Hírlevél küldés spam bejelentés nélkül

Ha email kampányokat küld, egy idő után elkerülhetetlenül szembesül Spam szűrőkkel. Még azok az emailek is landolhatnak Spam mappában, amit előzetes hozzájárulás után küldött. Csak úgy érheti el emailben címzettjeit, ha megérti hogyan működnek a Spam szűrők, és egyáltalán, mi is az a Spam.

Mi az a spam?

Tegyük fel, hogy vásárolt egy email címlistát egy cégtől. Remek lehetőség az üzlete számára, nem igaz? Szeretne emailt küldeni a listán szereplőknek egy olyan ajánlattal, melyet képtelenek lesznek visszautasítani. Ha importálja a listát a hírlevélküldőjébe, és kiküldi az emaileket – na, akkor az spam.

Spam minden tömegesen és kéretlenül küldött email és SMS.

Törvényi szabályozás

Az elektronikus hirdetésekre vonatkozó magyar jogi szabályozás szerint [2001. évi CVIII. törvény (Ekertv.) és 2008. évi XLVIII. törvény (Grt.)] csak annak küldhető elektronikus levelezés vagy azzal egyenértékű egyéni kommunikációs eszköz (pl.: SMS, MMS, fax) útján elektronikus hirdetés, aki ehhez előzetesen, egyértelműen és kifejezetten hozzájárult.

Mivel a címzettek egy meghatározott feladónak és adott témában adnak felhatalmazást emailküldésre, a korábbi, azonos személy tulajdonában lévő cégben felépített lista tehát nem emelhető át egy másik cégbe. A vásárolt listára küldött tömeges, reklámcélú email szintén spamnek minősül. A nem hírlevél feliratkozás útján gyűjtött email címekre küldött reklámlevél ugyancsak spam, amennyiben a címzettek a marketing emailek küldéséhez nem járultak hozzá.

A Nemzeti Hírközlési Hatóság (a céges központi címekre küldött emailek kivételével) a kéretlen reklámlevelek kiküldését (beleértve az engedélykérő leveleket is) 500e Ft-ig terjedő pénzbírsággal sújtja.

Minden tömegesen és kéretlenül küldött email Spam

A magyar törvényi szabályozás megengedőbb a nemzetközi gyakorlatnál. Legtöbb Internet szolgáltató - még a magyarországiak is - a szigorúbb és egyszerűbb nemzetközi Spam definició alapján szűrik bejövő emaileket és teszik tiltó listára a Spam küldőket.

Illetve az sem árt, ha betartja az alábbiakat:

  • Ne használjon megtévesztő fejlécet, feladó nevet vagy tárgyat

  • Mindig helyezzen el leiratkozó linket a levelében

  • A leiratkozó linknek a levél kiküldését követően még legalább 30 napig működnie kell

  • Mindig adja meg a levélben postacímét

Hogyan működnek a spam szűrők?

A spam szűrők a feltételek hosszú listáját elemzik, hogy eldönthessék, spamnek minősítik-e az adott levelet. A spamekre jellemző kifejezések és egyéb jellemzők után kutatnak. Akárhányszor egy Spam gyanús elemre bukkannak, büntetőpontot kap. Büntetőpontokat érnek például az alábbiak:

  • Küldő korábbi küldéseire nagy arányban érkezett Spam bejelentés

  • Kiküldésben sok érvénytelen - nem működő - emailcím szerepel

  • Emailben linkelt weboldallal kapcsolatban korábbi Spam bejelentések

  • Jellemzően más Spam emailben használt kifejezések

  • Előzmények nélküli hirtelen nagy mennyiségű kiküldés

Mi a legrosszabb, ami történhet?

Ha az email kampánya elér egy bizonyos pontszámot, levele a spam mappában végzi. Ez a szám minden szerver esetében más és más. A spam feltételeinek listája pedig egyre hosszabb és hosszabb lesz. A spam szűrők mindig tanulnak valami újat a kéretlen reklámlevelekről, akárhányszor csak valaki megnyomja a spam bejelentő gombot a levelezőrendszerében.

