SPAM mentes tömeges kommunikáció lépésről lépésre
Az alábbi cikkben részletes információkat találsz az alábbiakról:
- Miért fontos foglalkoznod a tömeges emailküldés SPAM mentességével?
- Milyen technikai beállításokat kell elvégezned ahhoz, hogy az email szoftverek (Google, Yahoo, Outlook) fogadják és továbbítsák a MiniCRM-ből küldött emailjeidet?
- Mi a legtisztább módja az új kontaktok rögzítésének?
- Hogyan tedd rendbe a jelenlegi adatbázisod?
- Mire érdemes figyelni minden tömeges levél kiküldése során?
Vágjunk is bele!
1. Miért fontos foglalkoznod a tömeges emailküldés SPAM mentességével?
A SPAM egy olyan tárgyú, tartalmú email, amit a fogadó nem szívesen fogad, érdektelen vagy zavaró számára az emailben foglalt tartalom, illetve nem adott előzetesen engedélyt az email küldőjének a tömeges kommunikációra. Biztosan te is kaptál már adathalász emaileket például a híres nigériai csalás témájában, esetleg egy gazdag külföldi nagybácsi szerette volna rád hagyni a vagyonát csupán a bankkártya adataidért cserébe. 🙂
Természetesen a te emailjeid jó szándékú, értéket képviselő üzenetek, tehát nem esnek a fenti kategóriába, azonban a SPAM mentes és korrekt tömeges levelezéshez érdemes az alábbi szempontokat és szabályokat betartani.
2. Milyen technikai beállításokat kell elvégezned ahhoz, hogy az email szoftverek (Google, Yahoo, Outlook) fogadják és továbbítsák a MiniCRM-ből küldött emailjeidet?
A háttérben elvégzendő munka a DKIM beállításokkal kezdődik.
A DKIM egy digitális aláírás, ami beazonosít téged az email szoftverek (Google, Yahoo, Outlook, stb.) felé, akik így nagyobb biztonsággal tudják ellenőrizni, hogy valóban te küldöd a levelet, és nem valamilyen ártó szándékú egyéb feladó. Ez az első lépés afelé, hogy az üzeneteid célba érjenek, hiszen például a Google 2024. februárjától már nem is fogadja azokat az emaileket, amik DKIM nélküli feladóktól érkeznek, így az emailed biztosan nem fog az érdeklődőid beérkező levelei között landolni.
A DKIM beállításáról ide kattintva találsz részletes leírást. Bár egyszerű felhasználóként bonyolultnak tűnik, a tárhelyszolgáltatód vagy a cég informatikusa számára ez a beállítás gyerekjáték, és csupán néhány percet vesz igénybe, azonban az átfutási ideje lehet ennél hosszabb, általában maximum egy nap.
3. Mi a legtisztább módja az új kontaktok rögzítésének?
El is érkeztünk az első lépéshez, amit annak érdekében tudsz megtenni, hogy minden érdeklődőd számára releváns emailek fogadásához járulhasson hozzá. Ezekre a beállításokra és lépésekre lesz szükséged:
- egy jogásszal átnézetett (még jobb, ha szakember által elkészített) adatkezelési tájékoztató
- minden új, MiniCRM-be felvett kontakt bizonyíthatóan fogadja el ezt az adatkezelési tájékoztatót
- telefonos, emailes és személyes kapcsolatfelvétel esetére egy jól működő folyamat az adatkezelési tájékoztató bizonyítható elfogadtatására
Nézzük, hogyan tudod a fentieket kivitelezni!
Adatkezelési tájékoztatóra találsz ide kattintva egy általunk javasolt mintát, azonban minden esetben érdemes ezt jogásszal átnézetni.
Az adatkezelési tájékoztatót legegyszerűbben egy űrlapon szereplő pipa segítségével tudod bizonyíthatóan elfogadtatni:
A saját adatkezelési tájékoztatódat az ebben a súgócikkben található lépésekkel tudod hozzáadni.
Amennyiben szeretnél egyedi szöveget a pipa mellé, szükséged lesz a Haladó űrlapok kiegészítőre. A haladó beállításokat és egyedi szöveg beállítását ide kattintva tekintheted meg lépésről lépésre.
