ajánlat utánkövetését.

Sárgával jelöltem a teendőkezelés felületét, ahol az érdeklődőre (vagy megrendelésre, projektre) vonatkozó következő konkrét feladatokat, lépéseket fogod tudni felvinni, nyomon követni, vagy akár delegálni.

Kékkel jelöltem az adatlapi mezők szekcióját. Néhány alapvető mezőt előre bekészítetünk attól függően, hogy milyen típusú terméket választasz, de ezeket szabadon testreszabhatod, törölheted, újat vehetsz fel. Az adatlapi mezőkben fogod rögzíteni azokat az elengedhetetlen információkat, ami nélkül nem tudtok dolgozni (pl. Mi iránt érdeklődik az ügyfél?), vagy olyan információkat, amik szükségesek statisztikák és riportok elkészítéséhez, illetve automatizmusok működtetéséhez.

Pirossal jelöltem a kapcsolati adatok felületét. Amennyiben cégek az ügyfeleid, lesz egy céges és egy elsődleges kapcsolattartó szekció is, amint ezen a fenti fotón is látod. Ha magánszemélyek az ügyfeleid, a céges részt nem fogod látni. A kapcsolati adatok részen adhatod meg az ügyfél címét, elérhetőségeit és egyéb fontos adatokat.

Zölddel jelöltem a kapcsolódó adatlapok felületét. Ez akkor lesz hasznos számodra, ha egy ügyfelet több MiniCRM-es terméken kísérsz végig. Például az Értékesítés termékben vezeted az értékesítési folyamatot, majd egy Projekt termékben vezeted a megvásárolt termék gyártásának folyamatát, végül pedig egy Számlázó termékben vezeted a számlázást.

3. Hogyan vehetek fel egy új adatlapot?

A MiniCRM-ben 4 féle módon vehetsz fel új adatlapot.

  1. Kézi adatlap felvétel
  2. Adatok betöltése akár tömegesen
  3. Űrlap által generált adatlap
  4. Integráció által szinkronizált adat (pl. egy MiniCRM – webshop integráció esetén a két rendszer kommunikál egymással), vagy egyéb API-n keresztül beküldött adat

Ebben a súgócikkben a kézi adatlapfelvételt nézzük meg részletesen, a többi megoldásról a vonatkozó linken tájékozódhatsz.

A termék főoldalán található az adatlap felvételére szolgáló gomb. Ne lepődj meg, ha nem az <Új érdeklődő> szöveggel találkozol a gombon, ezek terméktől függően változnak. Néhány példa: Új adatlap, Új projekt, Új jelentkező, Új hibajegy, Új ajánlat, Új rendelés, Új számla…

Az adatlap nevét módosíthatod a termék beállításaiban.

A kézi adatlapfelvételhez ezt a gombot kell megkattintanunk, ami által egy felugró ablakot kapunk:

Itt meg kell adnunk, hogy milyen státuszba kerüljön az adatlapunk, melyik kollégánk legyen az adatlap felelőse, és legalább a fő kapcsolattartó vezetékneve vagy a cég neve mezőt ki kell töltenünk.
Jó tudni, hogy a Vezetéknév mezőt nem muszáj egy tényleges vezetéknévvel kitölteni. A cikk elején szereplő példában az értékbecslő ügyfelünk ide például az ingatlan címét viszi fel, hiszen számukra ez a könnyen beazonosítható, „beszédes név”, az érdeklődő adatait később viszik fel. Ugyanez igaz a cégnév mezőre is.

Ökölszabály, hogy ha vezeték és keresztnevet, illetve cégnevet viszünk fel az adatlap készítésekor, ezekből fog állni az adatlap neve, ezt a formulát követve: XYZ Kft. (Példa Pityu).

Természetesen lehetséges a létrehozás után módosítani az adatlap nevét, egyszerűen a névre kell kattintani hozzá. A kapcsolati adatokat is fel lehet tölteni később, így igazából az adatlap létrehozásakor azt az információt érdemes megadni, ami hirtelen elérhető számunkra.

Érdemes cégen belül megbeszélni egy következetes elnevezést, amint minden, az adott céges folyamatban létrehozott adatlapnál alkalmaztok.

Amennyiben szeretnél egyedi adatlaplétrehozó űrlapot készíteni, a Belső űrlapok kiegészítő segítségével megteheted.

A termék főoldal képernyőn található +Új adatlap gomb mögé egyedileg elkészített adatlap létrehozó űrlapot tehetünk a Belső űrlapok kiegészítő segítségével. Az Űrlapok menüpontban az +Új űrlap gomb melletti nyílra kattintva kiválaszthatjuk az Új adatlap létrehozó űrlap opciót. Az így elkészített űrlapok a termék beállításainál az Általános fül aljára görgetve megadhatóak alapértelmezett adatlap létrehozó űrlapnak. Alternatív megoldásként a beállítások felületén is van lehetőségünk az adatlap létrehozó űrlap szerkesztését megindítani a legördülő menüben látható +Új adatlap létrehozó űrlap opció kiválasztásával.

A Belső űrlapok kiegészítőről ide kattintva tudhatsz meg többet.