Sőt, a spam szűrők még egymással is megosztják a tudásukat. Tehát, csodát mi sem tudunk tenni. Azonban megosztunk Önnel néhány praktikát, hogy elkerülhesse azokat a gyakori hibákat, melyek a spam mappába juttatják a leveleit.

Gyakori hibák

  • A spamekre jellemző kifejezések használata, mint: „Kattints ide!” vagy „Egyedülálló lehetőség!”

  • A felkiáltójelek túl gyakori használata súlyos hiba!!!!!!

  • HA MINDENT CSUPA NAGYBETŰVEL ÍR, AZ OLYAN, MINTHA ORDIBÁLNA (a tárgy mezőben különösképpen)

  • Élénk piros vagy zöld betűszín használata

  • Az email egyetlen nagy képből áll, melyen kevés szöveg van vagy egyáltalán nincs (mivel a spam szűrők a képekkel nem tudnak mit kezdeni, ilyenkor azt feltételezik, hogy így akarja őket kicselezni, tehát spamet küld)

  • A HTML emailek Wordben való megtervezése, majd átmásolása (a hanyag kódolást a spam szűrők könnyen kiszúrják)

  • A címlista nem megfelelő karbantartása: ha egyszerre sok olyan email címre küld ki leveleket, melyek már nem léteznek

Honnan tudja, hogy az emailjeit spamnek minősítették-e?

  • Mindenek előtt nézze meg a megnyitási arány statisztikákat. Az elérhető vagy ideális megnyitási arány sokmindentől függ. Gyanús lehet, ha hirtelen lecsökken kampányainak megnyitási aránya és/vagy ha az jellemzően 30% alatt van.

  • Vizsgálja meg a hirtelen fel-le ugrásokat, és nézze meg a kézbesíthetlen (visszapattanó) emailek hibaüzenetet. A spam szűrők néha jelzik, ha blokkolták a kampányát.

Kerülje el a spam mappát a változók használata segítségével!

Ha a levélben a címzett nevét használja, könnyebben elkerülheti, hogy levele a spam mappában végezze. Egyes spam szűrők az alábbiak alapján próbálják eldönteni, hogy a címzett számára barát-e vagy ellenség. Így gondolkoznak:

  • Ha szerepel a címzett címlistájában, barát.

  • Ha már korábban is kapott Öntől levelet, barát.

  • Ha tudja a nevét, barát.

  • Ha a címzett már válaszolt korábbi levelére, barát.

Kérje be a címzettek vezeték- és keresztnevét a feliratkozáskor!

Ha listát épít, a feliratkozó formban mindig szerepeljen egy-egy mező a vezeték-és keresztnévnek. Néhányan úgy gondolják, ha túl sok adatot kérnek, kevesebben fognak feliratkozni hírlevelükre. Szerintünk, ha valóban színvonalas a hírlevele, az emberek igenis meg fogják adni a teljes nevüket.

Használja a VEZETÉKNÉV és KERESZTNÉV változókat a leveleiben!

Ha megszerezte a fenti információkat, használja is fel őket a kampányaiban. Hírlevélkampány összeállításakor építse be a VEZETÉKNÉV és KERESZTNÉV változókat az emailjeibe. Kattintson a Változó beillesztése gombra, és válassza ki a megfelelő mezőt.

A spam bejelentések elkerülése

Nem feltétlenül kell ahhoz spamet küldenie, hogy az emailjeit kéretlen reklámlevélnek minősítsék. Sőt, egy 50.000 címzettet tartalmazó, teljesen szabályos listára kiküldött levelekre is érkezhet 1-2 bejelentés. Néha minden egy egyszerű hiba következménye. Ha az Ön által kiküldött levelekre nagyszámú bejelentés érkezik, a szerverek könnyen letilthatnak minden arról a címről érkező emailt. Ha hírlevélküldő rendszert használ, leveleinek letiltása a többiek levelezésére is hatással lehet. Egyetlen rohadt alma tönkre tehet egy egész ládányi egészségeset.