Érdemes minden új kontakt felvételét űrlapra terelni, hiszen amikor telefonon, személyesen vagy emailben keresnek meg, nem tudják az érdeklődőid kipipálni az adatkezelési tájékoztató elfogadását, így neked nem lesz bizonyítható jogalapod a tömeges vagy akár egyedi kommunikációra. Érdemes kidolgozni egy folyamatot a telefonos és emailes megkeresésekre, amely során még a MiniCRM-es adatlap felvétele előtt kiküldésre kerül egy email az érdeklődő számára a kapcsolatfelvételi űrlappal, amin szerepel a beleegyezést jelentő pipálós checkbox.
4. Hogyan tedd rendbe a jelenlegi adatbázisod?
Sarkalatos kérdés, hogy mi legyen azokkal az érdeklődőkkel, ügyfelekkel akik már a MiniCRM rendszeredben vannak adott esetben évek óta, de sajnos még nem tisztázott akár az adatkezelési nyilatkozat elfogadása sem, és a marketing típusú leveleidre sem iratkoztak fel bizonyítható módon. Mivel a GDPR már egy régebbi bevett gyakorlat, a legtöbb MiniCRM-es űrlapon kötelezően szerepel az elfogadtató pipa, valószínűleg a legtöbb kontaktod tiszta lesz ebből a szempontból. Egy egyszerű szűréssel meg tudsz győződni arról, hogy kik azok a kontaktok, akik nem fogadták el az adatkezelési tájékoztatót:
Mit tegyél ezekkel a kontaktokkal?
- Ha kevés ilyen kontaktról van szó, akik lemorzsolódott érdeklődők / ügyfelek és valószínűleg nem potenciális célpiac, a legegyszerűbb törölni őket a rendszerből. Tömeges adatlap törlésben tud segíteni az Ügyfélszolgálat, miután jelezted az igényed és elküldted a megfelelő szűrőt.
- Ha sok ilyen kontaktod van, egy nemzetközileg elfogadott gyakorlat úgynevezett Permission Pass-t küldeni nekik. Ez egy egyszeri tömeges email, amiben egyetlen egyszer leírod a kétes kontaktoknak, hogy milyen témában és gyakorisággal szeretnél nekik levelet küldeni, és az emailedben elérhetővé teszel egy űrlapot, amin az adatkezelési tájékoztatót el tudják fogadni. A legkorrektebb módszer a Permission Pass kiküldésekor dupla opt-in-es űrlap használata, amivel nem csupán az adatkezelés jogköre tisztázódik, hanem egy megerősítő emailben még egyszer hozzájárulást kell adniuk a kontaktoknak az emailek fogadásához. Elképzelhető, sőt valószínű, hogy erre a Permission Pass-ra a kontaktok akár 70-90%-a nem fog reagálni, így ezeket az adatlapokat törölnöd kell. Viszont akik maradnak, ők valóban érdeklődnek a terméked, szolgáltatásod iránt, és nem fogják SPAM-nek jelölni az üzeneteid, így az internetes jelenléted is hiteles marad, és a konverziós arányod is javulni fog. Itt találsz egy részletes angol nyelvű cikket a témában.
Egy másik jó szűrő a kontaktjaid ellenőrzésére az email státuszuk:
A „nem működik” státuszú email címeknél érdemes megnézni, hogy van-e a címben egyértelmű és könnyen javítható elütés (pl. gmail.com helyett gmeil.com). Amint ezeket javítottad, a működésképtelen email címmel rendelkező kontaktokat érdemes törölni. Az email státuszokról bővebben ide kattintva olvashatsz.
5. Mire érdemes figyelni minden tömeges levél kiküldése során?
Amikor tömeges levelet küldesz, három lépésben kell gondolkodnod.
1.Megfelelő szűrő, hogy azok kapják meg az emailt akiknek értékes információt szolgáltat
A szűrőben lévő leiratkozott ügyfeleknek alapértelmezetten nem fog tömeges emailt küldeni a MiniCRM, így ezzel nem kell külön foglalkoznod, viszont ha külön email listákat használsz, mindenképpen szűrj a lista feliratkozás meglétére. Az email listák szerepéről és kialakításáról a cikk utolsó negyedében lesz szó részletesebben.
2. Megfelelő tartalom, ami nem akad fenn SPAM szűrőkön
A SPAM szűrők a teljesség igénye nélkül az alábbi elemeket nézik:
- hány kép van a levélben (a kevesebb jobb), és ezeknél be van-e állítva alternatív szöveg, ha valamiért nem sikerül megjeleníteni a képet
- hány link van az emailben (a kevesebb jobb): az URL rövidítők mínusz pont, ha gomb mögé teszed a linket az viszont plusz pont
- az email tárgyában ne szerepeljen csupa nagybetűvel írt szöveg, illetve a sok felkiáltójel, kérdőjel is problémás
- az email tárgya ne tartalmazzon olyan szavakat amik, a pénzre (OLCSÓ, AKCIÓ), gyors meggazdagodásról, etikátlan, vallási vagy szexuális tartalmakra utalnak
Érdemes a mail-tester.com oldalnak elküldeni az email sablonod, hogy megnézd a besorolást.