Milyen esetekben jellemző a manuális adatlap felvétel?

  1. Telefonon érdeklődnek a szolgáltatásod, terméked felől. Ilyenkor elég gyorsan egy nevet, termék igényt vagy bármilyen fontos információt beírni a Vezetéknév mezőbe, ami által meg tudjátok kezdeni az érdemi közös munkát. A létrehozott adatlap mezői szerint haladva el fogod tudni kérni az összes szükséges adatot a telefonbeszélgetés során, így itt csak az a lényeg, hogy mihamarabb létrehozd az adatlapot és már a telefonbeszélgetés során tudj haladni a kitöltésével.
  2. Személyes érdeklődés esetén is igazak a fentiek.
  3. Kevés ügyféllel dolgoztok, és nincs előminősítési folyamatotok.
  4. A MiniCRM bevezetés elején jártok, és még nincsenek kiépítve az automatikus adatlap érkeztető megoldások.
Jó tudni, hogy egyedi adatlap létrehozó űrlapot is létrehozhatsz az Űrlapok almenüben, és beállíthatsz alapértelmezettként a Termékbeállítások almenü Általános fülén. Itt megadhatod azokat a mezőket, amik a te folyamatod számára fontosak, például a cím mezőt (ezt sokan szoktátok keresni). A funkció díjmentes, és adminisztrátori jogosultság szükséges az eléréséhez.

Kapcsolódó adatlap létrehozása meglévő ügyfélnek vagy cégnek

Amennyiben már van adatlapja egy adott ügyfélnek / cégnek, magáról az adatlapról is könnyen eljuthatsz az adatlap létrehozó űrlapra. Ilyenkor az elérhetőségi és / vagy céges adatokat már nem kell külön megadni.

1. Az adatlap jobb oldalán kattints az Új adatlap gombra, és válaszd ki, hogy melyik termékben jöjjön létre a cég új adatlapja.

2. Add meg a személyadatokat, majd kattints a Hozzáadás gombra.

 

Meglévő adatok találatai új adatlap létrehozáskor

Amikor a termékből hozol létre új adatlapot, és beviszed az adatokat a megfelelő mezőkbe, a rendszer ellenőrzi, hogy van-e egyezés a már bentlévő adatokkal. Ha igen, akkor felkínálja egy legördülő listában, és ha rákattintasz, kitölti a korábban már felvitt értékeket. Így például meglévő céghez fogja kapcsolódó adatlapként felvenni, miután a Hozzáadás gombra kattintottál.

4. Előzmények az adatlapon

Az adatlapok előzményeiben fogsz látni minden korábbi eseményt, amely az adatlapon történt. Például miután lezársz egy teendőt, az automatikusan ebbe a szekcióba fog kerülni.

Az Új előzmény gombra kattintva manuálisan is tudsz előzményt rögzíteni. Ez olyankor hasznos, amikor valamilyen megbeszéléshez, információcseréhez nem vettél fel teendőt korábban (pl. éppen úton voltál, amikor egy fontos infóval hívott az ügyfeled), de mégis rögzíteni szeretnéd, hogy maradjon nyoma.

Előzménytípusok amelyeket az adatlapon láthatsz és amelyekre szűrni is tudsz:

  • Státuszváltás
  • Adatlapi mező tartalmának módosítása
  • Teendő lezárása
  • Kiküldött egyedi email
  • Kiküldött tömeges email
  • Hívásbejegyzés
  • Archivált email
  • Feltöltött dokumentumok

A felsorolt előzménytípusokat a módosítást végző személy nevével együtt fogod listázva látni a könnyebb követhetőség érdekében. Továbbá, az adatlap előzményei között láthatod, hogy a kiküldött üzeneteid célba értek-e, vagy esetleg egy nem működő e-mail cím miatt visszapattantak.

Egy fontos szabály van: az adatlapok előzménye szent és sérthetetlen, ebből kifolyólag nem lehet előzményt törölni. Így minden esetben megbízhatóan látszik, hogy ki, mikor és mit csinált az adatlapon (pl.: adatmódosítás, teendő lezárás, email küldés). Az előzményben szereplő teendők visszanyitására a termékbeállítás almenüben találsz lehetőséget (adminisztrátori jogosultsággal), így ezt indokolt esetben be tudod állítani.

5. Adatlap másolása, elrejtése, lomtárazása, mozgatása

Adatlap másolása

A funkció használatával lehetőséged van egy-egy adatlapot teljes egészében lemásolni adott terméken belül.
A másolás során minden adatot átvisz az újonnan létrehozott adatlapra a MiniCRM az előzmények kivételével, így másolásra kerülnek az:

  • adatlapi mezők értékei
  • teendők (azonos felelőssel, típussal, szöveggel, esedékességgel/határidővel stb.)

Az adatlap nevét, a státuszt és a céges valamint kapcsolattartói adatokat a másolás során adhatod meg.

Tételes termékekben (Számlázó, Ajánlat, Megrendelések stb.) ez a funkció nem elérhető!