Amíg szabályosan építi fel a listáját, és minden kétséget kizáróan be tudja bizonyítani, hogy a bejelentések jogtalanul történtek, nyugodt maradhat. De ha bármilyen kétség merül fel a listája felépítésének szabályosságával kapcsolatban, számíthat rá, hogy a leveleit előbb-utóbb letiltják.

Tehát összegezve:

  • Jogszerűen építse fel a listáját

  • Őrizze meg a bizonyítékokat, melyek igazolják, hogy címzettjei valóban kérték hírlevelét

  • Valóban azt küldje, amit ígért

  • Ne feledkezzen meg a jól látható leiratkozó linkről

  • Ne használjon a spamekre jellemző kifejezéseket

Hogyan működik a spam bejelentés?

  • Ha valaki olyan emailt kap, melyet spamnek ítél, mindössze meg kell nyomnia egy gombot, és máris megy a jelzés email szolgáltatójához.

  • Ha a címzett email szolgáltató elegendő bejelentést kap, automatikusan letilthatja a levelek feladójától érkező összes emailt.

A téves spam bejelentések okai

Miért érkeznek spam bejelentések a jogszerű email marketingtevékenységet folytató küldők leveleire? Néha az egészet egy egyszerű tévedés okozza. De legtöbbször a küldő hibájából történik a dolog. Lehet, hogy durván hangzik, de igaz. Íme néhány ok, amiért a levelek feladóját spam küldéssel vádolhatják:

  • Az illető jogszerűen gyűjtötte be az email címeket (a weblapján szereplő feliratkozó form segítségével), de túl hosszú idő telt el az első emailje kiküldéséig. Az emberek túl sok váratlan hírlevelet kapnak ahhoz, hogy emlékezzenek arra, két évvel azelőtt valóban feliratkoztak-e az adott szolgáltatásra.

  • Az illető egy webshopot vezet. Számtalan email címmel rendelkezik olyan ügyfelektől, akik korábban vásároltak nála. Egyszer csak úgy dönt, hogy elkezd nekik emaileket küldözgetni. Ahelyett, hogy listát építene hírlevél feliratkozókból, egyszerűen csak elárasztja őket az ajánlataival.

  • Az illető egy kiállításon vett részt, a kiállítás szervezője pedig biztosította számára a látogatók email címének listáját. Úgy ítéli, ezzel engedélyt kapott arra, hogy elárassza őket reklámjaival és ajánlataival, így meg is teszi, szabálytalanul.

  • Akváriumok és névjegykártyák. Bedobtuk a névjegykártyánkat egy rendezvényen egy akváriumszerű üveggömbbe, hogy nyerjünk egy ingyen ebédet vagy valami hasonlót. A marketingesek számára ez az „akvárium” egy jól bevált emailcím gyűjtő technika. A címzett számára pedig túl nagy ár egy ingyen ebédért.

  • Ha megvásároljuk vagy kibéreljük az email címlistát egy harmadik személytől, majd beépítjük saját listánkba a címek tulajdonosai engedélye nélkül, ugyanúgy szabálytalanul járunk el. A hangsúly itt az engedélyen van. A levélküldő úgy gondolja, így kicselezheti a szabályokat, de téved.

Hogyan előzze meg a spam bejelentéseket?

Mostanra remélhetőleg mindenki érti, miért olyan fontos, hogy engedélyt kérjen a címzettől, mielőtt levelet küld neki, illetve, hogy ha ezt elmulasztja, spam bejelentés érkezhet az emailjeire (akár jogszerű a levél, akár nem). Íme néhány tipp, hogyan veheti elejét a bejelentéseknek:

  • Ne küldjön ki akciókat engedély nélkül akkor sem, ha a címzettek valóban az Ön ügyfelei. Építsen külön listát azokból, akiknek hírlevelet szeretne küldeni. Hívja fel a figyelmüket a lehetőségre, és adjon nekik egy jó okot (vagy kedvezményt) a feliratkozásra. Ne küldjön nekik váratlan (és kéretlen) hirdetéseket, mert nem fogják díjazni.

  • Ne használjon vásárolt listát. Kidobott pénz, ráadásul nem is szabályos. Még ha szabályosan gyűjtötték is össze a rajta szereplő címeket, azt mások tették, nem pedig Ön, így nincs joga felhasználni a címeket.

