MiniCRM Belső visszaélés-bejelentési szabályzata

A MiniCRM Zrt. (székhely: 1075 Budapest, Madách Imre út 13-14.; cégjegyzékszám: 01-10-047449; adószám: 23982273-2-42) a 2023. évi XXV. törvény (Panasztv.) rendelkezéseinek megfelelve az alábbi szabályzatot hozta létre, hogy biztosítsa a panaszok, valamint közérdekű bejelentések kivizsgálását. A szabályzat lehetővé teszi, hogy a Bejelentők megtorlástól való félelem nélkül bejelenthessék a MiniCRM részére, ha jogszabályok megsértését észlelik, vagy alapos okkal feltételezik.

I. A bejelentés tárgya

A MiniCRM belső visszaélés-bejelentési szabályzata a 2023. évi XXV. törvény (Panasztv.) rendelkezéseinek megfelelően, valamennyi Bejelentő által a belső visszaélés-bejelentési rendszerben tett jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó bejelentésre terjed ki.

II. A bejelentő személye

1, A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet

1. a foglalkoztató által foglalkoztatott,
2. az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
3. a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.

2, A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet

1. az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,
2. a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
3. a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
4. a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
5. a foglalkoztatóval az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
6. az a személy, akinek az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt.

III. A bejelentés megtételének módja

Bejelentés a jogszabályok vélt vagy valós megsértésével kapcsolatban a www.minicrm.hu/visszaeles-bejelentes oldalán található űrlap kitöltésével és elküldésével tehető.

A bejelentés kivizsgálásának érdekében, a Bejelentőnek a lehető legpontosabb információkat szükséges rendelkezésre bocsátania a visszaélés-bejelentési rendszeren keresztül.

A Bejelentőnek lehetősége van bejelentését anonim módon megtenni. Ebben az esetben a MiniCRM jogosult mellőzni a bejelentés kivizsgálását a Panasztörvény 22. § (6) bekezdés a) pontja alapján.

IV. A bejelentés kivizsgálása

IV.1. Bejelentés kivizsgálására kijelölt személy

A bejelentések kivizsgálására a mindenkori HR vezető, valamint a Pénzügyi vezető jogosult. A MiniCRM a bejelentések elfogulatlan és pártatlan kivizsgálásának érdekében Bizottságot hoz létre az adott bejelentés kivizsgálására jogosult személy kijelölésének céljából. A Bizottság tagjai a Vezérigazgató, HR vezető és a Pénzügyi vezető. A Bizottság a bejelentés megismerését követően többségi szavazattal kijelöli azt a személyt, akinek a bejelentett cselekményben nincs érintettsége, illetve az érintett személy(ek) vonatkozásában a kivizsgálást pártatlanul le tudja folytatni. A Bizottság 2 tag szavazatának leadása mellett is határozatképes, ebben az esetben, szavazategyenlőség esetén a Vezérigazgató szavazata dönt, távolléte esetén a HR vezető szavazata a döntő.

Amennyiben a bejelentések kivizsgálására jogosult személyek mindannyian érintettek a bejelentésben, a MiniCRM bejelentővédelmi ügyvédet bíz meg.

IV.2. Bejelentés kivizsgálásának folyamata

A Kijelölt személy a belső visszaélés-bejelentési rendszerben tett írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét (7) napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a Bejelentő számára.

A Kijelölt személy a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc (30) napon belül kivizsgálja, mely határidő különösen indokolt esetben, a Bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A Bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól kell tájékoztatni. A bejelentés kivizsgálásának és a Bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.

A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a visszaélések orvoslására.

A bejelentés kivizsgálása során a Kijelölt személy kapcsolatot tart a Bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a Bejelentőt.

Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről.

A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha

1. a bejelentést azonosíthatatlan Bejelentő tette meg,
2. a bejelentést nem a II. bekezdés szerint erre jogosult személy tette meg,
3. a bejelentés ugyanazon Bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
4. a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

A Kijelölt személy a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a – beazonosítható – Bejelentőt írásban tájékoztatja. Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a Kijelölt személy az előbbiekben foglaltakról a Bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.

V. Adatvédelmi rendelkezések

A MiniCRM a személyes adatokat a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetése során az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 Rendelete („Általános Adatvédelmi Rendelet” vagy „GDPR”), az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény („Infotv.”), és a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény („Ptk.”), további a Panasztv. rendelkezéseinek megfelelően kezeli.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között

1. a Bejelentőnek,
2. annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és
3. annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet,

a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők, és a bejelentés kivizsgálásában közreműködésre felkért személy részére továbbíthatók.

Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a Bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a bejelentésre vonatkozó, a Panasztörvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.

A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.

A MiniCRM belső visszaélés-bejelentési rendszere biztosítja, hogy a személyazonosságát felfedő Bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg.

MiniCRM a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetése és a bejelentések kivizsgálása során tudomására jutott személyes adatokat 1 év után törli, kivéve abban az esetben, ha a vizsgálat eredményeképpen hatósági vagy büntetőeljárás indult. Utóbbi esetben az eljárás jogerős lezárásától számított 90 napon belül törli MiniCRM az adatokat.

Budapest, 2023.12.07.