1. Nyisd meg a másolni kívánt adatlapot és kattints a 3 pontra majd az Adatlap másolása lehetőségre!

2. Add meg az új adatlap alapbeállításait:

  1. Adatlap neve
  2. Státusz
  3. Adatlap felelőse
  4. Cégnév (a szövegre kattintva begépelheted egy a rendszerben már létező cég nevét vagy új céget is hozzáadhatsz!)
  5. Kattints a Másolás gombra

3. A fent megadott adatok alapján létrejön az új adatlap, az eredeti mezők értékeivel, teendőkkel, előzmények nélkül.

Adatlap elrejtése

Lehetőséged van elrejteni azokat az adatlapokat, amiket már nem használsz a munkád során, viszont a rajta lévő információk még fontosak lehetnek a jövőben. Az elrejtett adatlapok nem jelennek meg keresési és szűrőtalálatként, illetve a riportokban.

Az egyetlen mód az elrejtett adatlap megtekintésére, ha az egyik kapcsolódó adatlapját keresed meg, és arról nyitod meg.

Ahhoz, hogy egy adatlapot el tudj rejteni, kell hogy legyen egy kapcsolódó adatlapja ugyanabban a termékben!

1. Az adatlapon kattints a három pontra, majd az Elrejtésre. Kész is vagy!

Így néz ki az elrejtett adatlap, amit a Visszaállítás gombbal állíthatsz vissza.

Az élő adatlapon ezzel az ikonnal jelzi a MiniCRM, hogy egy adatlap rejtett:

 

Adatlap lomtárazása, törlése

1. Kattints a testreszabás ikonra, majd válaszd a Lomtárba helyezést.

Ekkor egyből a Lomtárba kerül az adatlap. Ha szeretnéd visszaállítani, itt ezt megteheted a Visszaállítás gombra kattintva.

2. Ha véglegesen szeretnéd törölni, akkor kattints a végleges törlés gombra. Ehhez adminisztrátori jogosultságra van szükség.

Ha nemcsak az adatlapot, hanem a hozzá tartozó Céget és/vagy kapcsolattartókat is szeretnéd törölni akkor ennek megfelelően válassz a Törlési opciókból.
A végleges törlés nem visszavonható, így bánj vele óvatosan.

A Megrendelés, illetve Számlázó termékben az adatlapok Kiállítandó / Előkészítés státuszban csak lomtárba helyezhetőek, illetve a Megrendelés termékben Folyamatban és Teljesítve státuszban az adatlapok csak elrejthetőek.

Adatlap mozgatása (Kapcsolattartó nélkül)

A kapcsolattartó mozgatása mellett, lehetőséged van a rendszerben adatlapot egyik cégtől egy másik céghez áthelyezni, és egy általad kiválasztott kapcsolattartóhoz csatolni. Fontos, hogy az adatlapot csak egy terméken belül lehet átmozgatni másik céghez (egyik termékből másik termékbe nincs lehetőség az adatlapot mozgatni).

1.A három pöttyre kattintva válaszd ki az Áthelyezés másik céghez opciót.

2. A felugró ablakban a baloldali mezőbe írd be melyik céghez szeretnéd áthelyezni az adatlapot

Ha a cég szerepel a rendszerben, a beírás során fel fogja ajánlani a találatokat, ebből lehetőséged van kiválasztani. Amint ez megvan a jobb oldali mezőből kiválaszthatod, hogy a cég melyik kapcsolattartójához szeretnéd párosítani az adatlapot.

Ha mindent megfelelően kiválasztottál az Áthelyezés gombra kattintva a rendszer automatikusan áthelyezi a kiválasztott céghez az adatlapot.

Fontos: a fenti lépések követésével a kapcsolattartói adatok törlődnek, az új cégen belül kiválasztott kapcsolattartó adatai írják felül a régit. Ha ezt nem szeretnéd, érdemes „helyet csinálni” az új cégnél az adatlapnak azzal, hogy megadsz egy második (sokadik) kapcsolattartót, ami az adatlapon szereplő kapcsolattartóval egyezik meg. Ide fel tudod vinni ugyanazokat a kapcsolati adatokat, amelyek már megvannak neked az adatlapon. Ez csak céggel rendelkező adatlapok esetén működik, személyi adatlapokhoz csak egy kapcsolattartó tartozhat.

6. Adatlapok listázása

A termékek főképernyőjén listában láthatod a termékben rögzített adatlapokat. Ennek felépítése előre meghatározott, de igény szerint egyedi listát (szűrőt) is készíthetsz.

A listában mindig az adatlap neve, státusza, a következő teendő felelőse és határideje fog szerepelni.

A listázott adatlapok sorrendje az alábbiak szerint alakul:

  • Legelöl lesz a legközelebbi esedékességű teendővel rendelkező adatlap. Ha van lejárt teendő, akkor az lesz legelöl.
  • Ezt követi – dátum szerint növekvő sorrendben – a többi teendővel rendelkező adatlap.
  • A teendő nélküli adatlapok utolsó módosítás dátuma szerint csökkenő sorrendben fognak következni.
A lista tartalmát szűkítheted, ha a jobb sávban kiválasztasz egy státuszt, a szűrő gomb melletti „két emberke” ikonra kattintva egy felelőst, vagy egy egyedi szűrőt készítesz.