  • Ne dugja el a leiratkozó linket a levélben, olyan helyre tegye, ahol könnyű megtalálni. Azok, akik a továbbiakban nem szeretnék megkapni hírlevelét, vagy a spam bejelentő gombra vagy a leiratkozásra kattintanak. Melyiket szeretné jobban? Néhány küldő egyenesen a levél elejére illeszti be a linket, hogy mindenki megtalálhassa.

  • Bizonyosodjon meg arról, hogy a levele egy jó hírű cég küldeményének benyomását kelti. Ha nem webdesigner, vegyen fel egyet. Az emailjének egy komoly cég komoly üzenetének kell tűnnie, nem egy csaló próbálkozásának. Ha a levele komolytalannak néz ki, ki bízna a leiratkozó linkben? Ekkor jön a másik lehetőség, amit ugye szeretne elkerülni.

  • Azt teljesítse, amit ígért. Ha az érdeklődők a havi hírlevelére iratkoztak fel, ne küldjön nekik heti akciókat, mert jelenteni fogják. Világosan közölje velük, mit fog küldeni, és milyen rendszerességgel. Vegye figyelembe a különbséget a hírlevél és a hirdetés között, és mindenkinek csak azt küldje, amelyiket valóban kérte.

  • Használjon a feliratkozási szándékot megerősítő emaileket. Így kétszeresen is meggyőződhet arról, hogy az illető valóban engedélyt adott arra, hogy hírlevelet küldjön neki. Biztosítsa be magát duplán, az sosem árt.

  • Ne várjon túl sokat az első email kiküldése előtt. Már sokszor találkoztunk olyasmivel, hogy egy cég teljesen szabályosan épített fel egy listát, majd hagyta, hogy több mint 3 hónap (sőt, egyes esetekben akár több év is!) elteljen anélkül, hogy kapcsolatba lépne az azon szereplőkkel. Előfordul, hogy végül mindezt nyáron teszi meg egy kupon formájában – pont abban az időszakban, amikor az érdeklődő számtalan hasonló ajánlatot kap. Előre dolgozza ki a stratégiát, mikor kezdje el kiküldeni a leveleket és milyen rendszerességgel. Például, küldjön az érdeklődőknek heti hírlevelet „Top 10 tanács” témában.

  • Kommunikáljon rendszeresen érdeklődőjével, hiszen ellenkező esetben az illető elfelejtheti, hogy feliratkozott hírlevelére. Ezt megelőzheti, ha minden levele elején szerepeltet egy mondatot, mely emlékezteti az olvasót a feliratkozás tényére, néhány olyan adattal megtűzdelve, melyek ezt bizonyítják, pl.: Ön ezt a levelet azért kapja, mert a www.xy.hu-n feliratkozott az XY hírlevélre.

  • Tegye lehetővé a kétirányú kommunikációt, azaz kerülje azon email címek (nevalaszolj@xy.hu, noreply@xy.hu) használatát, melyekre az ügyfél probléma esetén nem küldhet levelet. Egyes spam szűrők a leveleire adott olvasói reakciókat is figyelembe veszik, így ezek előtt nőni fog levelei hitelessége, ha látják, hogy azokra válaszüzenetet küldenek olvasói.

  • Ha képeket tartalmazó hírlevelet küld, a képeknek legyen alternatív szövege (HTML alt tag), hiszen az alternatív szöveg olyankor is megjelenik, ha a levelezőrendszerben a képek megjelenítése ki van kapcsolva. A spam szűrők így kevésbé feltételezik, hogy a képekkel őket próbálta meg kicselezni.

  • Ha jó a kapcsolata olvasóival, kérje meg őket, hogy vegyék fel a megbízható feladók listájára, ezzel egy újabb jó pontot szerezhet a spam szűrőknél, így kevésbé fogják kiszűrni a leveleit.

A feliratkozás megerősítése

Azt ajánljuk, a feliratkozások véglegesítésére mindig használjon megerősítő emaileket, az alábbiak szerint:

  • Egy érdeklődő feliratkozik a hírlevelére a weboldalán található feliratkozó form segítségével.