3. Leiratkozó link
Fontos és elvárt, hogy minden tömeges emailed tartalmazzon leiratkozó linket, ahol a címzetted eldöntheti, hogy kíván-e a jövőben tőled hasonló tartalmakat fogadni. Ez alapértelmezetten bekerül minden tömeges emailbe. Ebben a súgócikkben részletesen elolvashatod a leiratkozó linkek testreszabásának lépéseit.
Extra lépések az email kommunikációd finomhangolására
1.Hírlevél lista készítése dupla opt-innel
Amikor marketing témájú üzeneteket küldesz, amelyek nem kapcsolódnak szorosan az értékesítéshez (tehát ami NEM pl. igényfelmérés, ajánlatadás, ajánlat utánkövetése, szerződés kiküldése, szerződés módosítás, találkozó emlékeztető, vélemény kérés, stb.), érdemes kihasználni a dupla opt-in feliratkoztatásban rejlő extra biztonságot. Ez annyit jelent, hogy amikor egy érdeklődőd feliratkozik marketing célú tartalmakra, akkor a MiniCRM küld egy megerősítő emailt, amiben az érdeklődő duplán, tehát másodszor is megerősíti a feliratkozási szándékát. Az ilyen feliratkozás a legtisztább és leginkább bizonyítható egy ellenőrzés esetén, így a reklám célú leveleknél mindenképpen érdemes ezzel élni.
A dupla opt-in űrlap részletes beállításairól ide kattintva olvashatsz bővebben.
2. Levelezési listák készítése
Előfordulhat, hogy listákba szeretnéd gyűjteni az érdeklődőidet aszerint, hogy melyik kampányod iránt érdeklődnek. Ilyenkor általában Facebook vagy Google hirdetésekből érkeznek a leadek, így itt egyszerű egy dupla opt-in űrlappal indítani. Email marketinget pedig azoknak az érdeklődőidnek küldhetsz bármilyen kampányodról, akik már korábban feliratkoztak a marketing típusú leveleidre.
Egy ilyen levelezési lista készítéséhez csupán létre kell hoznod egy pipálós mezőt, amit nagyon hasonlóan az adatkezelési tájékoztatóhoz elfogadtatsz az űrlapon, amin megadják az adataikat az éppen aktuális kampánynál. Ez abban fog téged segíteni, hogy szegmentálni tudd az adatbázisod, és biztosan csak azoknak a kontaktoknak küldj emailt az aktuális kampányodról, akiket ez valóban érdekel.
3. Email aktiválás adatbázis betöltésnél
Amikor egy nagyobb adatbázist töltesz be a MiniCRM-be, van lehetőséged aktiválni az email címeket, így a korábban megszerzett adatkezelési hozzájárulásról neked kell gondoskodnod. Inaktív email címekre nem fogsz tudni levelet küldeni, így érdemes a betöltés előtt megbizonyosodnod arról, hogy bizonyíthatóan hozzájárultak-e a feltölteni kívánt kontaktok a tőled érkező levelek fogadására. Akár az előzőleg használt szoftverből érdemes egy fentebb részletezett Permission Pass jellegű üzenetet küldeni, hogy a MiniCRM-be már csak a tisztázott státuszú kontaktok kerüljenek be.
4. Vásárolt listák feltöltése
A vásárolt listák
- olyan központi email címeket tartalmaznak, amin nem a döntéshozót fogod elérni
- tartalmazhatnak email csapdákat, aminek segítségével a SPAM szűrők elcsípik az email címed így rossz besorolásba kerülsz
- régi, használaton kívüli email címeket tartalmazhatnak
Valamint a MiniCRM Általános Szerződési Feltételei között szerepel az alábbi kitétel is: A nemzetközileg elfogadott definíció és gyakorlat – amit a legtöbb internetszolgáltató és MiniCRM is alkalmaz – szerint a MiniCRM rendszerében tiltott a céges levélcímekre (például az info@cegnev.hu címre) előzetes engedély nélküli reklám küldése is, ugyanúgy, mint a spam bármilyen más formája.
A MiniCRM SPAM kezeléséről bővebben ezen a linken tájékozódhatsz.