  • Kap Öntől egy megerősítő linkkel ellátott emailt.

  • Ha a linkre kattint, felkerül a listájára, elmenti az IP címét és a feliratkozás idejét. Most már a birtokában van a bizonyíték arra, hogy az illető valóban kérte a leveleket. Így, ha bármikor szüksége lesz rá a jövőben (például, ha az e¬mailjeire téves spam bejelentés érkezik), könnyen bizonyíthatja az igazát.

  • Az érdeklődő mégsem kattint a linkre, így nem kerül fel a listájára. Az egylépcsős feliratkozás már kezd kimenni a divatból, hiszen az sokkal több hibára és tévedésre ad lehetőséget. Sose kockáztassa a cége jó hírét a listája bővítéséért.

Email tűzfalak

Mára az email marketing tevékenységet folytatók megtanulták, hogyan kerülhetik el a spamre utaló kifejezések (mint az „Ingyen! Kattints most!”) használatát, illetve azt is, hogy a spam szűrők könnyen tönkretehetik a kampányukat. De azt tudta, hogy az emailjének már ahhoz is át kell verekednie magát egy akadályon, hogy egyáltalán eljuthasson a spam szűrőkig? Ezek az akadályok mindenhol ott vannak. Minden nagy cég használja őket.

  • Az email tűzfalak egymással kommunikálva tudják meg, mi is az a spam, és kinek a leveleit kell letiltani

  • Ha úgy döntenek, hogy az emailje spam, felfalják, a darabjait pedig kiköpik a virtuális térbe, mielőtt a címzett apró kis spam szűrőjének a legkisebb esélye is lenne elkezdeni utánanézni a Viagra szónak

  • Mindezek után még csak arra sem veszik a fáradságot, hogy bárkinek egy szót is ejtsenek róla

Gondolkozott már azon valaha, hová tűnik a listájára kiküldött emailek 5-10%-a? És azon, miért nem jelenik meg ez a szám a kézbesítési visszajelzéseknél? Minden ezek miatt az email tűzfalak miatt van. De hogy a csudába tudják, hogy mi az a spam? Az Ön saját címzettjei tanítják meg nekik. Amikor kiküld egy levelet a listájára, és valamelyik címzett spamnek ítéli azt, vagy csak nem emlékszik, hogy feliratkozott volna a hírlevelére, esetleg a listát vásárolta valakitől, könnyen spam bejelentés érkezhet az emailjére. Ha elegendő bejelentést kap, akár a világ összes szerverének is elmondhatják, mekkora csaló.

Hasonló email tűzfalak:

  • IronPort

  • Cloudmark

  • Barracuda Networks

  • Postini

  • MessageLabs

  • Brightmail

Az email tűzfalak még azelőtt megállíthatják az útján az emailjét, hogy az a spam szűrők elé járulhatna. Mindegyikük másképp áll hozzá a „tisztességes cég” fogalmához. Így jobb, ha megbizonyosodik afelől, levele senki számára sem tűnhet spamnek. Küldjön jogszerű leveleket jogszerűen felépített listákra, és akkor nem lesz gond. Ha azt hiszi, minderre nem kell odafigyelnie, nyugodtan küldhet spamet, legfeljebb bejelentik, utána elkezd használni egy másik levelezőrendszert, és minden kezdődhet elölről. Ebben nagyon téved. Ha egyszer bejelentés érkezett a levelére, a cége neve és domain neve már ott is van a feketelistán. Attól fogva akár a cégétől érkező ÖSSZES levelet letilthatják, nem számít, ki küldte őket és honnan. Ezért ez az eljárás nagyon kockázatos. A spam szűrők képesek kiszűrni az egyértelmű spameket, de az engedély kérdésével nem tudnak mit kezdeni. Viszont léteznek olyan rendszerek, melyek előre figyelmeztetik a küldőt, ha úgy vélik, nem rendelkezik a megfelelő engedéllyel. Így ha az emailje ezen a rostán is átjut, valószínűleg nem kell szembesülnie a téves bejelentésekből eredő kellemetlenségekkel.